Paramétrage abonnement durée indéterminée

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il y a 8 ans 9 mois #12806 par benjy
Salut Jake.
C'est bon, le forfait crédit est créer, et j'arrive à l'appliquer aux adhérents enregistrés dans le logiciel;
Les étiquettes crées en rapport avec les activités joue bien leurs roles pour comptabiliser les activités pratiquées.
La programmation des échéances de prélèvement est ok.
Je pense que j'ai fais le tour de tout ça.
il ne reste plus qu'a voir comment gérer ces prélèvement (date de prélèvement pas exemple), et générer le fichier SEPA pour la banque.
Merci par avance

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il y a 8 ans 9 mois #12807 par Jakes
Content que ça marche.
Pour les prélèvements la procédure est simple à appliquer, l'incontournable étant l'obtention du sésame de la banque de France (via ta banque.

Quelle est ta banque ?

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 8 ans 9 mois #12825 par benjy
L'association étant en création, je ne l'ai pas encore.
les démarches sont en cours.
La banque sera la Caisse D'épargne.
Peux tu me faire un petit tuto sur les prélévements et la façon de générer le fichier pour la banque, que je commence dès maintenant à m'habituer à Noethys?
je te remercie par avance.

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il y a 8 ans 9 mois #12827 par Jakes
Préliminaire
Quand tu auras ouvert un compte à la Caisse d’Epargne tu possèderas donc un numéro IBAN (identifiant les références de ton compte) et un numéro BIC (identifiant l’agence de ta banque)
Ceci suffit pour effectuer des virements bancaires par Internet par exemple depuis ton espace client sur le site de ta banque.
Pour les prélèvements il faut en plus une autorisation de la Banque de France qui te fournira un numéro appelé ICS
Un dossier doit être rempli avec ton banquier qui transmettra à la BDF pour obtenir le feu vert et donc le numéro ICS.
Quand tu l’obtiendras tu devras paramétrer Noethys en renseignant les données IBAN, BIC et ICS
Certaines banques font payer la procédure de prélèvement. Si tu en as beaucoup l’ardoise peut monter très vite.
Pour ma part j’ai négocié avec la mienne (Crédit Mutuel) un prix très avantageux et très vite elle m’a offert la gratuité. Même pour les rejets de paiement (mauvaises coordonnées bancaires, sans provision,…)
Contrairement à ce qui se faisait avant SEPA les banques contrôlaient les flux de prélèvements, ce qui a disparu avec SEPA. De ce fait les banques n’ont plus d’opérations ni de contrôle à effectuer (saut peut-être des contrôles inopinés à leur discrétion mais là c’est leur problème).

Fonctionnement du prélèvement
Tu dois demander un RIB récent aux familles. Ce RIB contient les 2 numéros IBAN et BIC
Noethys vérifie la conformité de l’IBAN
Si problème tu peux vérifier le BIC ici http://iban-code.com/iban-to-bic.php
Je crois qu’il y a un outil dans Noethys mais je ne m’en suis jamais servi.
A l’aide de ce RIB tu dois renseigner Noethys pour générer un document appelé mandat SEPA.





Ce mandat est en quelque sorte l’engagement et l’autorisation du prélevé pour que tu puisses le prélever. A imprimer en 2 exemplaires. Tu lui en fais signer un que tu gardes avec le RIB et tu lui remets l’autre.
Tu dois dire aussi à Noethys que la famille considérée souhaite être prélevée.
Pour cela tu vas dans la fiche familiale onglet Règlements et tu cliques sur « Prélèvement automatique » en bas à gauche
Dans la zone Mandats SEPA tu cliques sur le bouton « nouveau » ce qui t’ouvre la fenêtre Saisie d’un mandat SEPA :
Le RUM est généré automatiquement par Noethys et numérotera les différents mandats créés dans un ordre chronologique.
Tu saisis les données du RIB sans modifier le « type de mandat » et « Séquence suiv. »
Tu valides par OK, et tu actives le prélèvement (fenêtre précédente)
Tu imprimes en deux exemplaires (bouton bas de page). Comme écrit ci-dessus tu en fais signer un que tu gardes avec le RIB et tu lui remets l’autre.

Génération du fichier XML
Dans le cas le plus fréquent le prélèvement mensuel s’effectue au moment de la facturation mais peut se faire en dehors de celle-ci.
Quand on valide la génération des factures une vue apparait





Clique sur « Prélèvement automatique » et accepte l’assistant
Puis tu suis ce lien :
http://www.up-shack.com/assets/upload/4a6fb8c2b907b56cbb9ed964d13e8922.pdf
en donnant un premier un coup d’œil sur la dernière page.

Le fichier XML est à remettre à ta banque. Lors de sa génération tu seras amené à saisir la date souhaitée des prélèvements.
Suivant les banques tu seras amené à lui transmettre le fichier XML, par mail par exemple ou à le saisir toi-même dans un endroit dédié de ton espace personnel sur le site. C’est cette dernière procédure que j’utilise avec le crédit mutuel.

Rejet de prélèvements :
Ils sont la plupart du temps de deux sortes :
- Défaut de provision : après t’avoir crédité du montant total des prélèvements ta banque sera amenée à te débiter des prélèvements rejetés par les banques de tes « clients » entre 5 et 10 jours après la date de prélèvement
- Mauvaises coordonnées bancaires : c’est plus compliqué. En regard d’un même mandat SEPA (même numéro RUM) tout premier prélèvement est appelé FRST (contraction de first), les suivants sont appelés RCUR (contraction de récurrent). Noethys s’il est paramétré en automatique (voir image plus haut) créera de lui-même un premier prélèvement en FRST et les suivants en RCUR
Le problème pouvant se présenter c’est qu’il n’y ait plus la synchronisation banque et Noethys, la banque n’acceptant pas de premier prélèvement en RCUR et de prélèvement suivant en FRST

Dans le cas d’un rejet pour défaut de provision sur le premier prélèvement (donc FRST) la banque attendra un RCUR comme 2ème prélèvement le FRST étant entériné, Noethys trouvant qu’il a déjà émis un prélèvement FRST génèrera un 2ème prélèvement RCUR, donc tout va bien

Ça se corse si le rejet est dû à de mauvaises coordonnées bancaires. Dans ce cas c’est ta banque (et pas celle de la famille) qui rejette ce prélèvement car ses flux informatiques ne peuvent pas le traiter. Tu le trouves en rejet (à consulter dans ton espace perso) et la banque attend toujours un FRST. Noethys émettra comme prévu un RCUR qui sera forcément rejeté par la banque. Donc pour contourner le problème il faut forcer FRST (à la place d’automatique en regard de « Séquence suiv. ») dans la fiche prélèvement de la famille et ne pas oublier de le remettre en automatique après le prélèvement suivant pour que Noethys émette un prélèvement RCUR

Je sais que c’est super ennuyeux à lire, mais tu seras content de le trouver en cas de problème, la meilleure des façons de ne pas avoir à s’en servir étant de vérifier systématiquement l’IBAN et le BIC avant de saisir le mandat SEPA, certains RIB bancaires n’étant pas forcément à jour, surtout concernant le BIC.
Le BIC est à 8 ou 11 caractères, les 3 derniers du numéro à 11 caractères (9-10-11) identifiant l’agence bancaire, les 8 premiers le siège national. Certaines banques gèrent les BIC nationalement donc ne mettent que 8 caractères, d’autres gèrent régionalement, voir localement, donc 11 caractères. Mais les RIB ne sont pas forcément à jour. Je trouve parfois les 3 derniers caractères manquants sur des vieux RIB et cela provoque des rejets.


J’espère que je n’ai rien oublié, je l’ai fait de mémoire. Si tel était le cas je te demande de me le dire pour que je rectifie pour la prochaine fois que je le donnerai ma bafouille à quelqu’un.
Merci et bon paramétrage.

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il y a 8 ans 9 mois #12828 par benjy
Bonsoir Jake.
Je viens d'essayer tout ça.
Ton tuto est impeccable, et j'ai avancé jusqu'a être bloqué car je n'ai pas encore le ICS.
Par contre, si j'ai bien compris, chaque mois, il faut aller dans la fiche familiale de chaque personne, et recréer une facture pour pouvoir déclencher le prélèvement?
Il n'y a pas moyen qu'une fois programmé, je n'ai pas besoin de recréer à chaque fois une facture chaque mois, et pouvoir automatisé un peu plus tout ça ?
Merci par avance.

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il y a 8 ans 9 mois #12829 par Jakes
Non tu n'as rien à faire.
Dès l'instant que tu as créé le contrat qui mensualise le prélèvement intégrera la mensualité.
Pas besoin d'aller dans les fiches familiales.
Comment tu vas faire pour les factures dans la mesure où les adhérents démarrent n'importe quand, arrêtent quand ils veulent, passent 3 mois sans venir...il faudra bien que tu fasses une facture mensuelle ?

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il y a 8 ans 9 mois #12830 par benjy
Ils démarrent leur abonnement quand ils le souhaite en cours d'année, mais ensuite, ils ne suspendent pas l'abonnement quand ils le souhaitent;
S'ils arrêtent, c'est qu'ils résilient leur abonnement, et dans ce cas, j’arrêterai leur prélèvement, mais à partir du moment ou je mets en place leur échéancier, il est en route pour au moins un an.

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il y a 8 ans 9 mois #12831 par Jakes
Tout prélèvement groupé est lié à une facture.
Pas de facture, pas de prélèvement groupé.
Les factures seront donc générées chaque mois d'une manière groupée. Tu n'es pas obligé de les imprimer ni de les remettre.
Moi je les génère et les envoie d'une manière groupée par mail. Beaucoup les laissent dans les mails mais c'est leur problème.
Tu n’échapperas pas à la facturation mensuelle.
C'est 5 minutes par mois !

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il y a 8 ans 9 mois #12851 par benjy
Merci pour tout Jake.
Je vais bosser la dessus, et je te tiens au courant une fois mon association en route;
Je pense que Noethys va être vraiment très bien pour ce que je veux en faire.
A bientôt, et encore une fois merci.

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il y a 8 ans 9 mois #12854 par Jakes
Avec plaisir
Reviens nous dire si ça marche, ça rassure sur la fiabilité des infos données

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