Ecole de musique : paramétrage activité solfège

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il y a 10 ans 5 mois #7540 par PascalB
Bonjour,

Je me suis lancé après confirmation par Ivan que Noethys devrait correspondre à nos besoins. Et pour Jakes, désolé je n'ai pas encore joué un morceau de musique, je n'ai pas de piano sur mon lieu de vacances ! ;)
Je commence donc à tester le logiciel grâce au guide de référence. J'ai créé un fichier et j'essaie maintenant de voir comment paramétrer nos activités d'école de musique associative. J'ai l'impression que ce devrait être beaucoup plus simple que pour les ALAE ou autres structures.
Je me pose une première question : je crée une activité Formation Musicale avec des groupes (1ère année, 2ème année...). Je pensais ne pas avoir à créer d'unités de consommation car les familles qui inscrivent leur enfant l'inscrivent pour l'année. Le tarif est de 11 € par mois, donc 110 € par an. Je pensais donc l'inscrire en forfait daté sans consommation (110 €).
Mais il arrive que des enfants arrêtent en cours d'année pour raisons diverses et nous sommes donc obligés de leur rembourser les mois qu'ils n'ont pas pratiqués.
De même, il arrive que des familles inscrivent leur enfant en cours d'année et nous démarrons donc la prestation au mois concerné.

Dois-je donc créer une unité de consommation par mois ? SI oui, est-ce possible aux inscriptions en septembre de cocher de manière automatique les 10 unités ? (cela concerne 95 % de inscrits)

J'espère que je me suis bien fait comprendre !!

Merci pour vos réponses ! Je risque d'avoir encore d'autres questions d'ici fin août !

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il y a 10 ans 5 mois #7547 par Jakes
Si j'ai bien compris et dans la frustration d'un morceau de musique qui ne viendra pas, tu dois créer une unité de conso "journée"
Puis un forfait crédit mensuel.
Tu peux désormais inscrire un enfant quand tu veux et arrêter la saisie des forfaits crédit quand tu veux aussi.

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 10 ans 5 mois #7549 par PascalB
Merci pour ta réponse, Jakes ! Et on m'a toujours dit qu'on se construit dans la frustration ! ;)
J'ai essayé ta proposition mais je suis obligé de saisir dans les consommations un forfait crédit pour chaque mois, laborieux et long, surtout que la majorité sont inscrits automatiquement sur 10 mois !
En fait, la situation correspond plutôt à ce que tu avais posté il y a un moment ici : post Jakes
Il s'agit de ton atelier théâtre tous les mercredis. Comment procèdes-tu du coup ?

Merci !
Et pour le morceau de musique, quelques vidéos des élèves de l'école de musique ici : vidéos

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il y a 10 ans 5 mois #7556 par Jakes
Ah de la musique ! merci
Nous nous faisons du théâtre
Concernant ce théâtre le sujet que tu as "déterré" date de deux ans maintenant.
En fait je n'utilise plus les forfaits datés que je juge moins malléables que les forfaits crédit.
Rappelons au passage qu'il s'agit de crédit de présences et non d'Euros.
Alors pour mon atelier théâtre j'ai fait un forfait crédit, que j’enregistre en début de période (septembre) et qui couvre l'année scolaire. Donc un seul encaissement en septembre (ou mois suivants si inscription tardive) et je saisis les présences dans le gestionnaire de conso pour les stats de fréquentation.
Il y a possibilité de modifier le prix du forfait dans le cas où on décide de le réduire au prorata de la durée de l'activité ou tout autre motif.
Dans le cas d'arrêt prématuré, le forfait est encaissé et comptabilisé depuis longtemps, je procède par remboursement.
Saisie d'une prestation négative et règlement négatif du même montant. Remise d'un chèque de remboursement.
Mais il est parfois difficile pour certaines familles de payer la totalité de l’année scolaire dès le mois de septembre.
Nous acceptons la remise de plusieurs chèques que nous encaissons mois après mois.
Tu peux aussi paramétrer en prestation journalière en considérant que le 1er ou le dernier jour du mois représente le mois entier.
Tu ouvres le calendrier tous les 1ers de chaque mois, tu mets le tarif journalier (que tu appelles « mois ») à 11 euros et tu saisis la présence du mois, ceci mois après mois.
C’est une piste…

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
Génération d'un fichier .nxa à joindre au message = Action/Répondre/Pièces jointes/Ajouter des fichiers/Insérer/Soumettre

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il y a 10 ans 5 mois #7563 par PascalB
OK, je comprends les possibilités du forfait crédit. Mais j'imagine que c'est toi qui saisis les inscriptions et qui donc gère l'ajout de ce forfait crédit.
Pour ma part, sur le premier de week-end de septembre, plusieurs bénévoles vont saisir les inscriptions pour l'année de 90 % des élèves et je compte donc utiliser Noethys en réseau.
Mon objectif est que tout soit le plus simple possible, en résumé : le bénévole saisit l'identité du ou des élèves + responsable, ajoute des activités que j'aurais préparées au préalable (solfège, instrument et cours collectif) et réalise ensuite les encaissements, en étalant effectivement les paiements sur 10 mois (les familles font souvent 10 chèques que nous encaissons chaque mois), je souhaiterais donc que chaque bénévole saisisse tout ça.

Je souhaite donc que quand le bénévole inscrit l'élève à une activité, le tarif de la prestation s'ajoute automatiquement sans autre manipulation de sa part. Et j'ai l'impression que seul le forfait daté permet cela, je n'ai pas réussi à trouver l'option "saisie automatique" avec le forfait crédit. Me trompe-je ?

Merci en tout cas pour tes réponses et tes photos du théâtre !

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il y a 10 ans 5 mois #7564 par Jakes
C'est bien ça, il faut saisir le forfait crédit en plus de l'inscription.
Mais c'est très rapide et facile.
Combien as-tu d'élèves ?
Attention au forfait daté, c'est encore plus contraignant.
Par rapport à ta description le mieux est la prestation journalière à cliquer une fois pas mois et qui facture automatiquement.

Pour une aide sur le paramétrage, poster le fichier que vous avez déjà créé en pièce jointe= Paramétrage/Activités/ bouton d'export sur la droite
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il y a 10 ans 5 mois - il y a 10 ans 5 mois #7565 par PascalB
OK merci Jakes, je vais creuser tout ça ! J'ai 150 élèves.
Dernière édition: il y a 10 ans 5 mois par PascalB.

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