Probleme de ventilation

il y a 3 ans 6 mois #13180 par breteuil
Probleme de ventilation a été créé par breteuil
Bonjour,

Depuis quelques temps j'ai des problèmes de ventilation essentiellement dû aux déductions.
Je pratique une facturation a postériori, ainsi en début de moi quand quelqu'un viens payer le mois à venir je lui facture et ventile tout de suite le règlement sur la facture que je viens de générer.
Lorsque par la suite la personne annule un repas, je fais donc une déduction pour que ce repas lui soit décompté le mois suivant. C'est à ce moment là que noethys bouge la ventilation du départ et même modifie ma facture (cela pose de gros problèmes).

De même ce matin je me suis aperçue que lorsque je génère des factures et que je les paient au moyen du prélèvement automatique, les déductions ne sont pas prises en comptent dans la ventilation alors qu'elles sont bien sur la facture, du coup il faut que je reprenne les familles concernées une par une pour rajouter les deductions dans les ventilations.

Je suis donc toujours entrain de vérifier car en cas de contrôle du trésor public, je ne suis pas sur de mes factures car noethys les modifient. et modifie les ventilations.

Merci de votre aide
Cordialement

Frédérique

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il y a 3 ans 6 mois #13181 par Jakes
Réponse de Jakes sur le sujet Probleme de ventilation

breteuil écrit: Je pratique une facturation a postériori, ainsi en début de moi quand quelqu'un viens payer le mois à venir je lui facture et ventile tout de suite le règlement sur la facture que je viens de générer.

Comprends pas...

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il y a 3 ans 6 mois #13182 par Fred.th
Réponse de Fred.th sur le sujet Probleme de ventilation
Bonjour,

Je ne connais pas la comptabilité publique mais si j'ai bien compris je crains que tu te mettes dans l'illégalité avec ton fonctionnement...

Je suis dans une association et nous avons aussi adopté le paiement à l'avance (pour les vacances uniquement). En revanche nous ne facturons jamais à l'avance et si c'était le cas nous ne ferions plus de remboursement ou d'annulation.

Voici comment nous procédons (ce n'est sans doute pas idéal, ni simple mais ça fonctionne).
  1. Sur la base de la réservation des parents nous saisissons les prestations dans Noéthys. On peut déjà leur établir une liste des réservation ( dans la grille des consommations de la famille, après avoir configuré le calendrier comme il faut, bouton outils> imprimer la liste des réservations. Cette liste mentionne le montant).
  2. Ils nous paient ce qu'on leur demande et on ventile le règlement. On peut alors établir un reçu en cochant la case afficher la liste des prestations. Nous les informons (enfin on essaie...) que c'est juste un ticket et qu'en fonction des présences, annulations, activités supplémentaires ça pourra être corrigé par la suite.
  3. En fin de mois, ou en fin de période (à voir en fonction du public, des prestations) nous faisons une campagne de facturation que nous envoyons principalement par mail.
Les parents sont informés qu'une fois facturée la prestation ne peut plus être annulée, on ne peut plus ajouter l'aide journalière pour ceux qui ont oublié de nous la fournir, etc.

Fred.th, pour le Relais des Enfants à Montpellier
www.relaisdesenfants.fr

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il y a 3 ans 6 mois #13183 par Jakes
Réponse de Jakes sur le sujet Probleme de ventilation
J'avais compris que c'était une facturation à posteriori donc postérieure aux présences.
Mais il est clair qu'on ne peut pas revenir sur une prestation facturée.
C'est déjà comptablement illégal, une facture émise ne se modifie pas.
Je ne sais pas si c'est bien de cela qu'il s'agit...

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il y a 3 ans 6 mois #13187 par breteuil
Réponse de breteuil sur le sujet Probleme de ventilation
Bonjour,

merci de vos réponses, mais la facturation avant consommation est bien prévue dans la délibération de ma régie et est donc légal.
En fait j' inscrit en réservation les enfants et les parents viennent en début de mois pour régler le mois à venir. Ainsi je leur sors seulement a ce moment la la facture soldée (qui est en fait un reçu). Je ne peux pas sortir une facture si je n'ai pas le règlement.

Ceci me permet de ventiler directement le règlement sur la facture que je viens de créer.

En effet, cette facture ne devrait plus être modifiable mais mon souci viens du fais que si il y a une absence excusée et que je crée une déductions, noethys modifie la ventilation et la facture avec!
ces mêmes deductions ne sont pas ventilées quand en début de mois je génère le lot de factures pour les personnes qui ont opté pour le prélèvement automatique.

Avant je n'avais pas ce problème avec noethys.

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il y a 3 ans 6 mois #13190 par Jakes
Réponse de Jakes sur le sujet Probleme de ventilation
Très bien mais il faut employer les bons mots sinon on ne comprend rien et on ne peut pas t'aider.
Tu dis que tu factures "à posteriori" puis "avant consommation". C'est contradictoire.
Facturer avant consommation, mais ce n'est qu'une facture proforma et le règlement une perception d'acompte. Mais à ce stade on ne peut pas parler de facture.
Pourquoi pas !

La ventilation consiste à attribuer des prestations déjà saisies à chaque règlement. Totalement ou partiellement.

Quand à la modification d'une facture numérotée je persiste à dire que c'est interdit.
Toutes les modifications intervenant sur un produit compris dans une facture doit être reprise dans un nouveau document comptable (nouvelle facture rectificative, avoir, ...)
Et les factures n'ont jamais eu de lien avec la ventilation; ce sont les prestations qui sont comprises dans la facture que l'on ventile.
Une prestation facturée ne peut plus être modifiée. D'ailleurs Noethys bloque à ce niveau.
Il faut créer une prestation manuelle négative pour créditer le compte de la famille et en modifier le solde.

Je ne vois pas ce qui a changé dans Noethys qui peut avoir modifié ta façon de faire...Ivan le sait peut-être

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il y a 3 ans 6 mois #13191 par Ivan
Réponse de Ivan sur le sujet Probleme de ventilation
Bonsoir,

Je ne suis pas sûr d'avoir modifié cela récemment.

Mais le système de facture avant consommation me semble assez aléatoire et source d'erreur. J'ai bien compris qu'il s'agissait d'un système en place mais je me demande s'il ne faudrait pas revoir ça. J'ai peur que cela soit compliqué sur le long terme.

Ivan

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il y a 3 ans 6 mois #13192 par Jakes
Réponse de Jakes sur le sujet Probleme de ventilation
Je crois surtout que la terminologie doit être respectée.
On ne peut pas parler de facture tant qu'on ne sait pas ce qu'il y aura exhaustivement dedans et là je rejoins Fred qui donne une bonne solution.
Légalement quand on a une facture en main cela signifie que l"acheteur" a bien reçu ou profité de tous les éléments qui y sont mentionnés.
Une facture est une preuve d'achat.
Dans le cas dont on parle ici on remet des factures sans avoir la certitude que tous les éléments seront "vendus".
Donc ces factures numérotées ne correspondent pas forcément à la réalité.

Fred parle de "liste des réservations" chiffrées.
Dit comme cela ça me parait acceptable. On peut l'assimiler à un devis ou une facture proforma.
C'est donc une question de terminologie.

La facture doit être éditée après constatation de l'intégralité de la vente c'est à dire à M+1 et être acquittée.

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il y a 3 ans 6 mois #13193 par Ivan
Réponse de Ivan sur le sujet Probleme de ventilation
Oui, je suis d'accord.

Il y a d'autres documents qui permettent d'éditer une liste de réservations (Liste des réservations ou relevé des prestations par exemple).

Ivan

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