La procédure pour créer une nouvelle famille dans Noethysweb peut varier en fonction de chaque structure puisque les données à saisir ne sont pas toujours identiques. Mais voici tout de même une procédure assez générique qui pourrait correspondre au plus grand nombre d'utilisateurs.

• Actions rapides (étoile) : Ajouter une famille
• Menus : Individus → Gestion des individus - Liste des familles → Bouton Ajouter
• URL : bureau/individus/familles/ajouter

• Bouton Ajouter :
  • Action → créer un individu ;
  • Catégorie → Représentant ;
  • Identité –> remplir les trois champs
• Cliquer sur Valider (bouton en haut)

Nous sommes à présent sur la fiche individuelle de l'individu, la procédure classique est de passer en revue chaque item du cadre de gauche (dont le titre est Nom Prénom de l'individu) et d'y éditer les renseignements en fonction des besoins de votre structure (cliquer sur modifier cette page pour rendre les champs éditables).

Dans le cadre de la procédure minimale :

• Sur la fiche de l’individu, cliquer sur coordonnées et rentrer son adresse et son e-mail personnel
• Cliquer sur retour à la fiche famille
• Cliquer sur Ajouter un individu et créer un co-parent ou un enfant (attention à la partie Catégorie)
• Sur la fiche famille : penser à générer les codes d'accès au portail

Depuis la barre supérieure bleue de la page, cliquez sur l'icône ETOILE puis sur Ajouter une famille.

Si cet individu n'existe pas déjà dans la base de données, conservez l'option Créer un individu activé, puis renseignez la civilité (Monsieur ou Madame), le nom de famille (en majuscules) et le prénom (en minuscules avec la premières lettre en majuscules).

Cliquez sur le bouton Valider.

Noethysweb va créer une fiche famille et y associer la fiche individuelle du responsable puis ouvre cette dernière afin de vous laisser personnaliser les informations de votre choix. En règle générale, vous renseignerez pour chaque adulte les informations suivantes :

• Rubrique Identité : Date de naissance.
• Rubrique Coordonnées : Adresse de résidence, téléphone domicile, téléphone portable, Email personnel.

Une fois la fiche individuelle complétée, cliquez sur le bouton Retour à la fiche famille en haut à gauche.

Vous aurez souvent à créer un conjoint pour le responsable payeur. Cliquez donc sur le bouton vert Ajouter en haut à droite du cadre Composition de la famille. Sélectionnez la catégorie Représentant puis créez la fiche individuelle de cet individu selon la même procédure que précédemment.

Vous créerez souvent au moins un enfant. Cliquez également sur le bouton vert Ajouter en haut à droite du cadre Composition de la famille.

Sélectionnez l'action Créer un individu si l'individu n'existe pas déjà dans la base de données. Sélectionnez la catégorie Enfant et la civilité Garçon ou Fille. Saisissez le nom de famille en majuscules et le prénom en minuscules avec la première lettre en majuscules. Cliquez sur Valider.

Vous devez maintenant compléter les autres informations de la fiche individuelle.

• Rubrique Identité : date de naissance.
• Rubrique Questionnaire : Répondez aux questions (si vous avez paramétré des questionnaires).
• Rubrique Liens : Vous pouvez définir les liens entre les membres de la famille.
• Rubrique Scolarité : Vous pouvez ajouter une nouvelle étape de scolarité si vous souhaitez enregistrer les classes des enfants.
• Rubrique Inscriptions : Saisissez les inscriptions aux activités en précisant pour chacune l'activité, le groupe et la catégorie de tarif.
• Rubrique Régimes alimentaires.
• Rubrique Maladies.
• Rubrique Médical.
• Rubrique Assurance : Optionnel.
• Rubrique Contacts : Optionnel.

Puis revenez à la fiche famille. Et créez les autres enfants de la famille selon la même procédure.

Après avoir créé tous les membres de la famille, vous devez terminer en complétant toutes les informations de la fiche famille.

En fonction de votre organisation les différentes rubriques de la fiche familiale peuvent apparaître ou non et devront être remplies avec plus ou moins de soin. Nous allons les passer toutes en revue ( à compléter).

Le résumé permet de revenir sur les fiches individuelles.

Le bouton ajouter permet d'ajouter un individu membre de cette famille : soit un nouvel individu à saisir, soit un individu à lier (voir Saisir une fiche individuelle).

Le résumé affiche aussi les informations principales de la famille : solde, alertes, notes et messages.

Les alertes sont détaillées dans une rubrique dédiée : les pièces manquantes, les adhésions manquantes, etc. Ces alertes sont automatiques mais liées au paramétrage de vos activités.

Les notes éventuelles sont affichées dans une rubrique dédiée qui permet aussi d'en ajouter ( distinction entre note familiale et note individuelle).

Questionnaires familiaux, à distinguer des questionnaires individuels. Si votre paramétrage comprend des questionnaires familiaux, ils seront affichés ici.

Pour saisir ou modifier les réponses vous devrez cliquer sur le bouton Modifier cette page.

Cette rubrique affiche les différentes pièces que votre paramétrage réclame et celles que vous avez pu saisir. Si vous ne souhaitez pas conserver les pièces dans votre base Noéthysweb vous pouvez cliquer sur l'alerte pour signaler que vous avez bien consulté ou conservé la pièce concernée.

Si vous souhaitez conserver une version numérique de cette pièce vous avez intérêt à cliquer sur le bouton ajouter et saisir les informations concernées. Si vous souhaitez modifier ou remplacer une pièce, vous pouvez cliquer sur le bouton modifier (crayon) pour reprendre cette procédure.

Une page dédiée aux pièces sera à écrire.

… : je n'utilise pas

Si vos usagers doivent posséder une adhésion (souvent annuelle et famille ou individuelle), ajoutez la depuis cette page.

Renseignez le numéro d'allocataire si besoin.

Rubrique généralement liée à la caisse ci-dessus

Ajoutez un QF si besoin (souvent avec une période de validité sur l'année civile) ou des revenus

Pour les structures qui proposent du prélèvement, cliquez sur le bouton Prélèvement de cette page et renseignez le mandat SEPA.

Si vous souhaitez que la famille ait accès à son portail, cliquez sur le bouton Envoyer les codes par Email.

j'avais pas encore remarqué cette rubrique

La saisie de votre fiche famille est désormais terminée. Vous pouvez éventuellement laisser la famille compléter les dernières informations directement sur son portail.

• Saisir une fiche individuelle
• Saisir une fiche familiale