Fiche familiale

Cette page détaille toutes les rubriques de la fiche familiale. En fonction de votre organisation les différentes rubriques de la fiche familiale peuvent être masquées (ex. locations) ou devront être remplies avec plus ou moins de soin.

Voir aussi les pages d'aide :

• Saisir une nouvelle famille
• Gérer les familles séparées

Le résumé permet de revenir sur les fiches individuelles.

Le bouton ajouter permet d'ajouter un individu membre de cette famille : soit un nouvel individu à saisir, soit un individu à lier (voir Saisir une fiche individuelle).

Le résumé affiche aussi les informations principales de la famille : solde, alertes, notes et messages.

Les alertes sont détaillées dans une rubrique dédiée : les pièces manquantes, les adhésions manquantes, etc. Ces alertes sont automatiques mais liées au paramétrage de vos activités.

Les notes éventuelles sont affichées dans une rubrique dédiée qui permet aussi d'en ajouter ( distinction entre note familiale et note individuelle).

Questionnaires familiaux, à distinguer des questionnaires individuels. Si votre paramétrage comprend des questionnaires familiaux, ils seront affichés ici.

Pour saisir ou modifier les réponses vous devrez cliquer sur le bouton Modifier cette page.

Cette rubrique affiche les différentes pièces que votre paramétrage réclame et celles que vous avez pu saisir. Si vous ne souhaitez pas conserver les pièces dans votre base Noéthysweb vous pouvez cliquer sur l'alerte pour signaler que vous avez bien consulté ou conservé la pièce concernée.

Si vous souhaitez conserver une version numérique de cette pièce vous avez intérêt à cliquer sur le bouton ajouter et saisir les informations concernées. Si vous souhaitez modifier ou remplacer une pièce, vous pouvez cliquer sur le bouton modifier (crayon) pour reprendre cette procédure.

Une page dédiée aux pièces sera à écrire.

… : je n'utilise pas

Si vos usagers doivent soucrire une adhésion (souvent annuelle et famille ou individuelle), ajoutez-la depuis cette page.

Voir Paramétrage des adhésions.

Renseignez le numéro d'allocataire, la caisse de l'allocataire et le titulaire du dossier.

Ces informations pourront être reprises si vous établissez une liste des déductions par exemple.

Pour les allocataires MSA une autorisation particulière est requise : Norme simplifiée 058 (pages 17-18).

Rubrique généralement liée à la caisse ci-dessus. Vous pouvez saisir des aides journalières qui viendront en déduction de certaines consommations. Il vous faudra auparavant avoir paramétré le modèle d'aide correspondant.

Ajoutez un QF si besoin (souvent avec une période de validité sur l'année civile) ou des revenus.

Cette information est souvent utilisée pour calculer les tarifs des consommations.

Noéthysweb ne vous permet pas de saisir deux quotients familiaux du même type pour la même période. Si le quotient familial évolue en cours d'année, il vous faut modifier la date de fin de l'ancien et faire commencer le nouveau à la date voulue. Les prestations déjà saisies sont (en principe, vérifiez toujours) recalculées, sauf si elles ont été facturées.

En cas de besoin spécifique, Noéthysweb permet quand même de saisir un deuxième quotient familial en créant un deuxième type de quotient (paramétrage>Type de quotient).

Si vos activités sont correctement paramétrées cette rubrique est surtout consultative. Il sera cependant possible de modifier ou supprimer des prestations et d'en ajouter selon un modèle ou non.

Cette rubrique permet de consulter et d'éditer des factures pour la famille. Voir Générer les factures.

Cette rubrique permet de consulter et saisir les règlements de la famille. Pour les structures qui proposent du prélèvement, cliquez sur le bouton Prélèvement de cette page et renseignez le mandat SEPA. Vous pouvez paramétrer les envois automatiques des reçus et des avis de dépôt (principalement utile pour les chèques). C'est aussi cette rubrique qui permet de saisir des remboursements.

Si vous souhaitez que la famille ait accès à son portail, cliquez sur le bouton Envoyer les codes par Email. Les codes générés par Noéthysweb expirent au bout de 48h. Pensez à le spécifier à la famille.

Vous pouvez spécifier une Catégorie de compte internet.

Il est possible d'ouvrir le compte internet sans ouvrir droit à la réservation (décocher la case).

Cette rubrique regroupe de nombreux paramètres optionnels :

• adresse et numéro de téléphone favoris
• un code comptable spécifique à la famille
• les données hélios (pour les paiements par régie)
• une adresse de facturation différente de l'adresse postale de la famille

De nombreux outils notamment les attestations de présence, les devis, les attestations fiscales, les relevés de prestations mais aussi l'historique des actions sur la famille, les outils de communication : mail, sms, et la messagerie du portail.

Ce menu renvoie sur la grille des consommations : on perd alors le menu de la fiche familiale. Pour le retrouver, vous pourrez cliquer sur le bouton enregistrer ou annuler, ou encore utiliser le bouton précédent de votre navigateur.

• voir Saisie de consommations.