Saisir une nouvelle famille

La procédure pour créer une nouvelle famille dans Noethysweb peut varier en fonction de chaque structure puisque les données à saisir ne sont pas toujours identiques. Mais voici tout de même une procédure assez générique qui pourrait correspondre au plus grand nombre d'utilisateurs.

En résumé : pour saisir une famille, il faut :

1. ajouter une famille, mais on ne peut pas l'éditer puisqu'il faut d'abord…
2. …en saisir les individus (ou les rattacher) à partir de leur fiche individuelle puis…
3. … continuer avec les autres individus : éditer leurs fiches individuelles à partir de la fiche familiale et enfin…
4. … saisir les renseignements familiaux

Cette procédure peut paraître compliquée au début mais quand on a intégré la différence entre la fiche familiale et la fiche individuelle elle devient logique.

• Actions rapides (étoile) : Ajouter une famille
• Menus : Individus → Gestion des individus - Liste des familles → Bouton Ajouter
• URL : bureau/individus/familles/ajouter

• Bouton Ajouter :
  • Action → créer un individu ;
  • Catégorie → Représentant ;
  • Identité –> remplir les trois champs
• Cliquer sur Valider (bouton en haut)

Nous sommes à présent sur la fiche individuelle du premier responsable, la procédure classique est de passer en revue chaque item du cadre de gauche (dont le titre est Nom Prénom de l'individu) et d'y éditer les renseignements en fonction des besoins de votre structure (cliquer sur modifier cette page pour rendre les champs éditables).

Dans le cadre de la procédure minimale :

• Sur la fiche de l’individu, cliquer sur coordonnées et rentrer son adresse et son e-mail personnel
• Cliquer sur retour à la fiche famille
• Cliquer sur Ajouter un individu et créer un co-parent ou un enfant (attention à la partie Catégorie)
• Sur la fiche famille : penser à générer les codes d'accès au portail

Depuis la barre supérieure bleue de la page, cliquez sur l'icône ETOILE puis sur Ajouter une famille.

Si cet individu n'existe pas déjà dans la base de données, conservez l'option Créer un individu activé, puis renseignez la civilité (Monsieur ou Madame), le nom de famille (en majuscules) et le prénom (en minuscules avec la premières lettre en majuscules).

Cliquez sur le bouton Valider.

Noethysweb va créer une fiche famille et y associer la fiche individuelle du responsable puis ouvre cette dernière afin de vous laisser personnaliser les informations de votre choix. En règle générale, vous renseignerez pour chaque adulte les informations suivantes :

• Rubrique Identité : Date de naissance.
• Rubrique Coordonnées : Adresse de résidence, téléphone domicile, téléphone portable, Email personnel.

Une fois la fiche individuelle complétée, cliquez sur le bouton Retour à la fiche famille en haut à gauche.

Vous aurez souvent à créer un conjoint pour le responsable payeur. Cliquez donc sur le bouton vert Ajouter en haut à droite du cadre Composition de la famille. Sélectionnez la catégorie Représentant puis créez la fiche individuelle de cet individu selon la même procédure que précédemment.

Vous créerez souvent au moins un enfant. Cliquez également sur le bouton vert Ajouter en haut à droite du cadre Composition de la famille.

Sélectionnez l'action Créer un individu si l'individu n'existe pas déjà dans la base de données. Sélectionnez la catégorie Enfant et la civilité Garçon ou Fille. Saisissez le nom de famille en majuscules et le prénom en minuscules avec la première lettre en majuscules. Cliquez sur Valider.

Vous devez maintenant compléter les autres informations de la fiche individuelle.

• Rubrique Identité : date de naissance.
• Rubrique Questionnaire : Répondez aux questions (si vous avez paramétré des questionnaires).
• Rubrique Liens : Vous pouvez définir les liens entre les membres de la famille.
• Rubrique Scolarité : Vous pouvez ajouter une nouvelle étape de scolarité si vous souhaitez enregistrer les classes des enfants.
• Rubrique Inscriptions : Saisissez les inscriptions aux activités en précisant pour chacune l'activité, le groupe et la catégorie de tarif.
• Rubrique Régimes alimentaires.
• Rubrique Maladies.
• Rubrique Médical.
• Rubrique Assurance : Optionnel.
• Rubrique Contacts : Optionnel.

Puis revenez à la fiche famille. Et créez les autres enfants de la famille selon la même procédure.

Après avoir créé tous les membres de la famille, vous devez terminer en complétant les rubriques qui vont concernent dans la Fiche familiale (page détaillant les rubriques). En fonction de votre organisation les différentes rubriques peuvent apparaître ou non et devront être remplies avec plus ou moins de soin.

Quand la saisie de votre fiche familiale est terminée. Vous pouvez éventuellement laisser la famille compléter les dernières informations directement sur son portail après avoir transmis leurs identifiants (voir Gérer des codes d'accès).

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• Fiche familiale
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