Modifications des factures après ventilation

Bonjour, nous rencontrons un problème qui ne l'est peut être pas ! je m'explique : nous facturons 13 repas à 3.95€ par paiement en mode prélèvement lors de la génération de la facture d'un montant total de 51.35€ en début de mois. Dans notre cas (voir pièce jointe) nous devions un repas à la famille à 3.95€ soit après dégrèvement 47.40€. Nous avons donc prélevé 47.40€. Dans le courant du mois facturé, la famille à désinscrit l'enfant 4 jours. Nous avons donc appliqué 4 absences justifiées. En fin de mois, lors de l'impression des factures que nous remettons au trésor public pour justificatif et vérification, le logiciel nous a proposé une ventilation que nous avons réalisé. Après cette ventilation et impression de la facture, nous nous sommes aperçu qu'il avait décompté les 4 repas sur cette facture. Cela a pour effet de créer une différence entre le total des factures du mois et le total des règlements pour la période. En clair, la facture N°881 (ci-jointe) évolue en permanence jusqu'à la création d'un nouveau lot de factures soit pendant la période indiquée sur la facture.

Notre question est la suivante : est ce normal ? et auquel cas y a t-il un moyen d'arrêter une situation de facturation jusqu'à la création d'une nouvelle facture ?

Merci par avance de vos retours.

J'ai du mal à suivre.
Si tu pouvais donner les dates de chaque opération que tu cites on comprendrait mieux.
génération de la facture d'un montant total de 51.35€ le : .............
Nous avons donc prélevé 47.40€ le : ...........
la famille à désinscrit l'enfant 4 jours le:.............
Nous avons donc appliqué 4 absences justifiées le:..............

D'une règle générale tu ne peux pas toucher aux prestations dès lors qu'elles sont facturées et ventilées.
S'il y a des modifications qui interviennent par la suite tu dois créer des prestations négatives qui viennent annuler les prestations originales de manière à créditer le compte de la famille des perçus à tort.
Et effectuer les remboursements correspondants en saisissant des règlements négatifs qui viennent amortir et ventiler les prestations négatives.
Ta facture est d'un montant différent du prélèvement annoncé sur le même document...

Bonjour et merci de ta réponse,
La génération a eu lieu le 1er mars 2014, le prélèvement a lieu le 10 mars 2014, 4 jours supprimés aux alentours du 11 mars 2014 et le même jour nous avons appliqué 4 absences justifiées. Ils nous semblent que le problème vient des absences justifiées qui s'appliquent sur la facture en cours et non celle à venir.
Merci encore pour ton aide.

Je ne vois pas comment une saisie du 11/3 peut modifier une facture émise le 1/3
Mais il faut que la saisie en absence justifiée soit effectuée avent la facturation ! Après tu ne peux plus !
Dans le cas d'une obligation tardive de rectification il faut passer par la méthode prestation et règlement négatif à postériori, ce qui n'impactera pas les prestations d'origine qui doivent restées facturées.
C'est un peu la "faille" de Noethys en ce domaine et que j'ai signalée à Ivan.

Effectivement après facturation, il n'est plus possible de saisir des absences justifiées. Cela est problématique et implique effectivement de mettre en œuvre une manœuvre de contournement assez lourde : créer un règlement en négatif et saisir une absence injustifiée pour ne pas faire apparaitre l'enfant dans les listes de présences ! L'idéal serait d'avoir, comme dans notre précédent logiciel, une clôture des facturations du lot et donc le report des régularisations sur le prochain lot de facturations. quand penses tu ?

Tu as bien cerné le problème.
Mais le lot de factures est bien clôturé. Pour avoir un report des régularisations sur le lot suivant il ne faut pas que les régularisations portent sur ce qui a déjà été facturé mais constituent une nouvelle prestation (attention, je ne dis pas « présence ») purement comptable.
Ou alors en cache, c’est-à-dire que comme dans le commerce une facture émise et remise ne peut être modifiée. C’est la loi.
On peut faire une écriture rectificative, un avoir par exemple si on a trop perçu ou perçu à tort, on peut faire une facture complémentaire si on n’a pas assez perçu mais on n’a pas le droit de « refaire » la facture avec le même numéro. Dans tous les cas la facture d’origine, avec son numéro obligatoire d’origine ne peut être modifiée.
Par exemple si tu achètes un billet de train et que quelques jours après tu te fais rembourser la SNCF émettra un billet et encaissera son prix. Dans ses comptes il y aura un débit et un crédit équivalent qui sont immuables.
Lors du remboursement le billet sera annulé mais pas le débit d’origine qui perdurera à tout jamais.
Idem pour le remboursement qui sera associé à l’annulation mais pas au paiement d’origine qui lui aussi perdurera.
Noethys permet de modifier les prestations à n’importe quel moment, ce qui ne devrait pas être.
Il devrait permettre de les modifier sans interférer sur les prestations, paiements et ventilations d’origine, en générant (dès lors que les règlements sont ventilés), par exemple une ligne de régu dans la liste des prestations de la fiche familiale. Le règlement attendu (remboursement par règlement négatif par exemple) serait saisi pour amortir cette ligne et la ventiler.

Je l’ai dit à Ivan mais il ne m’écoute pas ! :woohoo:

Merci pour toutes ces informations, effectivement une facture numérotée ne devrait plus être modifiable ! cela est bien plus transparent et pratique en terme comptable. Merci d'avance à Ivan pour son écoute

Bonjour,

J'y travaille, j'y travaille...

Ivan