Cette page traite du portail usager, visible par les familles.

La configuration présentée ci-dessous dépend des paramétrages réglés dans de nombreux paramétrages, notamment :

• paramétrages généraux du portail
• paramètres des renseignements du portail
• paramétrage des questionnaires
• paramétrage des périodes de réservation
• configuration du paiement par internet

Une grande majorité des familles est autonome sur le portail famille. Il est quand même important de le connaître pour les accompagner dans leur utilisation.

Cet article peut être diffusé aux usagers mais il s'adresse surtout aux utilisateurs pour faire le lien entre l'affichage et les paramétrages.

Un guide a été réalisé en mars 2024 par la ville de Saâcy-sur-Marne (pas de licence affichée) : https://saacy-sur-marne.fr/wp-content/uploads/2025/03/NOTICE_UTILISATION_PORTAIL_FAMILLE_-_NOETHYS_-_MAJ_mars_2024.pdf

Un autre a été réalisé pour le Relais des Enfants : guide du portail pour les familles du Relais des Enfants (licence creative commons).

Les familles doivent se connecter à l'adresse que vous leur fournissez, la même que celle de gestion utilisateur sans le /bureau

• identifiant
• mot de passe → qu'ils devront changer à la première connexion
• captcha → il est utile de rappeler que le captcha expire au bout de quelques minutes.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DE CONNEXION des paramétrages généraux du portail.

En période de découverte la fonction utilisateurs bloqués (Outils → Maintenance → utilisateurs bloqués) est utile. Si vous mettez à disposition votre accès internet, il est prudent de garder un ordinateur/ un navigateur connecté à votre interface pour accéder à cette fonction.

Si vous mettez à disposition votre ordinateur de travail, gardez en tête qu'on ne peut pas accéder à un compte utilisateur et à un compte usager sur le même navigateur. Ouvrir une fenêtre de navigation privée pour les usagers est une bonne pratique.

Pour les nouveaux inscrits il s'agit parfois des premiers contacts avec votre organisation qui laisseront une trace durable. Même si la majorité des usagers sont autonomes dans la prise en main du portail il est important d'accompagner celles et ceux qui sont en difficulté pour favoriser leur appropriation et leur autonomie.

Les familles arrivent alors sur la page d'accueil qui ressemble à celle des utilisateurs : des menus à gauche que vous avez plus ou moins laissé accessibles et un corps de page avec des articles si vous en avez publiés.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE D'ACCUEIL des paramétrages généraux du portail.

Mais à leur première connexion les familles doivent d'abord passer par une phase de validation, d'abord une question secrète (vérifiez bien les dates de naissance saisies pour les enfants), puis la certification des fiches. Vous pouvez rassurer les familles : cette étape peut être reprise par la suite dans l'onglet Renseignements.

Après la première connexion l'usager est invité à certifier les renseignements affichés. La fiche familiale d'une part et les fiches individuelles d'autre part.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RENSEIGNEMENTS des paramétrages généraux du portail. La certification est une étape indispensable, par la suite la page des renseignements peut être masquée, comme toutes les rubriques suivantes.

Les renseignements qui apparaissent sur les fiches familiales et individuelles différent en fonction de vos réglages, principalement dans les paramètres des renseignements du portail mais aussi dans les paramétrages des questionnaires.

La fiche famille contient elle-même plusieurs onglets : caisse, questionnaire et paramètres. Sur l'onglet caisse, elle peut ou non vous ajouter ou retirer l'autorisation API et Cafpro. Si vous n'utilisez pas ces outils mieux vaut les masquer.

Sur l'onglet paramètres la famille peut se désabonner des mails et des SMS collectifs.

Après les premières connexions il est fréquent que les familles oublient l'existence de ces paramètres, il est donc prudent pour vous de les connaître.

Laisser les usagers modifier leurs informations permet de corriger les erreurs de saisie.

Pour les enfants on laissera souvent un plus grand nombre d'onglets accessibles et modifiables. Il y a deux niveaux pour la visibilité des questionnaires. On peut décider de faire apparaître l'onglet questionnaire dans le paramètres des renseignements du portail puis pour chaque questionnaire le faire apparaître ou non dans la fiche individuelle par le paramétrage du questionnaire. Le réglage modifiable ou non ne fonctionne qu'au niveau de l'onglet et non par questionnaire.

La page affiche l'ensemble des adhésions de la famille et si besoin affiche une alerte en cas d'adhésion manquante.

Dans la rubrique PAGE DES ADHÉSIONS des paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page affiche l'ensemble des activités auxquelles un membre de la famille est inscrit à l'instant où il l'affiche. Dans la rubrique PAGE DES ACTIVITÉS des paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page affiche les périodes de réservations que vous avez paramétrées dans le paramétrage des activités auxquelles au moins un des membres de la famille est inscrit (sous réserve que ses dates d'inscription comprennent la période).

C'est ici que l'usager peut réserver les dates/consommations/événements pour chaque période et chaque individu affiché.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RÉSERVATIONS des paramétrages généraux du portail.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DE LA FACTURATION des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles de consulter les factures émises, de les télécharger, notamment après l'avoir réglée mais aussi de consulter leur solde (positif ou négatif).

Si vous avez activé le paiement par internet, c'est ici que les familles peuvent régler leur solde :

• le solde facturé
• le solde des périodes de réservation dont vous avez activé la pré-facturation, tant qu'elles sont visibles.

Cette page est paramétrable dans la rubrique PAGE DES RÈGLEMENTS des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles de consulter les paiements et de recevoir des reçus.

Cette page est masquable dans la rubrique contact des paramétrages généraux du portail.

Elle permet aux familles d'envoyer des messages aux différentes structures, de trouver leurs adresses et téléphones.

Elle utilise les informations fournies dans le paramétrage des structures et le paramétrage de l'organisateur.

Cette page est masquable dans les paramétrages généraux du portail. Si besoin, notamment si vous n'utilisez pas Connecthys Easy, elle est personnalisable. Elle utilise les informations fournies dans le paramétrage de l'organisateur.

Les trois niveaux d'accès de Noéthysweb :

• accès administrateur pour gérer les accès et les permissions
• accès utilisateur pour l'équipe de gestion
• Accès familles pour les usagers (donc l'accès détaillé ici)