Saisir une fiche individuelle

Cette page décrit l'édition d'une fiche individuelle : les actions à mener pour la saisie et les modifications de ses informations.

• Recherche : cherchez sur le nom de l'individu
• Nouvelle famille : Cette page apparaît après avoir cliqué sur le bouton Ajouter de la page de saisie d'une nouvelle famille
• Menus : Individus → Liste des individus rattachés → parcourir la liste ou saisir quelques lettres du nom (sensible aux accents) puis cliquer sur l'icone Ouvrir la fiche individuelle. ( ajouter une image de cette icone)
• URL : pas d'accès rapide.

Les menus de cette page reprennent les onglets de Noéthys :

• Résumé
• Identité
• Questionnaire
• Liens
• Coordonnées
• Scolarité
• Inscriptions
• Régimes alimentaires
• Maladies
• Médical
• Assurances
• Contacts
• Consommations

En fonction des besoins de votre structure vous devrez faire une saisie plus ou moins complète. Il est conseillé de passer sur les items dans l'ordre pour ne rien oublier.

Dans certains items (ex. Consommations) on quitte la fiche individuelle, pour y revenir voir le paragraphe consommations.

Le menu résumé affiche les informations principales de l'individu.

L'ID est le numéro d'enregistrement de la fiche dans la base de données. Ce numéro est souvent mentionné dans les listes. Il est utile en cas d'anomalie dans la base.

S'il y a des inscriptions à des activités elles sont mentionnées dès le résumé.

C'est dans ce résumé qu'apparaissent les notes s'il y en a et qu'on peut en ajouter (équivalent de l'onglet information dans Noéthys).

Vous pouvez ici saisir les informations concernant l'identité de l'individu. Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis renseignez les champs qui vous concernent. Pensez à enregistrer.

La civilité et le nom sont obligatoires

Renseignez les champs qui vous concernent. Dans le cas d'un centre de loisirs, par exemple, on ne saisit les informations de naissance que pour les enfants. Dans le cas d'activités à destination d'adultes ces informations sont peut-être pertinentes.

Renseignez les champs qui vous concernent.
En général on ne renseigne rien sur la fiche des parents, uniquement sur la fiche des enfants.

Renseignez les champs qui vous concernent. où s'affiche le memo ? Différences avec les notes de la fiche individuelle ?

Après chargement de la photo vous devrez la recadrer. le recadrage étant limité, il ne permet pas toujours d'utiliser une photo de classe. Vous devrez peut-être recadrer la photo avant dans un logiciel d'image.

Dans cette rubrique tout dépend de votre organisation : les questionnaires sont des champs paramétrables par l'administrateur de votre fichier (voir questionnaires).

Exemples : un numéro de carte, un niveau de ski ou d'escalade, un barème utilisé par votre tarification, une mention de votre règlement de fonctionnement, etc.

On peut extraire ces informations par la liste des questionnaires individuels /bureau/individus/questionnaires/individus/liste.

Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis renseignez les champs qui vous concernent. Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les liens concernant l'individu.
En règle générale, on préfère renseigner les liens sur la fiche des enfants, notamment la responsabilité légale : la responsabilité légale sera précisée sur la fiche de l'enfant et non précisée sur la fiche du parent. On doit donc lire la fiche ainsi Prénom du parent | est son père, responsable légal
Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis renseignez les champs qui vous concernent. Pensez à enregistrer.

Les liens entre individus peuvent sembler superflus mais ils sont indispensables pour afficher les coordonnées d'un parent à partir des présences d'un enfant dans certains documents.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant les coordonnées personnelles et professionnelles de l'individu.
L'adresse postale peut être propre à cet individu ou rattachée à celle d'un autre individu de la même famille, ce qui permet d'éviter des erreurs de saisie et les oublis de mise à jour. saisir deux adresses ne rend pas automatique l'édition de deux étiquettes (voir édition d'étiquettes et de badges dans le menu individus).
Les informations professionnelles sont à saisir en fonction de vos besoins mais il est recommandé de prendre ce temps. Certains partenariats peuvent l'exiger.
Si vous utilisez les SMS pensez à renseigner les numéros autorisés à en recevoir.
Si vous utilisez les listes de diffusion pensez à ajouter les abonnements correspondants.
Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis renseignez les champs qui vous concernent. Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant la scolarité de l'individu.
La scolarité est annuelle, vous ne la remplirez donc que si elle vous est utile, ou à des fins statistiques.
Si besoin, cliquez sur Ajouter puis saisissez l'étape de scolarité. Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant les inscriptions aux activités de l'individu.

Cette étape est indispensable pour permettre la saisie de consommations.

Si besoin, cliquez sur Ajouter puis renseignez les champs, presque tous obligatoires. Pensez à enregistrer.

La date de début doit être saisie, la date de fin est optionnelle, mais pratique si les inscriptions sont à renouveler chaque année.

L'individu peut être inscrit à plusieurs activités mais dans un seul groupe pour chaque activité.

Les groupes et les catégories de tarifs peuvent être incohérents d'une activité à l'autre.

L'inscription peut être validée, en attente ou refusée. L'accès aux réservations sur le portail usagers peut être décoché (sans distinction des périodes ouvertes à la réservation) → conseillé pour une inscription refusée ou en attente.

C'est aussi dans cet onglet qu'on peut appliquer un forfait daté.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant les régimes alimentaires de l'individu. Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis sélectionnez les régimes alimentaires dans la liste. Vous pouvez ajouter un nouveau régime. Veillez à la cohérence des informations et aux connaissances des destinataires pour être explicite.

Il est interdit ¹⁾ de mentionner un régime religieux mais ses prescriptions/interdictions : pas de lait avec la viande, pas de porc, pas de viande le vendredi, etc.

Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant les maladies contractées par l'individu. Des maladies peuvent être ajoutées par les utilisateurs.

Si besoin, cliquez sur Modifier cette page puis renseignez les champs qui vous concernent. Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les informations médicales concernant l'individu :

• Médecin traitant : Cliquez sur ajouter pour sélectionner un médecin déjà saisi dans votre liste de médecins /bureau/parametrage/medecins/liste
  • Si ce médecin n'est pas encore référencé, vous pouvez l'ajouter maintenant : cliquez sur le + acceptez l'avertissement et saisissez les informations.
• Informations personnelles : cliquez sur Ajouter puis renseignez
• Vaccinations : cliquez sur Ajouter puis saisissez les dates des vaccins obligatoires dont vous avez la connaissance. Noéthys affiche une coche verte pendant leur période de validité.

Pensez à enregistrer pour chaque item.

Vous pouvez ici saisir les informations concernant les assurances de l'individu.

Si besoin, cliquez sur Ajouter puis renseignez les champs qui vous concernent ou importez depuis un autre individu de la même famille.

Pensez à enregistrer.

Vous pouvez ici saisir les contacts d'urgence de l'individu et leur attribuer des fonctions (Autorisé à récupérer l'individu et/ou A contacter en cas d'urgence)

Vous pouvez importer depuis une fiche déjà liée à cette famille ou Ajouter puis renseignez les champs qui vous concernent.

Cela ne créera pas un nouvel individu ?

Pensez à enregistrer.

Cet item permet d'ouvrir la grille des consommations de l'individu.

Dans cet item on quitte la fiche individuelle. Pour y revenir vous pouvez enregistrer ou annuler vos modifications ou encore utiliser le bouton précédent (ou Alt + ← ) de votre navigateur. En principe le bouton précédent équivaut à enregistrer vos modifications (vérifier si ce comportement est stable).

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