Aide journalière / crédit CAF / activités

Bonjour à tous,

Tout d'abord je tiens à féliciter Ivan et Jakes pour ce formidable outil qu'est Noethys et toute l'aide apportée par la communauté.

Je suis prestataire informatique d'un centre de loisir.

Voici les infos sur le centre :
- 3 sites : site Z, site R, site L
- Site Z gère les mercredis avec repas, les vacances avec repas, le périscolaire et la garderie.
- Site R et site L gèrent, les mercredis, les vacances et le périscolaire.
- Site Z est composé de 2 groupes pour les mercredis et les vacances et de 3 groupes pour le périscolaire et la garderie.
- Site R et site L sont composés de 1 groupe chacun pour les mercredis, les vacances et le périscolaire.
- Tarifs de site Z : en fonction du QF et du nombre d'enfant par famille présent ou non avec ou sans crédit CAF (journée, demi-journée commune et journée, demi-journée hors-commune).
- Tarifs site R et site L : unique avec ou sans crédit CAF (journée, demi-journée commune et journée, demi-journée hors-commune).

Voici les paramétrages que j'ai mis en place :
- 4 activités : mercredi, vacances, périscolaire, garderie
- Activité mercredi, 4 groupes et unités : Z 3-5 ans, Z 6-8 ans, L 6-12 ans et R 3-5 ans
- Activité vacances, 4 groupes et unités : Z 3-5 ans, Z 6-8 ans, L 6-12 ans et R 3-5 ans
- Activité périscolaire, 5 groupes et unités : Z CP, Z CE1, Z Cm1-CM2, L CE2 et R maternelle
- Activité garderie, 3 groupes et unités : Z CP, Z CE1, Z Cm1-CM2

Après avoir fait plusieurs tests, cette configuration est la plus adaptée aux besoins du centre, cela dit, il y a trois problèmes qui subsistent :

Question 1 :
Les enfants peuvent changer de groupe en cours d'année ponctuellement.
ex : un enfant inscrit à l'activité mercredi sur Z 3-5 ans peut être transféré sur R 3-5 ans car le groupe Z 3-5 ans est pleins.
Dans le gestionnaire des consommations, ont peux changer le groupe, mais il n'attribuera pas le tarif correspondant. Pour cela, on doit aller dans la fiche de l'enfant pour modifier le groupe dans l'activité.
Y'a t-il un moyen d'affecter un autre groupe ponctuellement avec le bon tarif sans passer par la fiche enfant ?

Question 2 :
Les enfants peuvent changer de groupe en cours d'année définitivement.
ex : un enfant inscrit à l'activité mercredi sur Z 3-5 ans peut être transferé sur Z 6-8 ans car il vient d'avoir 6 ans
Y'a t-il un moyen de faire ce changement de manière automatique ou tout du moins en traitement par lot ?

Question 3 :
La CAF attribut à certaine famille un crédit pour toutes activités confondues.
ex : un enfant reçoit un crédit CAF de 200 €. Cet enfant est inscrit à l'activité mercredi, vacances et périscolaire. Les tarifs correspondant à chaque activité vont être déduit des 200 €.
Dans la fiche famille / aide journalière, il n'est apparemment pas possible d’attribuer une aide sur plusieurs activités.
Y'a t-il un autre moyen d'attribuer plusieurs activités à un seul montant d'aide ?

J'espère avoir été claire.
Merci d'avance pour vos lumières.

Bonne journée.

Bonjour et bienvenue

Tout d'abord Ivan sera très certainement honoré du jugement que tu portes à Noethys.
Quant à moi je ne touche absolument pas à son développement, je suis complètement incompétent dans le codage informatique.

Concernant ton paramétrage.
Le groupe est défini comme une identification qu'il est préférable de ne pas modifier ou le moins possible en cours d'année.
C'est pour cela qu'il concerne en principe l’âge, le sexe, et tout élément peu variable ou invariable.
"Promener" les individus dans les groupes générera toujours des difficultés, surtout si le tarif change en même temps que le groupe...
Il y a une catégorie que tu n'as pas employée, ce sont les étiquettes, sous-unités des unités de consommations.
Je pense que laisser toujours les individus dans le même groupe, à l'exception d'un changement incontournable en cours d'année dû à l'âge par exemple serait plus rationnel.
Tu peux également filtrer la tarification par étiquette.
Le changement de groupe par lot n'est pas prévu. Il faut donc aller dans chaque inscription.

Pour la CAF, nous fonctionnons par aide journalière pour ce qui est des séjours et nos tarifs ALSH à la journée tiennent compte des aides CAF, donc rien n'impacte Noethys.
Par le passé nous avons fonctionné par règlement. C'est à dire que j'avais créé un mode de règlement "CAF" qui n'était donc pas lié aux activités.
Nous pouvions à tout moment saisir un règlement "CAF" venant en complément d'un mode de règlement "chèque" avec des ventilations partielles mais complémentaires.

Bonjour,

Merci pour cette réponse rapide.

Le centre aéré est composé de 3 sites en trois lieux géographiques différents et ils ont besoin d'avoir des listes, synthèses et autres filtres par sites (Z, L, R) et/ou par activités (mercredi, vacances, périscolaire, garderie), et/ou par unités (Z 3-5 ans, Z 6-8 ans...).
C'est pourquoi je ne peux pas utiliser les étiquettes car pour la liste des prestations, la synthèse des prestations, et l'état global, il n'y a pas de filtre pour les étiquettes.
Ils accueillent un public avec très peux de ressources financières et sont amenés régulièrement à "promener" les individu de site en site (selon le site le tarif n'est pas le même) en plus du du changement d'âge à l'année.
Ils devront donc faire cette manip sur la fiche de chaque enfants (changement d'unité ex : Z 3-5 ans vers Z 6-8 ans ).

Pour la CAF, aux vue de leurs besoins expliqués ci-dessus, ils devront diviser en 4 par exemple la somme d'aide journalière de l'enfant et faire des ajustements lorsque l'aide est à zéro sur une des activités.

C'est un peu dommage que l'on ne puisse pas affecter le crédit CAF à plusieurs activités (la CAF attribut une somme globale) ainsi que le traitement automatique du changement d'age (changement d'unités).
Mais bon, ce logiciel est 100 fois mieux que leur système actuel, donc encore merci !

Pour information, dans le cas ou cela intéresserai d'autre personne, je vais mettre mon mari à contribution pour développer ces fonctionnalités (moyennant plusieurs bons petits plats lol ) .

Bonne journée.

Bonjour,
En fait tu regroupes sur un même fichier Noethys 3 entités différentes.
Le seul point commun étant que c'est le même gestionnaire.
Alors ça complique un peu.
Pourquoi ne pas établir des tarifs tenant compte des aides CAF (suivant le QF) comme nous faisons pour certaines activités et tu ne t'occupes plus de ces aides au quotidien.
C'est une solution.

Au point de vue Noethys qui utilise le logiciel ? toujours la même personne ? une personne par site ? vous êtes en réseau ? local ? distant ?

Je pense que je me suis mal expliqué

J'utilise déjà des tarifs tenant compte des aides CAF (suivant le QF)
- Tarifs de site Z : en fonction du QF et du nombre d'enfant par famille présent ou non avec ou sans crédit CAF (journée, demi-journée commune et journée, demi-journée hors-commune).
- Tarifs site R et site L : unique avec ou sans crédit CAF (journée, demi-journée commune et journée, demi-journée hors-commune).

Ce qu'ils appellent crédit CAF, c'est une enveloppe d'un montant X donné par la CAF au centre aéré par famille ou enfants, qui servira à payer les prestations.
Exemple :
- Une famille avec un enfant, un QF de 450 et une enveloppe CAF de 100 €.
- Calcul tarif de 6 mercredis pour le site Z : 2 € (tarifs demi-journée pour 1 enfant et un QF entre 0 et 500) X 6 mercredis = 12€
La famille ne réglera pas cette facture, le montant sera déduit de leur enveloppe de 100 €.

Deux personnes vont utiliser le logiciel au siège (la base sera hébergée sur un serveur au siège). Sur les différents sites, les animateurs utiliserons Nomadys pour faire l'appel et faire des réservations.

OK je comprends mieux
Le crédit CAF est généré par l'inscription d'un enfant qui y est éligible.
Il est versé à la structure mais reste personnalisé à l'enfant qui l'a initié.
Je ne vois pas dans tes explications l'utilisation de prestation forfaitaire.
Donc tu fonctionnes en prestation journalière et tu seras obligé de saisir une présence tous les jours que ce soit en individuelle ou par lot.
Je peux réfléchir à un paramétrage mais tout d'abord valide-moi ce que je viens d'écrire. Pas d'erreur ?

En effet tous les tarifs sont des prestations journalières et non forfaitaires.
Certains enfants en plus du tarif journalier disposent d'une enveloppe donnée par la CAF à la structure pour déductions des prestations...
Chaque enfants peut être inscrit pour un ou plusieurs jours et sera noté absent ou présent chaque jour de chacune des réservations (lors de l'appel).

Evyta83 écrit: Question 1 :
Les enfants peuvent changer de groupe en cours d'année ponctuellement.
ex : un enfant inscrit à l'activité mercredi sur Z 3-5 ans peut être transféré sur R 3-5 ans car le groupe Z 3-5 ans est pleins.

Sur Z il mange, sur R il ne mange plus ?

Dans le gestionnaire des consommations, ont peux changer le groupe, mais il n'attribuera pas le tarif correspondant. Pour cela, on doit aller dans la fiche de l'enfant pour modifier le groupe dans l'activité.
Y'a t-il un moyen d'affecter un autre groupe ponctuellement avec le bon tarif sans passer par la fiche enfant ?

Non pas possible. Il faut faire une unité de conso par site, par âge, par type de prestation et par tarif

Question 2 :
Les enfants peuvent changer de groupe en cours d'année définitivement.
ex : un enfant inscrit à l'activité mercredi sur Z 3-5 ans peut être transferé sur Z 6-8 ans car il vient d'avoir 6 ans
Y'a t-il un moyen de faire ce changement de manière automatique ou tout du moins en traitement par lot ?

Non toujours pareil, le changement de groupe passe toujours par la fiche individuelle

Question 3 :
La CAF attribue à certaine famille un crédit pour toutes activités confondues.
ex : un enfant reçoit un crédit CAF de 200 €. Cet enfant est inscrit à l'activité mercredi, vacances et périscolaire. Les tarifs correspondant à chaque activité vont être déduit des 200 €.
Dans la fiche famille / aide journalière, il n'est apparemment pas possible d’attribuer une aide sur plusieurs activités.
Y'a t-il un autre moyen d'attribuer plusieurs activités à un seul montant d'aide ?

Le mieux est de créer un mode de règlement "CAF".
Quand tu reçois un crédit CAF tu saisis un règlement dans la fiche familiale ce qui crédite le compte de la famille.
Les prestations viendront imputer ce compte.

Pour la tarification, c'est la même que pour ma structure
Tu crées des catégories de tarifs :
- 1 enfant commune
- 2 enfants commune
- 3 enfants commune
- 1 enfant hors commune
- 2 enfants hors commune
- 3 enfants hors commune
- ....
Puis tarifs suivant QF

A y réfléchir à nouveau : quel est l'intérêt, pour Noethys, de classer les individus en plusieurs groupes ?

Concernant le crédit CAF je fonctionne également en mode de règlement avec le conseil départemental dans le cadre de l'ASE.
Une certaine somme allouée après devis fourni qui permet de créditer le solde de la famille.

Bonjour,

Est-il possible que je t’envoie ma base, ce sera plus parlant pour que tu puisses m'aider ?
Merci de ton investissement

Bonne journée.