Noethysweb

Les familles doivent se connecter à l'adresse que vous leur fournissez, la même que celle de gestion utilisateur sans le /bureau

• identifiant
• mot de passe → qu'ils devront changer à la première connexion
• captcha → il est utile de rappeler que le captcha expire au bout de quelques minutes.

En période de découverte la fonction utilisateurs bloqués (Outils → Maintenance → utilisateurs bloqués) est utile. Si vous mettez à disposition votre accès internet, il est prudent de garder un ordinateur/ un navigateur connecté à votre interface pour accéder à cette fonction.

Si vous mettez à disposition votre ordinateur de travail, gardez en tête qu'on ne peut pas accéder à un compte utilisateur et à un compte usager sur le même navigateur. Ouvrir une fenêtre de navigation privée pour les usagers est une bonne pratique.

Pour les nouveaux inscrits il s'agit parfois des premiers contacts avec votre organisation qui laisseront une trace durable. Même si la majorité des usagers sont autonomes dans la prise en main du portail il est important d'accompagner celles et ceux qui sont en difficulté pour favoriser leur appropriation et leur autonomie.

Les familles arrivent alors sur la page d'accueil qui ressemble à celle des utilisateurs : des menus à gauche que vous avez plus ou moins laissé accessibles et un corps de page avec des articles si vous en avez publiés.

Mais à leur première connexion les familles doivent d'abord passer par une phase de validation, d'abord une question secrète (vérifiez bien les dates de naissance saisies pour les enfants), puis la certification des fiches. Vous pouvez rassurer les familles : cette étape peut être reprise par la suite dans l'onglet Renseignements.

Après la première connexion l'usager est invité à certifier les renseignements affichés. La fiche familiale d'une part et les fiches individuelles d'autre part.

La certification est une étape indispensable, par la suite la page des renseignements peut être masquée, comme toutes les rubriques suivantes, dans les paramétrages généraux du portail

Les renseignements qui apparaissent sur les fiches familiales et individuelles différent en fonction de vos réglages, principalement dans les paramètres des renseignements du portail mais aussi dans les paramétrages des questionnaires.

La fiche famille contient elle-même plusieurs onglets : caisse, questionnaire et paramètres. Sur l'onglet caisse, elle peut ou non vous ajouter ou retirer l'autorisation API et Cafpro. Si vous n'utilisez pas ces outils mieux vaut les masquer.

Sur l'onglet paramètres la famille peut se désabonner des mails et des SMS collectifs.

Après les premières connexions il est fréquent que les familles oublient l'existence de ces paramètres, il est donc prudent pour vous de les connaître.

Laisser les usagers modifier leurs informations permet de corriger les erreurs de saisie.

Pour les enfants on laissera souvent un plus grand nombre d'onglets accessibles et modifiables. Il y a deux niveaux pour la visibilité des questionnaires. On peut décider de faire apparaître l'onglet questionnaire dans le paramètres des renseignements du portail puis pour chaque questionnaire le faire apparaître ou non dans la fiche individuelle par le paramétrage du questionnaire. Le réglage modifiable ou non ne fonctionne qu'au niveau de l'onglet et non par questionnaire.

La page affiche l'ensemble des adhésions de la famille et si besoin affiche une alerte en cas d'adhésion manquante. Dans les paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page affiche l'ensemble des activités auxquelles un membre de la famille est inscrit à l'instant où il l'affiche. Dans les paramétrages généraux du portail vous ne pouvez paramétrer que le texte d'introduction ou le masquage de cette rubrique, l'usager n'a pas d'action proposée ici.

La page affiche les périodes de réservations que vous avez paramétrées dans le paramétrage des activités auxquelles au moins un des membres de la famille est inscrit (sous réserve que ses dates d'inscription comprennent la période).

C'est ici que l'usager peut réserver les dates/consommations/événements pour chaque période et chaque individu affiché.

Les trois niveaux d'accès de Noéthysweb :

• accès administrateur pour gérer les accès et les permissions
• accès utilisateur pour l'équipe de gestion
• Accès familles pour les usagers (donc l'accès détaillé ici)