Vous avez demandé un coup de pouce à Ivan, l'auteur de Noethys, pour paramétrer le logiciel en fonction des besoins de votre activité et vous venez de recevoir le fichier pré-paramétré ? Voici la méthode pour l'installer sur votre ordinateur et commencer à l'utiliser...

1. Installer le fichier

L'installation de votre fichier données est très simple puisqu'il suffit d'utiliser l'outil de restauration de sauvegarde intégré à Noethys :

• Depuis votre messagerie internet, enregistrez le fichier pré-paramétré sur votre disque dur. Il s'agit en général d'un fichier commençant par le nom de votre structure, ville ou association avec l'extension 'nod'.
• Ouvrez Noethys.
• Allez dans le menu Fichier > Restaurer une sauvegarde.
• Retrouvez le fichier précédemment sur votre ordinateur puis cliquez sur Ouvrir.
• Cochez la case Fichiers locaux. Tous les éléments sont ainsi sélectionnés. Puis cliquez sur Ok. La restauration est lancée...
• Allez dans le menu Fichier > Ouvrir un fichier.
• Sélectionnez votre fichier dans la liste puis cliquez sur Ok.
• Saisissez votre mot de passe utilisateur (Il s'agit par défaut du même mot de passe que pour le fichier Exemple).

2. Tester le paramétrage

Vérifiez maintenant que le paramétrage correspond bien à vos attentes. Attention, cette phase de test doit être effectuée scrupuleusement sous peine de surprises éventuelles. En général, vous trouverez une fiche famille TEST déjà créée sur laquelle vous pourrez effectuer vos premiers tests :

• Ouvrez la fiche famille TEST puis ouvrez la grille des consommations de l'enfant Kévin.
• Essayez de saisir des consommations afin de vérifier si les tarifs calculés par Noethys sont exacts.
• Testez tous les cas de figures possibles.

3. Compléter le paramétrage

Maintenant que vous avez vérifié l'exactitude des données déjà paramétrées, vous allez devoir compléter les informations restantes dont Ivan n'avait peut-être pas connaissance mais dont Noethys aura besoin afin de vous permettre de l'utiliser au maximum de ses capacités. Voici les informations à renseigner impérativement :

Informations générales :

• Organisateur (Menu Paramétrage > Organisateur) : Saisissez le nom de l'organisateur, les coordonnées ainsi que les codes SIRET et APE qui apparaitront notamment sur les factures. Importez le logo de l'organisateur.
• Utilisateurs (Menu Paramétrage > Utilisateurs) : Commencez par modifier le mot de passe qui vous a été attribué par défaut puis créez les autres identités utilisateurs qui auront accès à Noethys.
• Renseignements (Menu Paramétrage > Renseignements) : Vous pouvez fortement personnaliser les fiches familiales et individuelles en renseignant les questionnaires, les pièces à fournir ou les secteurs géographiques, etc...
• Scolarité (Menu Paramétrage > Scolarité) : Si votre activité à un lien avec le milieu scolaire (cantine, garderie périscolaire...), saisissez les écoles et classes.
• Transports (Menu Paramétrage > Transports) : Si votre activité utilise la gestion des transports, paramétrez les rubriques nécessaires ((navettes, bus, car...).
• Adresse d'expédition de mails(Menu Paramétrage > Adresse d'expédition de mails) : Si vous souhaitez utiliser les fonctions d'envoi de mails intégrés à Noethys, vous devez obligatoirement saisir une adresse d'expédition.
• Vacances (Menu Paramétrage > Vacances) : Vérifiez que les périodes de vacances correspondent à votre région. Si ce n'est pas le cas, modifiez-les.

Informations spécifiques à l'activité :

Vous devez maintenant vérifer ou compléter les informations propres à l'activité paramétrée. Allez dans le menu Paramétrage > Activités ou double-cliquez sur la ou les activités déjà paramétrées... 

• Généralités (Onglet Généralités) : Renseignez l'adresse de l'activité si celle-ci est différente de celle de l'organisateur. Saisissez l'identité du ou des responsables de l'activité.
• Agrément (Onglet Agrément) : Renseignez le numéro d'agrément. Souvent il s'agit un numéro fictif saisi par Ivan.
• Renseignements (Onglet Renseignements) : Renseignez les pièces à fournir, cotisations à avoir à jour, vaccins obligatoires et autres informations...
• Calendrier (Onglet Calendrier) : Vous devez maintenant indiquer à Noethys quelles sont les dates d'ouverture pour cette activité. En général, Ivan saisit quelques semaines pour les tests. Vous devez donc saisir une période plus étendue de façon à utiliser Noethys sur un long terme.

Une fois que vous avez mis à jour ces principales données, vous pourrez ensuite prendre le temps de personnaliser des données plus secondaires comme : les modèles de documents, les types de règlements, les catégories de messages, les liste de diffusion, etc...