Échéancier de prélèvements automatiques et importation de prélèvements manuels

Bonjour,

Je souhaiterais à la fois soumettre une idée et demander de l'aide.

Le prélèvement automatique est un des modes de règlement que nous proposons à nos membres mais nous l'utilisons différemment de ce qui est prévu dans Noethys. Le système de contrat de Noethys est basé sur les prestations, une prestation/un contrat, ce qui engendre une facture/un prélèvement. De notre côté, nous considérons toutes les prestations de l'année à venir et établissons un échéancier de règlements mensuels sur l'année pour le total. J'ai vu que je pouvais créer un lot de prélèvements manuellement ce qui me permettra de faire ce dont j'ai besoin. Mon problème est que j'ai près d'une centaine de prélèvements à faire chaque mois et qui reviennent quasi à l'identique d'un mois sur l'autre.

L'idée que je souhaiterais soumettre est d'avoir une fonction de copie d'un lot sur un autre comme il en existe pour le paramétrage d'activités.et / ou une fonction d'importation d'une liste de prélèvements manuels (titulaire, libellé, montant).

Cette deuxième option, la fonction d'importation, quelqu'un pourrait-il la créer en procédure externe, sans attendre une possible mise à jour de Noethys ? Cela me serait d'une grande aide.

D'avance un grand merci

Jakes écrit:

rallye63 écrit: une prestation/un contrat

Bonjour,
De quel contrat parles-tu ?

Je parle des contrats qu'il est possible de définir sur le même écran que l'inscription à une activité, ce qui permet de répartir un forfait crédit sur plusieurs mois.

Quand je dis qu'il y a un lien entre les contrats et les prestations c'est juste parce que la création d'un contrat crée les différentes prestations associées, par exemple des prestations mensuelles si le contrat a été créé mensuellement. J'utilise ce mécanisme pour créer en automatique les prestations pour les pensions mensuelles des chevaux de propriétaire.

Une année standard, pour un cavalier régulier, c'est une cotisation à l'association, une licence de la fédération et 3 forfaits trimestriels pour les cours. Ceux qui règlent en chèque sont facturés au trimestre avec le règlement du 1er trimestre qui comprend cotis et licence en plus du forfait de cours. Pour ceux qui choisissent d'être prélevés, nous prenons la totalité du coût de l'année et la divisons en 12 mensualités égales.

Dans ce cadre là les montants des prélèvements ne peuvent pas être liés en automatique aux montants des factures car côté prestations il y a une cotis, une licence et 3 forfaits et côté règlements, 12 règlements, le tout ne s'équilibrant qu'au bout des 12 mois. Dans Noethys, avec ce que j'ai compris des prélèvements automatiques, je serai donc obligée de créer des lots de prélèvements manuels.

Dans la situation optimale, sur le modèle des contrats existants qui créent les prestations mensuelles associées, il me faudrait des contrats d'échéances qui créent le lot de prélèvements et donc les règlements mensuels en automatique. Dans la situation actuelle, je ne vois pas d'autre solution que créer chaque mois un lot de prélèvements manuels. Seulement j'en ai près d'une centaine donc s'il existait au minimum une fonction d'importation pour une liste style "titulaire, libellé, montant" (les renseignements demandés pour créer un prélèvement en manuel) cela me faciliterait grandement la vie, même si cette fonction est juste un utilitaire indépendant. J'ai déjà tous les échéanciers regroupés dans un fichier de tableur ce qui fait que pour moi cette liste est facile à faire.

Suggestion annexe, serait-il possible, lors de la création d'un prélèvement manuel, de n'avoir que les familles ayant un mandat actif dans la liste déroulante des titulaires ?

Voilà Jakes, j'espère que j'ai pu rendre ma situation un peu plus claire.

Merci Jakes pour tes suggestions.

Je vois plusieurs problèmes avec les contrats dans ce cas précis.

La facturation devient incompréhensible puisque cotis, licence et cours seront tous regroupés sous une seule dénomination style "abonnement mensuel" qui regroupera 1/12 de la cotis, licence et cours. C'est ce que j'appelle une facture incompréhensible puisque le détail de départ est perdu et cela risque fort de compliquer la demande d'aide que certains CE accordent sur les licences et les cotisations aux clubs de sport.

D'un autre côté, cela m'obligerait à une différence de gestion entre les cavaliers au prélèvement mensuel et les autres. Ils ne pourraient plus être pris en compte par les différents traitements par lot pour générer cotisations (que je gère en forfait daté sans conso créé à l'inscription), licences et forfaits crédit. Cette possibilité de traitement par lot est une réelle force de Noethys. De plus, si je perds l'info concernant les forfaits crédits, je ne peux plus pointer les consommations. Je sais qu'on peut définir des consommations dans un contrat mais elles sont fixées à la création du contrat hors j'ai besoin de consommations "flottantes" avec une vérification du total sur le trimestre alors que le règlement est au mois par les prélèvements.

De plus, cela interdit complètement de gérer les licences avec période de validité, dépôt à la fédé, ... ce que je peux faire en utilisant les mécanismes de Noethys appelés "cotisation". J'ai même utilisé le traducteur pour renommer tout ce qui était "cotisation" en "licence" ... sauf un texte irréductible "Saisir un lot de cotisations" qui n'est pas dans la liste des textes traduisibles, à croire qu'il est en dur dans le programme ... ou sinon c'est encore un de ces gaulois d'armorique Il n'est d'ailleurs pas le seul, il y en a d'autres dans les documents générés ou concernant la scolarité.

Je suis d'accord avec toi, ce dont j'ai besoin est un contrat d'échéances mais Noethys ne gère que des contrats de prestations. Je n'y peux rien sur ce terme de "prestations", c'est le mot que Noethys utilise. Les contrats créent des lignes qui se retrouvent sous l'onglet "prestations" de la fiche familiale.

Dans le cas d'un loyer mensuel, ce qui est le cas chez nous pour une prestation de pension pour un cheval, que l'on parle de prestation de pension ou d'échéances de règlement, peu importe puisque les deux se superposent parfaitement. Quand on regroupe une prestation de cotis, une prestation de licence et 3 prestations de forfaits crédit pour en faire 12 règlements ce n'est plus la même chose, on ne veut pas perdre l'information concernant les prestations de départ. Ce serait comme acheter une cuisine à crédit et se retrouver avec 12 factures de 1/12 de la cuisine en ayant perdu toute information sur la composition de la cuisine. Ça risque d'être dur de faire jouer la garantie sur les appareils ménagers qui la compose.

Pour toutes ses raisons, même si j'essaye, je ne vois pas comment faire dans Noethys pour garder ma gestion standard des prestations quelque soit le mode de règlement que les cavaliers choisissent et gérer l'échéancier de chaque famille au prélèvement mensuel. Pour l'instant, je ne vois qu'une solution, gérer l'échéancier sous tableur, ce que je fais déjà car mon logiciel précédent n'avait aucune idée de ce qu'était un prélèvement mensuel, et injecter chaque mois la liste de prélèvements en tant que prélèvements manuels pour pouvoir les transformer en règlements effectifs dans Noethys.

Et automatiser sans facturer ne me semble pas possible, c’est vrai que ce serait un plus.

C'est pourtant bien ce qui se passe avec les chèques. Noethys permet d'encaisser des chèques en les ventilant sur les prestations en l'absence totale de facture, pourquoi pas avec des prélèvements. Par contre créer une liste de prélèvements de cette manière, c'est certainement autrement plus compliqué à programmer que simplement une facture = un prélèvement car on ne peut décemment pas se permettre de faire un prélèvement par prestation pour ne pas polluer les relevés bancaires, il faudrait calculer un total/famille.

Merci d'avoir tenu jusqu'au bout de mon pavé

Prenons un exemple pratique en considérant qu'une année équestre est représentée par :
- 1 cotisation annuelle à l'association : 35€
- 1 licence jeune : 25€
- 3 forfaits crédits trimestriels pour les cours : 3 * 100€
Total annuel : 360€

Si la famille règle en chèque, sous l'onglet "Prestations" il y aura : 1 cotisation, 1 licence, 3 forfaits crédits

Si la famille règle par prélèvement mensuel, si on définit un contrat qui lisse les règlements, sous l'onglet "Prestations" il y aura 12 prestations de 30€ libellées "contrat sep 2018", "contrat oct 2018", ... Dans ce cas là, où se trouve l'info de départ qui est que le contrat est l'ajout d'une cotis, d'une licence et de 3 forfaits. De plus, les licences deviennent seulement une part de ce montant, comment gérer leur date de validité et leur dépôt auprès de la fédération ? A moins de créer des licences gratuites pour gérer cela sans faire payer en double. (Pour gérer les licences, j'utilise les fonctions de gestion des "Cotisations" de Noethys)

Dans tout ça, qu'est ce que je n'ai pas compris dans le fonctionnement des contrats ?

Marie-Pierre