saisie de règlements en lot - 3 questions pour des champions

il y a 2 ans 2 semaines #17828 par fscf49
Bonjour,

J'ai bien fait tourner Noethys cet été et ça correspond parfaitement à mes besoins, je découvre même de nouvelles fonctionnalités tous les jours.

Merci aux concepteurs de m'avoir permis d'être davantage sur le terrain pour me déguiser et animer.
Dans mon centre, nous avons pas mal d'activités "one shot". Exemple : sortie, veillée, etc...
Du coup pour inscrire beaucoup de personnes sur l'activité en même temps, je saisis un lot d'inscriptions.
Idem, je saisis un lot de consos selon le jour de présence.
Je gagne pas mal de temps avec ce fonctionnement par lots.

1ère question : j'ai créé une activité "veillée" avec une tarification libre (le prix change selon le programme) et quand je saisis des consos en lot, on me demande le prix à chaque fois. Serait-il possible de créer une option "se rappeler de mon choix pour tous les autres individus" afin de ne pas avoir à rentrer à nouveau le prix pour chaque enfant.

2ème question : là où je perds encore pas mal de temps c'est pour saisir les règlements ,1 à 1, en face de ces consommations.
Ne serait-il pas envisageable de créer une option pour saisir des règlements en lots ?
Ex : sortie piscine à 3 €. Saisir un lot de règlements en espèces pour l'activité "sortie piscine" en choisissant la date de conso qui correspond.
L'idéal serait que l'on puisse choisir une ventilation automatique ou non.
Il m'est arrivé d'avoir environ 70 jeunes dont il fallait que je rentre le règlement et ça me prenait beaucoup de temps, cette option serait un gros plus.
Pour un règlement par lots de chèques, ce serait peut-être + compliqué...

D'ailleurs, dernière remarque, j'ai remarqué que quand une famille payait par chèque, la banque était enregistrée pour le règlement d'après ce qui est très pratique. Par contre si la famille fait un règlement en espèces entre temps, la banque disparait et n'apparait plus automatiquement.
3 ème question : Ne serait-il pas possible, dès lors que nous choisissons le mode de paiement "chèque", que la banque (= émetteur) se mette automatiquement (c'est déjà bon pour le payeur me semble t-il).

Voilà les petits points que j'ai notés, pour le reste tout est opérationnel.
Encore merci.

Bon démarrage d'année à tous !

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il y a 2 ans 2 semaines #17829 par Jakes
Est-ce que tu as pensé au prélèvement automatique (5mn par mois pour tout encaisser) ?

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 2 ans 2 semaines #17842 par fscf49
J'utilise Noethys pour une dizaine de centres, certains ouverts 1 seule semaine à l'année.
Ca peut-être une solution pour les parents qui seraient OK pour donner leur RIB, j'imagine qu'il y aurait toujours des réfractaires.
Faudra que je vois avec notre comptable et notre banque ce qu'il est possible de faire.
La procédure est simple ? Il suffit de renseigner les infos concernant ma banque et le RIB de la famille ?
La ventilation se fait automatiquement du coup ?
Merci pour ton éclairage Jakes.

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il y a 2 ans 2 semaines #17843 par fscf49
et c'est gratos ? Pas de frais de banque ?

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il y a 2 ans 2 semaines #17844 par Jakes
Tout dépend de ta banque, si elle est un tant soit peu "sociale et associative" ce sera gratuit.
Le crédit mutuel ne nous fait pas payer mais il faut peut être négocier...
Pour la mise en place on a dû payer 0,50€ par prélèvement mais nous avons menacé de changer de banque et ce fut immédiatement gratuit, plus remboursement des frais antérieurs.

Pour l'adhésion des parents, si tu leur montres les avantages (paiement en fin de période, pas de risque d'oubli, pas de chèque à établir,...) enfin toutes les raisons pour lesquelles 95% de la population adhère aux prélèvements EDF, eau, impôts,...ils accepteront.

Personnellement, à l'inscription on demande un RIB avec la phrase "Les factures seront prélevées sur votre compte bancaire, pas besoin de faire de chèque" et ça passe à 98% des cas. On ne demande pas de nous confirmer un accord.
Sauf bien sûr la signature du mandat de prélèvement.
Mais si tu demandes : "est-ce que vous voulez être prélevé" ça coince parfois.
Par contre beaucoup de parents revendiquent d'être prélevés. Rien que pour cela ça se justifie.

Pour la procédure il faut te rapprocher de ta banque car tu dois obtenir l'autorisation de prélever de la banque de France (démarches faites par ta banque).
Mais ce mode de règlement est vraiment top, surtout si tu as beaucoup de règlements.

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 2 ans 2 semaines #17845 par fscf49
Merci pour ta réponse claire.
Je consulte aussi tes anciens posts sur le prélèvement automatique car nous sommes une asso comme toi.
On a 2 banques : crédit agricole et crédit mutuel donc on va les mettre en concurrence pour obtenir la gratuité.
J'ai été regardé sur une fiche famille et ça a l'air simple d'activer le prélèvement automatique et indiquer le RIB de la famille.
Je vais continuer de me renseigner sur le sujet, je te tiens au courant.
Encore merci.

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il y a 2 ans 2 semaines #17846 par Jakes
Alors là tu es sur le velours ! 2 banques mutualistes !
Il faut savoir aussi qu'elles préfèrent que tu fasses des prélèvements - maintenant avec SEPA elles n'ont aucune intervention - que de payer des employés pour traiter les chèques.
Bon ce n'est pas bon pour l'emploi mais chacun voit midi à sa porte.
Si tu as besoin n'hésite pas.

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
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il y a 2 ans 1 semaine #17870 par Ivan
Bonjour,

Je m'incruste à la discussion pour répondre à la question n°1 :

Tu peux désormais utiliser la nouveauté de l'été : "les évènements". Voir utilisation ici : Utiliser les évènements . Attention, il faut utiliser au minimum la version 1.1.2.1. Beta (Menu Téléchargements > Version Beta).

Ivan

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il y a 1 an 11 mois #18104 par fscf49
Salut Jakes,

Tu demandes donc aux familles un RIB + mandat de prélèvement signé.
C'est ta banque qui te fournit le mandat de prélèvement ou as-tu créé un doc type ?
Merci

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il y a 1 an 11 mois #18105 par Jakes
Bonjour,
Oui je demande un RIB et j’édite moi-même le mandat dans Noethys.
Fiche familiale /onglet Règlements/ lien "prélèvement automatique"
Je remplis le mandat et demande l'impression (bouton du bas)
J'en imprime deux que je fais signer. J'en garde un avec le RIB en archive et remets l'autre que je signe à la famille.
Ne pas oublier d'activer le prélèvement.

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