Quelques question s avant de basculer sur Noethys
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il y a 9 ans 6 mois #9885
par ALSH73
Quelques question s avant de basculer sur Noethys a été créé par ALSH73
Bonjour,
Bénévole d'une association qui gère une maison de l'enfance, j'essaie actuellement de trouver un logiciel de gestion de la structure en remplacement de l'actuel (sous access+interface vba) qui présente des dysfonctionnement depuis quelques mois (et, évidemment, dont la maintenance n'est plus assurée ...).
Après avoir parcouru le forum, Noethys semble à première vue un logiciel qui pourrait être une bonne alternative mais j'ai encore quelques questions.
Nous fonctionnons avec des cartes prépayées familiales de 3 types : accueil 5 cases, accueil 10 cases (1 case correspondant à 1 matinée ou 1 après-midi) et repas 5 cases (1 case pour 1 repas), avec 5 gammes de tarif dépendant du quotient familial.
Pouvez-vous me dire si Noethys peut ...
- gérer ce genre de fonctionnement (1 ou plusieurs enfants sur les mêmes cartes familiales) ?
- permettre la mise en forme et l'impression de ces cartes 'accueil' et 'repas' avec un n° incrémental unique par carte ?
- importer les données sur les familles issues de notre précédent logiciel si celles-ci sont mises dans un fichier texte dans un format compris par Noethys (histoire de faciliter le passage vers Noethys) ?
Par ailleurs, si vous avez des informations sur le temps moyen nécessaire pour prendre en main Noethys ou sur le coût approximatif d'une formation, je suis preneur.
Un changement de logiciel demande à chaque fois un effort pour les équipes. Aussi merci par avance pour vos réponses pour nous aider dans notre décision.
Bonne journée.
Bénévole d'une association qui gère une maison de l'enfance, j'essaie actuellement de trouver un logiciel de gestion de la structure en remplacement de l'actuel (sous access+interface vba) qui présente des dysfonctionnement depuis quelques mois (et, évidemment, dont la maintenance n'est plus assurée ...).
Après avoir parcouru le forum, Noethys semble à première vue un logiciel qui pourrait être une bonne alternative mais j'ai encore quelques questions.
Nous fonctionnons avec des cartes prépayées familiales de 3 types : accueil 5 cases, accueil 10 cases (1 case correspondant à 1 matinée ou 1 après-midi) et repas 5 cases (1 case pour 1 repas), avec 5 gammes de tarif dépendant du quotient familial.
Pouvez-vous me dire si Noethys peut ...
- gérer ce genre de fonctionnement (1 ou plusieurs enfants sur les mêmes cartes familiales) ?
- permettre la mise en forme et l'impression de ces cartes 'accueil' et 'repas' avec un n° incrémental unique par carte ?
- importer les données sur les familles issues de notre précédent logiciel si celles-ci sont mises dans un fichier texte dans un format compris par Noethys (histoire de faciliter le passage vers Noethys) ?
Par ailleurs, si vous avez des informations sur le temps moyen nécessaire pour prendre en main Noethys ou sur le coût approximatif d'une formation, je suis preneur.
Un changement de logiciel demande à chaque fois un effort pour les équipes. Aussi merci par avance pour vos réponses pour nous aider dans notre décision.
Bonne journée.
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- Ivan
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il y a 9 ans 6 mois #9887
par Ivan
Réponse de Ivan sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Bonsoir,
Noethys est capable de gérer ce principe de cartes pré-payées (grâce au système de forfait-crédit) mais pas de façon optimale. Il reste un petit côté 'bricolage'. Je ne vous conseille donc pas Noethys pour ce genre de facturation. Malheureusement, je crois qu'il vous faudra un logiciel payant si vous souhaitez continuer avec ce système.
Mais il faut noter que ce fonctionnement de "carte pré-payées" est un peu ancien : J'ai l'impression qu'il est de moins en moins utilisé. Je ne peux donc que vous conseiller de faire comme beaucoup d'autres : passer à un type de facturation plus simple, et qui pourra donc être pris en charge plus facilement par des logiciels tels que Noethys. Même si ce n'est pas évident, il est toujours intéressant de se poser la question : le gain peut parfois être considérable (optimisation du temps de travail ou lisibilité pour les familles par exemple). Mais ne connaissant pas précisément votre fonctionnement, ce n'est qu'une suggestion...
Bonne soirée,
Ivan
Noethys est capable de gérer ce principe de cartes pré-payées (grâce au système de forfait-crédit) mais pas de façon optimale. Il reste un petit côté 'bricolage'. Je ne vous conseille donc pas Noethys pour ce genre de facturation. Malheureusement, je crois qu'il vous faudra un logiciel payant si vous souhaitez continuer avec ce système.
Mais il faut noter que ce fonctionnement de "carte pré-payées" est un peu ancien : J'ai l'impression qu'il est de moins en moins utilisé. Je ne peux donc que vous conseiller de faire comme beaucoup d'autres : passer à un type de facturation plus simple, et qui pourra donc être pris en charge plus facilement par des logiciels tels que Noethys. Même si ce n'est pas évident, il est toujours intéressant de se poser la question : le gain peut parfois être considérable (optimisation du temps de travail ou lisibilité pour les familles par exemple). Mais ne connaissant pas précisément votre fonctionnement, ce n'est qu'une suggestion...
Bonne soirée,
Ivan
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- Jakes
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il y a 9 ans 6 mois #9888
par Jakes
Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
Réponse de Jakes sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Bonjour et bienvenue,
Je ne peux qu'aller dans le sens d'Ivan et j'apporterai mon expérience personnelle:
Noethys peut gérer un peu tous les modes de fonctionnement.
Concernant les cartes prépayées il y a eu une discussion ICI
Adopter un logiciel tel que Noethys encourage à oublier la notion de carte, ceci afin de supprimer les supports externes sources d'erreur (cohérence papier <> informatique), mangeur de temps (double travail), perte de carte, ...
Le lien que je viens de mettre plus haut comporte un paramétrage un peu plus compliqué car il y a une notion de temps et de paiement à l'avance.
Donc je te conseille d'abandonner le système de carte papier.
Tu peux très bien gérer sans carte; je sais de quoi je parle, j'ai connu ça...avec de la fraude en plus...
Pour importer les familles il faut un fichier Excel ou CSV
Pour le délai de prise en main cela va varier avec la disponibilité des utilisateurs. Mais avec une utilisation assidue et l'aide des documents disponibles à télécharger et en venant sur le forum, en 8 jours tu devrais commencer à bien te débrouiller.
Pour les formations Ivan te dira plus précisément.
Bon courage
Je ne peux qu'aller dans le sens d'Ivan et j'apporterai mon expérience personnelle:
Noethys peut gérer un peu tous les modes de fonctionnement.
Concernant les cartes prépayées il y a eu une discussion ICI
Adopter un logiciel tel que Noethys encourage à oublier la notion de carte, ceci afin de supprimer les supports externes sources d'erreur (cohérence papier <> informatique), mangeur de temps (double travail), perte de carte, ...
Le lien que je viens de mettre plus haut comporte un paramétrage un peu plus compliqué car il y a une notion de temps et de paiement à l'avance.
Donc je te conseille d'abandonner le système de carte papier.
Tu peux très bien gérer sans carte; je sais de quoi je parle, j'ai connu ça...avec de la fraude en plus...
Pour importer les familles il faut un fichier Excel ou CSV
Pour le délai de prise en main cela va varier avec la disponibilité des utilisateurs. Mais avec une utilisation assidue et l'aide des documents disponibles à télécharger et en venant sur le forum, en 8 jours tu devrais commencer à bien te débrouiller.
Pour les formations Ivan te dira plus précisément.
Bon courage
Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
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- ALSH73
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il y a 9 ans 6 mois #9899
par ALSH73
Réponse de ALSH73 sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Merci à tous les deux pour vos réponses.
Les cartes pré-payées avaient été mises en place pour améliorer la trésorerie de l'association et limiter les problèmes d'impayés.
Ceux qui étaient initialement réfractaires aux cartes semblent maintenant avoir adopté le système.
Bien sûr, si la suppression des cartes s'accompagne de l'utilisation d'un logiciel adapté à une nouvelle gestion moins chronophage, tout cela pourra être discuté en conseil d'administration.
Du coup, pouvez-vous me dire (ou me donner des liens pour m'indiquer) quels sont les modes de fonctionnement que vous préconisez ?
Merci encore pour votre aide.
Bonne journée.
Les cartes pré-payées avaient été mises en place pour améliorer la trésorerie de l'association et limiter les problèmes d'impayés.
Ceux qui étaient initialement réfractaires aux cartes semblent maintenant avoir adopté le système.
Bien sûr, si la suppression des cartes s'accompagne de l'utilisation d'un logiciel adapté à une nouvelle gestion moins chronophage, tout cela pourra être discuté en conseil d'administration.
Du coup, pouvez-vous me dire (ou me donner des liens pour m'indiquer) quels sont les modes de fonctionnement que vous préconisez ?
Merci encore pour votre aide.
Bonne journée.
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- Jakes
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il y a 9 ans 6 mois #9900
par Jakes
Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre
Réponse de Jakes sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Pour répondre à ton double souci de trésorerie et d'impayés, souci que j'ai bien connu, tu peux néanmoins t’affranchir de la confection de cartes.
Reste à savoir aussi la cause des impayés, car on peut distinguer:
- les bons payeurs qui oublient mais qui perturbent le fonctionnement (on a autre chose à faire qu'à leur courir après)
- ceux qui oublient intentionnellement pour retarder l'échéance
- ceux qui n'ont pas d'argent
- les familles séparées qui se renvoient la balle
- ...
Personnellement j'ai réussi à diminuer très fortement les soucis d'encaissement en utilisant le prélèvement automatique (pourtant paiement à terme échu fin de mois). Je n'ai plus que quelques cas extrêmes (familles sans ressource) pris en charge par les collectivités (mairie, CG,…) et peu de rejets de paiement (2 ou 3 par mois sans provision sur une centaine de prélèvements)
Le prélèvement automatique que je te conseille fortement permet aussi l'encaissement à l'avance.
Ceci dit je te conseille de paramétrer un encaissement pour un nombre de prestations défini avec plusieurs variantes suivant tes habitudes de fonctionnement, avec paiement immédiat si tu souhaites.
Techniquement il faut utiliser le forfait crédit (comprendre crédit comme crédit de prestations et pas d’euros. Puis créer des prestations journalières négatives qui viendront imputer le forfait.
Plus facile à faire qu’à expliquer.
Si tu me donnes ta grille tarifaire je peux te le paramétrer.
Reste à savoir aussi la cause des impayés, car on peut distinguer:
- les bons payeurs qui oublient mais qui perturbent le fonctionnement (on a autre chose à faire qu'à leur courir après)
- ceux qui oublient intentionnellement pour retarder l'échéance
- ceux qui n'ont pas d'argent
- les familles séparées qui se renvoient la balle
- ...
Personnellement j'ai réussi à diminuer très fortement les soucis d'encaissement en utilisant le prélèvement automatique (pourtant paiement à terme échu fin de mois). Je n'ai plus que quelques cas extrêmes (familles sans ressource) pris en charge par les collectivités (mairie, CG,…) et peu de rejets de paiement (2 ou 3 par mois sans provision sur une centaine de prélèvements)
Le prélèvement automatique que je te conseille fortement permet aussi l'encaissement à l'avance.
Ceci dit je te conseille de paramétrer un encaissement pour un nombre de prestations défini avec plusieurs variantes suivant tes habitudes de fonctionnement, avec paiement immédiat si tu souhaites.
Techniquement il faut utiliser le forfait crédit (comprendre crédit comme crédit de prestations et pas d’euros. Puis créer des prestations journalières négatives qui viendront imputer le forfait.
Plus facile à faire qu’à expliquer.
Si tu me donnes ta grille tarifaire je peux te le paramétrer.
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il y a 9 ans 6 mois #9904
par ALSH73
Réponse de ALSH73 sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Merci pour ces conseils ... qu'il faut que je digère (bénévole et pas calé pour un sou en gestion) et que j'en discute avec l'équipe (compétente).
On va essayer de trouver un peu de temps pour jouer avec les bases fournies en exemple et si l'utilisation des cartes est abandonnée, je reviendrai vers vous (pour le paramétrage et sans doute d'autres questions).
En tous les cas, merci encore pour la rapidité et la pertinence de vos réponses.
Bonne fin de journée.
On va essayer de trouver un peu de temps pour jouer avec les bases fournies en exemple et si l'utilisation des cartes est abandonnée, je reviendrai vers vous (pour le paramétrage et sans doute d'autres questions).
En tous les cas, merci encore pour la rapidité et la pertinence de vos réponses.
Bonne fin de journée.
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- Jakes
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il y a 9 ans 6 mois #9906
par Jakes
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Réponse de Jakes sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
Il faut se poser les bonnes questions et surtout avoir la volonté de mettre au rancart de vielles pratiques qui ont bien servi dans le passé. Ne pas renier ce qui a été efficace et moderne en son temps.
Mais maintenant il existe des automatisations qu’il faut savoir adopter.
Noethys en offre, il faut l’apprivoiser.
Je pense aussi que la suppression du papier parait inconcevable aux yeux de ceux qui ont toujours fonctionné avec lui.
Combien de secrétaires, trésoriers aux cheveux blancs repoussent systématiquement l’informatique ?
La peur de ne pas y arriver…
Tu verras que Noethys t’amènera plus de sécurité, de rapidité, d’automatisation.
Tu ne trouveras pas dans le fichier exemple ton mode de fonctionnement (carte prépayées) mais on peut t’aider à paramétrer.
A bientôt
Mais maintenant il existe des automatisations qu’il faut savoir adopter.
Noethys en offre, il faut l’apprivoiser.
Je pense aussi que la suppression du papier parait inconcevable aux yeux de ceux qui ont toujours fonctionné avec lui.
Combien de secrétaires, trésoriers aux cheveux blancs repoussent systématiquement l’informatique ?
La peur de ne pas y arriver…
Tu verras que Noethys t’amènera plus de sécurité, de rapidité, d’automatisation.
Tu ne trouveras pas dans le fichier exemple ton mode de fonctionnement (carte prépayées) mais on peut t’aider à paramétrer.
A bientôt
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il y a 9 ans 6 mois #9915
par Ivan
Réponse de Ivan sur le sujet Quelques question s avant de basculer sur Noethys
A bientôt !
Ivan
Ivan
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