Questions diverses sur l'utilisation de Noethys

il y a 8 mois 3 semaines #21308 par Le Grand Loustic
Bonjour,

Tout d’abord, je tenais à remercier les concepteurs de Noethys ! Ce petit
bijou nous aide au quotidien à gérer les fiches familles, les présences
des enfants (inscriptions/annulations) en période scolaire ainsi qu’en période
de vacances (ALSH), à envoyer des messages aux familles (les menus, les programmes d’activités,
les informations diverses), à gérer la comptabilité (facturation, suivi des
encaissements, impayés), la partie CAF, les attestations fiscales, etc etc…
Nous utilisons Noethys depuis maintenant 3 ou 4 ans et nous en sommes vraiment
satisfait !

Mais nous ne maitrisons pas encore la totalité du logiciel et j’aurais 2/3
questions à vous poser svp :

Pour commencer, nous venons d’endurcir un peu le règlement intérieur de notre
structure depuis le 1
er
janvier 2019 : jusqu’à maintenant lepériscolaire était très flexible et les familles avaient la possibilité d’inscrire/d’annuler
leurs enfants à la carte. Mais nous venons de prendre la décision de ne plus
leur permettre cette liberté les mercredis et pendant les vacances scolaire
puisque certaines familles n’étaient pas très respectueuses de leurs
engagements vis-à-vis de la structure, dommage…

Jusqu’à maintenant, je déclarais à la CAF les heures réelles de présence qui
étaient toujours égales aux heures facturées. Mais maintenant, les heures facturées
vont logiquement être différentes puisque nous facturerons les prestations même
si les enfants se ne sont pas présents. Comment dois-je procéder svp ?

J’ai également une ou deux questions à vous poser au sujet des factures et de l’envoie
des factures : actuellement, j’édite les factures et je dois les
enregistrer les unes après les autres dans un fichier sur mon ordinateur et les
renommer afin qu’elles soient nominatives (sachant que j’édite environs 70
factures/mois, cela me prends quasiment une heure…) Ensuite, je les envoie
individuellement via notre adresse Gmail avec un petit message que je
copie/colle ce qui me prends également une bonne heure voir plus :
« Chers parents, Veuillez trouver ci-joint votre facturedu mois … 2019. La date d’échéance de cette facture est fixée au ...  En vous souhaitant bonne réception,
La direction »

N’y aurait-il pas une manière plus simple de procéder ? N’est-il pas
possible de demander à Noethys de nominer les factures avec les noms et les
prénoms des enfants (plutôt qu’avec une série de numéros et de lettres) et de toutes les enregistrer
d’un seul coup dans un fichier ? N’est-il pas possible d’envoyer les
factures aux familles directement via Noethys avec le petit message ci-dessus ?


En vous remerciant par avance pour votre réponse.

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il y a 8 mois 3 semaines #21313 par Jakes
Bonjour et bienvenue,
Dans l'état global du menu Consommations tu peux choisir le type de calcul, temps réel de présence ou temps de présence facturé.

A condition d'avoir renseigné les adresses mails dans les coordonnées de la fiche individuelle, tu peux, au moment de la génération des factures (menu Facturation/Factures/Génération) et une fois qu'elles ont été générées clicher sur le bouton "Transmettre par email" et toutes les factures sélectionnées sont envoyées.
Auparavant tu auras dû créer un modèle de facture (Paramétrage/Modèles/Modèles d'emails/...) en utilisant les mots-clés et il faudra avoir créé une adresse d'expédition d'email (Paramétrage/Adresses d'expédition d'emails)

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
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il y a 6 mois 4 semaines #21714 par Antoine Hadey
Bonjour Jake et merci pour votre réponse !

Je sais que dans l'état global je peux choisir le type de calcule (temps réel de présences ou temps de présence facturé). Mais n'y a t-il pas quelque chose à faire en amont ?
Je vous explique, lorsqu'un enfant est prévu chez nous et qu'il ne vient pas, nous allons dans sa fiche famille, dans prestations, nous sélectionnons la date à laquelle l'enfant a été absent et nous modifions l'intitulé (par exemple, l'enfant "X" aujourd'hui, le 20 mars 2019, midi : repas non décommandé et absence non signalée). Mais n'y a t-il pas une autre manière de faire ? J'ai déjà vu que dans le gestionnaire des consommations, nous avons la possibilité de faire clique droit et de sectionner : présent, absence justifiée ou absence injustifiée... N'est-ce pas là que Noethys distingue les temps de présence facturés lorsque les enfants sont absents ?

J'espère que j'arrive à me faire comprendre ^^
Merci d'avance pour votre aide et bonne journée,
Antoine

PS : Pour les factures, merci pour vos conseils, je vais essayer de créer un modèle et de les transférer par mail le mois prochain ;-)

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il y a 6 mois 4 semaines #21715 par Jakes
Bonjour,
Effectivement c'est bien en choisissant présent, absence justifiée ou absence injustifiée qu'on fait varier les résultats de l'Etat global !
Magic non ?

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
Les utilisateur(s) suivant ont remercié: Antoine Hadey

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il y a 6 mois 4 semaines #21716 par Antoine Hadey
Really Magic Jake ! ;-)

Donc si je comprends bien, à la fin de chaque journée il faudrait que l'on aille dans le gestionnaire des consommations et qu'on fasse le point (présent/absence justifiée/absence injustifiée) pour chaque enfant et pour chaque moment de la journée (matin, midi et soir), nice and easy ! 

Par contre, il y a quelque chose que je ne comprends pas : je viens de faire le test dans le gestionnaire des consommations, j'ai fait clique droit sur un enfant au hasard qui aurait été absent hier à midi alors qu'il était prévu au périscolaire (donc absence justifiée ou injustifiée, peu importe…) mais la prestation disparait de la facture… alors qu'en réalité, il faudrait que cette prestation soit quand même facturée !

Magic but complicate ^^
D'où viens le problème ?

Thanks for your legendary patience !
Antoine

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il y a 6 mois 4 semaines #21717 par Jakes
Amuse-toi avec les états conditionnels dans le tarif, onglet type de tarif !

Easy, ,isn't it ?

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 6 mois 4 semaines #21724 par Antoine Hadey
Bonjour Jakes,

Là par contre non, je ne comprends pas, je nage complètement ! Où dois-je aller exactement pour résoudre ce problème svp ?

Paramétrages -> activités -> gestion des activités -> tarifs ?

Bien à vous,
Antoine

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il y a 6 mois 4 semaines - il y a 6 mois 4 semaines #21725 par Jakes

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
Pièces jointes :

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il y a 6 mois 3 semaines #21727 par Antoine Hadey
Alright ! Merci Jakes ;-)

Donc si je reprends depuis le début : à la fin de chaque journée nous pointons " présents/absences justifiées/absence injustifiées " et ce sont les absences justifiées et injustifiées qui deviendront les temps de présence facturés dans l'état global pour la CAF, c'est bien ça ?

Antoine

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il y a 6 mois 3 semaines #21728 par Jakes
You're right ! Fantastic !

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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