Le paramétrage des activités est l'une des fonctions essentielles de Noéthysweb, c'est peut-être la plus complexe car elle doit s'adapter au plus près de votre fonctionnement pour que le logiciel soit à votre service et non l'inverse.

• Recherche : Saisir activité dans la barre de recherche puis choisir Activités
• Menus : Tableau de bord → Paramétrage → Activités → Activités
• URL : bureau/parametrage/activites/liste

On arrive alors sur une liste qui peut être vide (fichier neuf) ou surchargé (fichier démo). Noéthysweb vous permet de paramétrer une activité selon un modèle. Pour comprendre la procédure nous allons plutôt paramétrer une activité sans pré-réglages et donc cliquer sur le bouton Ajouter

• Compléter :
  • Nom
    Choisissez un nom explicite, il sera utilisé aussi par le public. Il doit être clairement distinct des autres activités.
  • Abrégé
    Peu visible de votre public, mais pensez à l'ensemble de vos activités pour choisir l'abréviation
  • Structure
    (si plusieurs structures)
  • Puis Enregistrer

Noéthysweb nous montre alors la page de résumé de l'activité. On peut quitter et retrouver cette page par l'accès décrit ci-dessus puis le bouton (crayon) modifier cette activité. Par la suite nous aurons besoin de faire des aller-retours entre le paramétrage de l'activité et les autres paramétrages. Si vous êtes à l'aise avec les onglets, gardez un onglet ouvert sur ce paramétrage de l'activité et naviguez sur les différents paramétrages du logiciel dans un autre onglet.

Il est alors conseillé de parcourir l'ensemble des menus à gauche pour se familiariser. Tous ne nous serviront par tout de suite mais il est bon de les connaître.

• Résumé
  → nous y sommes
• Généralités
  • Généralités
    → de nombreux renseignements qui peuvent être paramétrés plus tard
  • Responsables
    → à saisir pour permettre la production de nombreux documents. Typiquement → le·la directeur·ice
  • Agréments
    → Si vous disposez d'un numéro d'agrément, il sera utilisé sur de nombreux documents (attestations de présences, factures, etc.)
  • Groupes
    → les groupes de participants à l'activité (ou le groupe unique) différent des groupes d'activité remplis dans Généralités
  • Renseignements
    → les renseignements que vous demanderez aux usagers, ils doivent avoir été paramétrés préalablement dans Paramétrage des adhésions/Types de pièces, etc.
• Unités
  • Unités de consommation
    → Notion importante. Vous devez définir les unités de consommations (UC). Elles peuvent être de type unitaire, horaire, multi-horaire, quantité ou événementiel. Elles correspondent à ce que vous voudrez saisir dans le gestionnaire de consommation, ce que vous voudrez facturer aux familles : un séjour, une demi-journée, un repas, une heure de cours, un casque, etc. En général, cela correspond à ce qui est mentionné sur la grille des tarifs. À partir des unités de consommation vous pourrez construire vos tarifs.
  • Unités de remplissage
    → optionnel, permet de compter la saisie des UC pour construire une jauge.
• Calendrier
  • Calendrier
  • Evénements
• Tarifs
  • Catégories de tarifs
  • Noms de tarifs
  • Tarifs
• Portail
  • Paramètres
  • Périodes de réservation

• Dans groupe, créer un ou plusieurs groupes selon les besoins
• Remplir les unités de remplissage et consommations
• Compléter les tarifs (se baser sur une activité existante)
• Compléter les périodes de réservation puis le calendrier

J'ai un seul groupe nommé groupe unique Mon unité de consommation est Repas, son type est Unitaire Mon unité de remplissage est Repas

Sur la partie calendrier, je paramètre le premier jour de mon activité puis à l'aide de Saisie et suppression par lot je le duplique. Dans mon cas le nombre de place n'est pas limité, je sais que j'ai X inscrits, j'ai donc mis X+3 places (par précaution) pour ne pas avoir de blocage

Catégorie de tarifs : Nous avons 2 catégories –> repas classique et PAI (enfant qui apporte un repas pour raisons médicales) Nom du tarif : Repas Tarif : Repas classique et PAI, le type est Prestation journalière et la méthode Montant unique (mettre un point et non une virgule pour le tarif)

Faut-il paramétrer des activités différentes ou tout garder dans une seule activité ? Comme souvent Noéthysweb nous amène à nous poser des questions dont les réponses sont propres à notre organisation.

Une conviction partagée à l'usage : dans la grande majorité des cas, les activités ne devraient pas être limitées dans le temps : ne pas les paramétrer avec une date de validité. La date de validité ne doit être utilisée que lorsque l'activité a pris fin. Les unités de consommation, le calendrier, les tarifs permettent d'ajouter une dimension temporelle à l'activité.

Pourtant cette vérité n'est pas universelle et Noéthysweb vous propose aussi des paramètres annuels.

Pour réussir à créer votre paramétrage vous devez prendre le temps de comprendre votre fonctionnement. C'est une réflexion qui peut vous faire gagner du temps, propre à chaque organisation. Les documents importants sont le règlement de fonctionnement, la grille des tarifs, le projet éducatif, pédagogique, d'établissement, etc. Mais aussi un état des lieux de vos relations et les besoins de vos partenaires, votre capacité de gestion et vos moyens informatiques.

Le forum de Noéthys notamment sa rubrique paramétrage et l'infatigable Jakes sont vos alliés.