Réforme Rythmes Scolaires

Bonjour à tous,
Notre association a été missionnée pour assumer l'organisation des activités éducatives périscolaires dans le cadre des heures libérées par la Réforme des Rythmes Scolaires. La Commune qui nous a missionné commence en septembre 2013, ce qui justifie de ma part un peu d'urgence. Je pense utiliser Noethys pour gérer ces activités. Avec votre aide, j'aimerai établir le cahier des charges pour bien paramétrer le logiciel.

Organisation des activités :

• le mardi et le vendredi
• 13h30 à 15h pour les élémentaires et 15hà 16h30 pour les maternels
• pour chaque tranche d'âge, la possibilité de participer à 5 projets qui se déroulent en simultané (5 animateurs)
• 5 périodes dans l'année entre les vacances scolaires
• Les enfants inscrits dans un projet, le sont pour la période entière

Mes besoins :

• Gérer les inscriptions des enfants à un projet pour une période entière
• Imprimer des listes d'appel pour les animateurs
• Imprimer un courrier convivial pour les familles indiquant les projets choisis par leur enfant (en incluant ci-possible une indication de tenue ou de matériel nécessaire.)
• Pouvoir accéder aux données via Internet (fichier réseau)
• Identifier les utilisateurs
• Prévoir un fonctionnement identique pour un autre site (groupement d'activités)
• Pointer les présences et les absences
• Gérer des statistiques de fréquentation (pour une éventuelle Prestation de Service CAF)
• Gestion des numéro d'habilitation DDCS (pour une éventuelle déclaration)

J'utilise couramment TeamWorks mais pas encore Noethys. J'aimerai savoir si le logiciel ne sera pas surdimensionné par rapport à mon utilisation mais aussi vérifier que tout ce dont j'ai besoin figure bien à l'intérieur. J'imagine que je ne serai pas le seul à solliciter la communauté pour de telles questions...
Merci pour votre coopération...

Bonjour et bienvenue,
La communauté utilise tout ça depuis pas mal de temps.
Je ne vois pas dans cette liste un point irréalisable par Noethys.
Perso ma structure fait tout ça et même plus.
Bon courage

Bonjour Jakes et merci pour cette première réponse !

Un des points qui m'interroge le plus est l'inscription d'un enfant à un projet (avec des dates de début et de fin) sans avoir à saisir toutes les dates... J'ai besoin que les choses aillent vite.. Il y a 120 enfants a inscrire 2 fois par semaine sur 5 projets (sur 5 périodes)... etc...
Je commence à regarder Noethys pour le paramétrer... Je vais peut être regarder la doc aussi mais mon temps est extrêmement compté. J'avais envisagé la mise en place d'une base de données... mais bon le principe de Noethys me plait plus !

Si j'ai bien compris il n'y a aucune tarification, ni pour les familles, ni pour des organismes divers.
Il faut néanmoins créer une unité de consommation "journée" puisque tu veux pointer les présences et les absences.
Tu peux très bien comme je l'ai fait à l'époque inscrire les enfants (et leur famille, au moins le représentant légal) sans avoir finalisé l'activité.
Pour les activités il t'en faut 5, une par projet donc une par période.
Le mieux est de paramétrer comme un ALSH en prestation journalière, car en forfait daté (même s'il n'y a pas de paiement) tu ne peux pas pointer jour par jour. C'est un bloc immuable.

• une activité "Tir à l'Arc - Trimestre 1"
• avec un responsable (Dédé !!)
• du 1/09/2013 au 18/10/2013 (dates fictives du premier trimestre)
• public enfant
• regroupement (MaVille)
• sans agrément
• sans groupe (j'ai pas encore compris ce dont il s'agissait : tranche d'âge ??)
• aucun renseignement
• aucun tarif (ou un gratuit s'il le faut)

Pour les consommations, je ne pige pas encore le concept... je cherche !!

une activité "Tir à l'Arc - Trimestre 1" pourquoi pas !!
avec un responsable (Dédé !!) Là c'est bon pour l'info à mettre dans l'onglet généralités mais aucune incidence sur le fonctionnement du logiciel
du 1/09/2013 au 18/10/2013 (dates fictives du premier trimestre) mets les quand même toutes dans le calendrier même si il y aura des écarts, journées non utilisées...
public enfant oui
regroupement (MaVille) c'est quoi ça ?
sans agrément pas de pb
sans groupe (j'ai pas encore compris ce dont il s'agissait : tranche d'âge ??) c'est ce que tu veux pour distinguer des enfants par rapport à d'autres, ce peut être des tranches d'âge, les castors et les pollux le unijambistes, les fumeurs, ...tu auras donc des stats par groupe mais un enfant ne peut faire partie que d'un groupe dans une même activité
aucun renseignement
aucun tarif (ou un gratuit s'il le faut) pas obligé

Jakes écrit: une activité "Tir à l'Arc - Trimestre 1" pourquoi pas !!
avec un responsable (Dédé !!) Là c'est bon pour l'info à mettre dans l'onglet généralités mais aucune incidence sur le fonctionnement du logiciel
du 1/09/2013 au 18/10/2013 (dates fictives du premier trimestre) mets les quand même toutes dans le calendrier même si il y aura des écarts, journées non utilisées...
public enfant oui
regroupement (MaVille) c'est quoi ça ? ---> Un regroupement par commune concernée (il y a fort à parier que nous aurons plusieurs communes à gérer en 2014...)
sans agrément pas de pb
sans groupe (j'ai pas encore compris ce dont il s'agissait : tranche d'âge ??) c'est ce que tu veux pour distinguer des enfants par rapport à d'autres, ce peut être des tranches d'âge, les castors et les pollux le unijambistes, les fumeurs, ...tu auras donc des stats par groupe mais un enfant ne peut faire partie que d'un groupe dans une même activité ---> Je peux peut être distinguer mes activités pour les élémentaires ou les maternels non ?
aucun renseignement
aucun tarif (ou un gratuit s'il le faut) pas obligé

Bon en fait non.... le regroupement par commune n'a pas d'intérêt...
Je ne vois pas comment l'utiliser ...

Pas sur que cette fonction ait de l'intérêt dans le cas présent !

regroupement (MaVille) c'est quoi ça ? ---> Un regroupement par commune concernée (il y a fort à parier que nous aurons plusieurs communes à gérer en 2014...) alors il faudra saisir dans Noethys tous les enfants de toutes les communes et là tu peux distinguer par groupes au noms des communes

sans groupe (j'ai pas encore compris ce dont il s'agissait : tranche d'âge ??) c'est ce que tu veux pour distinguer des enfants par rapport à d'autres, ce peut être des tranches d'âge, les castors et les pollux le unijambistes, les fumeurs, ...tu auras donc des stats par groupe mais un enfant ne peut faire partie que d'un groupe dans une même activité ---> Je peux peut être distinguer mes activités pour les élémentaires ou les maternels non ? oui et tu peux combiner avec les groupes par commune, par exemple "maternelle Bordeaux", "primaire Bordeaux", "maternelle Libourne",...

Bien... on a bien avancé !

Je ne sais pas s'il est utile de définir des groupes... par contre, je pense utiliser les regroupements d'activités pour dissocier les projets par grands types d'activités : sport, éducation artistiques.... Par contre, je vais identifier un groupe unique parce que je ne vois pas à quoi il va me servir pour l'instant. J'aimerai bien avoir un public maternel et un élémentaire pour m'interdire d'affecter une activité à un enfant qui n'aurait pas le bon âge... bon pour l'instant, je n'ai pas trouvé comment définir les publics....

Une idée ??