Cette page traite du portail usager, visible par les familles.

La configuration présentée ci-dessous dépend des paramétrages réglés dans de nombreux paramétrages, notamment :

• paramétrages généraux du portail
• paramètres des renseignements du portail
• paramétrage des questionnaires
• paramétrage des périodes de réservation
• configuration du paiement par internet

Une grande majorité des familles est autonome sur le portail famille. Il est quand même important de le connaître pour les accompagner dans leur utilisation.

Cet article peut être diffusé aux usagers mais il s'adresse surtout aux utilisateurs pour faire le lien entre l'affichage et les paramétrages.

Un guide a été réalisé en mars 2024 par la ville de Saâcy-sur-Marne (pas de licence affichée) : https://saacy-sur-marne.fr/wp-content/uploads/2025/03/NOTICE_UTILISATION_PORTAIL_FAMILLE_-_NOETHYS_-_MAJ_mars_2024.pdf

Un autre a été réalisé pour le Relais des Enfants : guide du portail pour les familles du Relais des Enfants (licence creative commons).

Les familles doivent se connecter à l'adresse que vous leur fournissez, la même que celle de gestion utilisateur sans le /bureau

• identifiant
• mot de passe → qu'ils devront changer à la première connexion
• captcha → il est utile de rappeler que le captcha expire au bout de quelques minutes.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DE CONNEXION des paramétrages généraux du portail.

En période de découverte la fonction utilisateurs bloqués (Outils → Maintenance → utilisateurs bloqués) est utile. Si vous mettez à disposition votre accès internet, il est prudent de garder un ordinateur/ un navigateur connecté à votre interface pour accéder à cette fonction.

Si vous mettez à disposition votre ordinateur de travail, gardez en tête qu'on ne peut pas accéder à un compte utilisateur et à un compte usager sur le même navigateur. Ouvrir une fenêtre de navigation privée pour les usagers est une bonne pratique.

• Les identifiants et mot de passe sont difficiles et longs à recopier, recommandez aux familles de les copier et coller (voir NB2) en veillant à ne pas ajouter d'espace.

• Un captcha est demandé, il faudra le renseigner. Celui-ci a une durée de validité limitée. Si la famille met trop de temps à réunir identifiant et mot de passe le captcha peut avoir expiré. Il faut alors recharger la page avant de remplir les formulaires.

• Pensez à informer la famille de la durée de validité de son mot de passe (par défaut 48h : dire 48h plutôt que 2 jours, ça enclenche le compte à rebours et provoque la mise en action).

• Suivant le mode d'affichage des mails pour les familles il arrive que les mails transmis aux familles fusionnent les champs {IDENTIFIANT_INTERNET} ou {MOTDEPASSE_INTERNET} et les mots qui suivent. Veillez à la présentation de votre mail en le testant en version html et en version texte (aménagez des espaces avant les sauts de ligne).

• Mac/IOS : l'affichage des champs est capricieux, il arrive que les champs saisis disparaissent alors qu'ils sont bien saisis. Il faut faire comme s'ils étaient toujours affichés. Il s'agit apparemment d'un bug Mac/IOS or ces appareils ne sont pas toujours mis à jour.

Les familles arrivent alors sur la page d'accueil qui ressemble à celle des utilisateurs : des menus à gauche que vous avez plus ou moins laissé accessibles et un corps de page avec des articles si vous en avez publiés.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE D'ACCUEIL des paramétrages généraux du portail.

Mais à leur première connexion les familles doivent d'abord passer par une phase de validation, d'abord une question secrète (vérifiez bien les dates de naissance saisies pour les enfants), puis la certification des fiches. Vous pouvez rassurer les familles : cette étape peut être reprise par la suite dans l'onglet Renseignements.

Après la première connexion l'usager est invité à certifier les renseignements affichés. La fiche familiale d'une part et les fiches individuelles d'autre part.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RENSEIGNEMENTS des paramétrages généraux du portail. La certification est une étape indispensable, par la suite la page des renseignements peut être masquée, comme toutes les rubriques suivantes.

Les renseignements qui apparaissent sur les fiches familiales et individuelles différent en fonction de vos réglages, principalement dans les paramètres des renseignements du portail mais aussi dans les paramétrages des questionnaires.

La fiche famille contient elle-même plusieurs onglets : caisse, questionnaire et paramètres. Sur l'onglet caisse, elle peut ou non vous ajouter ou retirer l'autorisation API et Cafpro. Si vous n'utilisez pas ces outils mieux vaut les masquer.

Sur l'onglet paramètres la famille peut se désabonner des mails et des SMS collectifs.

Après les premières connexions il est fréquent que les familles oublient l'existence de ces paramètres, il est donc prudent pour vous de les connaître.

Laisser les usagers modifier leurs informations permet de corriger les erreurs de saisie.

Pour les enfants on laissera souvent un plus grand nombre d'onglets accessibles et modifiables. Il y a deux niveaux pour la visibilité des questionnaires. On peut décider de faire apparaître l'onglet questionnaire dans le paramètres des renseignements du portail puis pour chaque questionnaire le faire apparaître ou non dans la fiche individuelle par le paramétrage du questionnaire. Le réglage modifiable ou non ne fonctionne qu'au niveau de l'onglet et non par questionnaire.

La page affiche l'ensemble des adhésions de la famille et si besoin affiche une alerte en cas d'adhésion manquante.

Dans la rubrique PAGE DES ADHÉSIONS des paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page des documents affiche les pièces manquantes que la famille peut charger et les documents que vous mettez à disposition. Elle est masquable dans la rubrique PAGE DES DOCUMENTS des paramétrages généraux du portail.

Les documents que vous mettez à disposition sont paramétrés dans Paramètrage>Portail>Documents à télécharger. Cette rubrique permet d'accomplir la formalité réglementaire de mise à disposition de documents obligatoires (règlement de fonctionnement, grille tarifaire, projet pédagogique, etc), toutefois la rubrique peut être saturée assez vite au détriment de la qualité de l'information.

La famille peut charger les pièces prédéfinies qui sont demandées en fonction de votre paramétrage des renseignements des activités auxquelles un individu est inscrit, ou un autre type de pièces. Lorsque des nouvelles pièces sont chargées vous êtes notifiés dans la barre principale. Il vous revient d'examiner les pièces chargées pour vérifier qu'elles sont conformes à vos attentes.

La page affiche l'ensemble des activités auxquelles un membre de la famille est inscrit à l'instant où il l'affiche. Dans la rubrique PAGE DES ACTIVITÉS des paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page affiche les périodes de réservations que vous avez paramétrées dans le paramétrage des activités auxquelles au moins un des membres de la famille est inscrit (sous réserve que ses dates d'inscription comprennent la période).

C'est ici que l'usager peut réserver les dates/consommations/événements pour chaque période et chaque individu affiché.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RÉSERVATIONS des paramétrages généraux du portail.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DE LA FACTURATION des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles de consulter les factures émises, de les télécharger, notamment après l'avoir réglée mais aussi de consulter leur solde (positif ou négatif).

Si vous avez activé le paiement par internet, c'est ici que les familles peuvent régler leur solde :

• le solde facturé
• le solde des périodes de réservation dont vous avez activé la pré-facturation, tant qu'elles sont visibles.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RÈGLEMENTS des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles de consulter les paiements et de recevoir des reçus.

Cette page est masquable dans la rubrique contact des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles d'envoyer des messages aux différentes structures, de trouver leurs adresses et téléphones.

Elle utilise les informations fournies dans le paramétrage des structures et le paramétrage de l'organisateur.

Cette page est masquable dans les paramétrages généraux du portail. Si besoin, notamment si vous n'utilisez pas Connecthys Easy, elle est personnalisable. Elle utilise les informations fournies dans le paramétrage de l'organisateur.

Les trois niveaux d'accès de Noéthysweb :

• accès administrateur pour gérer les accès et les permissions
• accès utilisateur pour l'équipe de gestion
• Accès familles pour les usagers (donc l'accès détaillé ici)