Conseil sur le paramétrage d'une activité centre de loisirs

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il y a 1 an 8 mois #26162 par MDJ Inguiniel
Bonjour à la communauté.
Ca y est, je vais enfin pouvoir utiliser pleinement Noethys après des années passées sur un logiciel moins bien mais plus cher ;)
Je voudrais faire mon test cet été pour être prêt en septembre.
Du coup je suis à la recherche de la meilleure solution. Je suis assez content de ce que j'arrive à bidouiller pour créer mes activités, mais il faut que ça soit à la fois pratique pour les anims et pratique lorsqu'il s'agit de gérer les inscriptions en nombre conséquent.

En gros, j'ai tenté trois solutions pour mon centre de loisirs :

Solution 1 : il y a 3 unités de consommation : matin, repas et après-midi.
Matin et après-midi sont des unités horaires afin de connaître le temps de présence exact des enfants au centre de loisirs (demande CAF).
Ca marche nickel (tarification à la journée, demi-journée avec ou sans repas etc.).
Le seul souci, c'est que lorsque je fais une inscription, c'est un peu long, je dois réserver l'unité matin, valider l'heure, puis réserver midi, puis aprèm et valider encore l'heure... Je trouve ça un peu long, et ça l'est encore plus quand il faut inscrire plusieurs enfants à la suite.

Solution 2 : j'ai une seule unité de consommation.
Je rentre alors l'heure d'arrivée et de départ des enfants, cela complète alors les unités de remplissage matin midi et aprèm et correspond à un tarif associé à une tranche horaire. Nickel niveau programmation, donc. Lors des réservations, j'ai juste un clic puis une validation à faire, c'est donc moins de taf que la solution précédente.
Par contre pour qui n'a pas cette logique, ce n'est pas terrible. Et il me semble que ça ne pourra pas être compatible avec les demandes d'inscription via Connecthys, ou en tout cas je ne trouve pas le paramétrage qui correspond : par exemple si une famille réserve "matin avec repas", rien ne me permet de paramétrer pour que cela réserve l'unité sur l'horaire 7h30-13h30.

Solution 3 : Je créé une unité de consommation par prestation proposée : journée, matin avec repas, matin sans repas, après-midi avec repas, après-midi sans repas.
Chacune correspond aux unités de remplissage qui vont bien et aux tarifs appropriés.
L'ennui, c'est que lorsqu'un enfant est inscrit, par exemple, en matin avec repas reste finalement toute la journée, je suis obligé de supprimer puis recréer la conso. Et ça arrive assez souvent dans ma structure.


Du coup comme je ne suis pas pleinement satisfait de ces solutions, je me demandais s'il y avait d'autres paramétrages possibles ou des retours d'expérience qui m'aideraient à être au top du top.
Je me demandais même s'il n'était pas judicieux de créer des unités de conso pour la réservation et des unités pour la facturation. Mais c'est encore plus compliqué.

Bref je suis preneur de vos expériences ;)
Un grand merci à ceux qui prendront le temps de lire mon message !

Maël

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il y a 1 an 8 mois #26164 par Jakes
Bonsoir,
Je ne suis pas sûr d'avoir tout compris.
Solution 1 : tu veux que Noethys devine ce qu'il faut valider comme heures d'arrivée et de départ ?
Solution 2 : 7h30/13h30 c'est toujours pareil ?
Solution 3 : tu veux que Noethys devine que l'enfant va rester l'après-midi ?
Là il faut un lecteur de cerveau...

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 1 an 8 mois #26170 par MDJ Inguiniel
Bonjour Jakes,

En fait dans tous les cas, j'ai besoin de ces informations : heure d'arrivée et heure de départ des enfants. Peu importe la méthode utilisée, j'ai besoin de savoir précisément combien de temps passe un enfant au centre de loisirs. Je peux pouvoir "pointer" les heures que ce soit dans le gestionnaire de consommations, avec une scanette, avec la procédure de badgeage ou avec Nomadhys, je ne veux rien m'interdire.

Du coup j'ai essayé avec les 3 solutions que j'ai décrites et ça fonctionne nickel à chaque fois. Temps de présence bien enregistré, correspondant au paramétrage voulu par rapport à la facturation. En ce point Noethys est tellement permissif que c'est presque un bonheur.
Mais chaque solution apporte ses petits problèmes, donc je cherche à savoir laquelle est la plus fonctionnelle, rapide, facile d'utilisation et compatible avec Connechys auquel je compte souscrire d'ici la fin de l'année. Ou alors savoir s'il existe une autre solution, ultime, que les ninjas espagnols utilisaient déjà dans l'antiquité et qui a fait ses preuves.

J'espère que je suis plus clair dans ma demande :)

Maël

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il y a 1 an 8 mois #26171 par Jakes
Bonjour,
Oui tu es clair.
Il n'y a pas de solution miracle dans la mesure où tu dois indiquer à Noethys les heures et là tu te moques que ce soit en journée ou 1/2 journée; là on parle de temps passé. Alors tu n'as besoin que d'une unité de conso appelée journée même si l'enfant ne reste que 2h. S'il y a une rupture de présence dans la journée (pause méridienne par exemple) tu peux utiliser le type d'unité Multi-horaires.
C'est à toi de voir quel est le plus pratique. Si tu as une scannette c'est le top.
Concernant Connecthys il ne te dira pas les heures arrivée/départ, il se contentera de t'informer qu'un enfant souhaite venir au centre de loisirs un jour donné.
Il y aura donc une intervention de ta part pour informer les parents que tu es d'accord (ou pas) pour accueillir cet enfant et après son départ valider le temps passé.
Il me semble que j'utiliserais une scannette à mémoire (tablette) que je viderais dans Noethys après la journée. C'est ce que nous faisons avec la crèche. Ce sont les parents qui s'identifient sur la tablette et elle enregistre, pas d'intervention de notre personnel si ce n'est un coup d'oeil réflexe. Est-ce compatible avec ton fonctionnement ?

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
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il y a 1 an 8 mois #26172 par MDJ Inguiniel
Merci Jakes, du coup ça me conforte dans mon idée du moment (la solution 3 qui semble être la plus pratique et la plus rapide pour moi)

Le souci que ça me pose alors, c'est par rapport à Connecthys, puisque les familles ne pourront par donner les horaires au moment de la réservation... bon je pense que c'est un faux problème vu que j'ai finalement assez peu de réservations en demi-journée. Je verrai au moment du test ce qu'il est envisageable de faire.

Du coup puisque tu évoques la tablette/scanette à mémoire, comment procédais-tu ? Car pour l'heure, la solution qui me semble la plus simple c'est d'utiliser une scanette à mémoire (en plus j'en ai), mais du coup je ne peux pas laisser les parents gérer cela sans contrôle... Il y a une application ou un logiciel spécifique à utiliser pour faire tout ça bien ?

Merci pour tes précieux conseils !

Maël

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il y a 1 an 8 mois #26173 par Jakes
En fait c'est en lien avec un autre logiciel que Noethys puisque je n'ai jamais pu utiliser ce dernier pour la crèche, Noethys n'acceptant pas à l'époque les scans arrivée/départ mais seulement une présence.
Tu dis que tu peux scanner arrivée/départ, c'est nouveau pour moi...
Donc le développeur de ce logiciel (bien moins performant que Noethys sur les autres points) a créé une fonction d'enregistrement sur tablette avec la possibilité de reverser les données dans son logiciel.
On a attribué un code à chaque enfant et à l'arrivée à la crèche l'adulte saisit ce code sur une tablette fixée au mur et qui présente un clavier numérique de saisie.
Ex: le clavier numérique est affiché, on tape 5482
L'afficheur demande : "ton nom est bien Téo ?"
On touche OUI et l'arrivée est enregistrée
A la reprise de l'enfant c'est pareil et le départ est enregistré.
Si l'adulte oublie de valider le départ on facture jusqu'à l'heure de fermeture.
Après la fermeture ou le lendemain avant l'ouverture le personnel retire la carte numérique de la tablette et l'insère dans l'ordi qui gère le logiciel. Le transfert se fait et le logiciel enregistre les données.
En conclusion, je ne sais pas si Noethys offre cette possibilité de reversement.
Certains ici utilisent le badgeage et pourront peut-être te renseigner, voire Ivan s'il a une minute...

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