échange sur le paramétrage pour un centre social
il y a 4 ans 3 mois #23893
par MariLan
Réponse de MariLan sur le sujet échange sur le paramétrage pour un centre social
Si Si bien sûr, la plupart de nos activités sont payantes et avec adhésion, il existe cependant des activités sans coût associé, dont certaines sans adhésion obligatoire.
Si je ne me trompe pas, on a quelques différence de lexique, j'ai déduit que nos adhésions étaient les cotisations de Noethys, et les coût de
participation aux activités étaient les prestations.... ça peut entrainer quelques incompréhensions dans mes explications, j'essaie d'y faire attention mais une erreur peut m'échapper...
Pour tout t'expliquer, jusqu'à présent notre base de données (Access) ne prenait pas en compte la facturation, il s'agissait d'une simple saisie des adhérents et des activités qu'ils/elles fréquentaient. Cette base de données étaient saisie par une bénévole, mais donc pas actualisée en temps réel. Du coup nous avions aussi des listings papiers par activité et les encaissements étaient notés sur ces listings, et enfin j'éditais sur tableur les factures aux familles... (le tout pour près de 800 adhérents par saison)
Je fais passer l'asso sur Noethys à la rentrée pour arriver sur quelque chose de plus propre, simplifier tout ça, avoir une base de données solide,... Mais on a fait le choix d'une utilisation restreinte la première année (saisie de la base de données et des activités) pour que les collègues se l'approprient petit à petit comme ils ont l'habitude de fonctionner de façon manuscrite (pour info le secrétariat est partagé par 7 salariés, 1 secrétaire [moi] et 6 animateurs, ça fait beaucoup de monde à former, avec différents niveaux d'utilisation de l'outil informatique). Et puis ce choix d'utilisation simplifiée la première année est aussi motivé par une autre raison ; je ne vais pas pouvoir accompagner longtemps mes collègues dans la prise en main, je pars mi septembre en congé maternité
Tout ça pour dire que pour cette première année nous gardons le suivi des règlements sur listing papier, même si j'ai configuré intégralement les activités et les tarifs pour m'assurer que je saurai le mettre en place pour l'année prochaine.
...
Voilà pour la précision du contexte !
Si je comprends bien ce que tu me dis dans ton dernier message, le suivi saisonnier des fréquentations aux activités des individus peut s'obtenir si chacun a une cotisation (si je traduit pour nous : Félix vient en 2020/2021 sur l'activité cuisine (activité libre sans coût de participation ni adhésion). Si nous lui faisons une adhésion fictive à 0€ je pourrai le retrouver sur une édition de liste de l'activité cuisine pour 2020/2021 via l'onglet cotisation ?)
Plus largement d'ailleurs, comment fais-tu toi pour éditer une liste de participant à une activité sur une saison ? j'ai vu trois entrées (par les inscriptions, par les individus ou par les cotisations) mais je ne sais pas laquelle est la plus pertinente... Mon problème vient peut être aussi de là...
Marie
Si je ne me trompe pas, on a quelques différence de lexique, j'ai déduit que nos adhésions étaient les cotisations de Noethys, et les coût de
participation aux activités étaient les prestations.... ça peut entrainer quelques incompréhensions dans mes explications, j'essaie d'y faire attention mais une erreur peut m'échapper...
Pour tout t'expliquer, jusqu'à présent notre base de données (Access) ne prenait pas en compte la facturation, il s'agissait d'une simple saisie des adhérents et des activités qu'ils/elles fréquentaient. Cette base de données étaient saisie par une bénévole, mais donc pas actualisée en temps réel. Du coup nous avions aussi des listings papiers par activité et les encaissements étaient notés sur ces listings, et enfin j'éditais sur tableur les factures aux familles... (le tout pour près de 800 adhérents par saison)
Je fais passer l'asso sur Noethys à la rentrée pour arriver sur quelque chose de plus propre, simplifier tout ça, avoir une base de données solide,... Mais on a fait le choix d'une utilisation restreinte la première année (saisie de la base de données et des activités) pour que les collègues se l'approprient petit à petit comme ils ont l'habitude de fonctionner de façon manuscrite (pour info le secrétariat est partagé par 7 salariés, 1 secrétaire [moi] et 6 animateurs, ça fait beaucoup de monde à former, avec différents niveaux d'utilisation de l'outil informatique). Et puis ce choix d'utilisation simplifiée la première année est aussi motivé par une autre raison ; je ne vais pas pouvoir accompagner longtemps mes collègues dans la prise en main, je pars mi septembre en congé maternité
Tout ça pour dire que pour cette première année nous gardons le suivi des règlements sur listing papier, même si j'ai configuré intégralement les activités et les tarifs pour m'assurer que je saurai le mettre en place pour l'année prochaine.
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Voilà pour la précision du contexte !
Si je comprends bien ce que tu me dis dans ton dernier message, le suivi saisonnier des fréquentations aux activités des individus peut s'obtenir si chacun a une cotisation (si je traduit pour nous : Félix vient en 2020/2021 sur l'activité cuisine (activité libre sans coût de participation ni adhésion). Si nous lui faisons une adhésion fictive à 0€ je pourrai le retrouver sur une édition de liste de l'activité cuisine pour 2020/2021 via l'onglet cotisation ?)
Plus largement d'ailleurs, comment fais-tu toi pour éditer une liste de participant à une activité sur une saison ? j'ai vu trois entrées (par les inscriptions, par les individus ou par les cotisations) mais je ne sais pas laquelle est la plus pertinente... Mon problème vient peut être aussi de là...
Marie
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