Estimation - prélèvements mensuels - régularisation

Bonjour,

l'année 2016-2017 s'achève, nous avons utilisé Noethys et Nomadhys toute l'année pour les compteurs de repas et de garderie des enfants de l'école.
L'année prochaine, on passe un cran supplémentaire en utilisant les fonctionnalités de facturation.

J'ai besoin d'une aide pour le paramétrage, j'ai un peu la crainte de me planter. Pour la cantine, nous fonctionnons par prélèvement mensuel sur la base de l'estimation du nombre de repas à prendre dans l'année. Chaque famille déclare les jours où les enfants mangeront à la cantine. Nous régularisons en fin d'année en fonction des absences dans l'année.
Je ne sais pas si c'est possible ... J'ai testé les contrats mais je ne vois pas comment les utiliser. La facture mais j'ai pas l'impression que je puisse diviser automatiquement sur 10 mois ...
Bref, à l'aide !!!

Merci d'avance

Bonsoir,
C’est bien les contrats qui collent le mieux à ton fonctionnement.
Il faut savoir qu’un contrat doit être obligatoirement adossé à un forfait crédit.
Par exemple, si l’année coute 600€ tu dois créer et enregistrer un forfait crédit à 0 euro pour ne pas doubler la facturation.
Puis un contrat de 60€ par mois dans la fiche individuelle.
Chaque mensualité sera enregistrée sur un mois donné ce qui permettra la facturation et le prélèvement automatique chaque mois .
Dans ton cas, et vu que chaque famille te déclarera un nombre de repas différent, tu devras calculer le prix annuel et Noethys divisera par le nombre de mois souhaité.
C’est relativement simple mais je pense que si tu n’as pas réussi c’est que tu n’as pas associé de forfait crédit.
http://docdro.id/fGK1elG
Tiens nous au courant

Alors j'ai réussi mais je crains que ça ne nous convienne pas car
- quand je passe un repas en absence justifiée il doit être "remboursé" et je n'ai pas l'impression si ?
- c'est assez compliqué dans notre cas car le tarif du repas est coefficienté par le coef caf donc ça va faire beaucoup de calcul "à la main" et si on se trompe les repas sont tous "gratuits". J'ai mis un forfait mensuel de 1€ et les 143 repas ont été réservés, quand je les pointes "présent" pas de prestations supplémentaires.
j'ai peut-être raté quelque chose ...

Tu es dans le cadre d'un forfait crédit et les présences et absences n'ont aucun effet sur la facturation.
C'est un paramétrage que j'ai déjà fait pour une structure qui fonctionne comme toi, sauf qu'il n'y avait pas de contrat.
Mais cela ne gêne pas. Les contrats sont simplement des échéanciers qui distribuent les règlements. Même si on peut reconsidérer les mensualités à tout moment, pour les crèches par exemple.

Ce que je te propose donc c'est de maintenir les contrats et les forfaits crédits obligatoires, même si ces derniers ne servent à rien, et de paramétrer en parallèle des tarifs négatifs à prestation journalière dont la saisie viendra se défalquer de la mensualité (possibilité de les tarifer à 0 si on veut juste les compter pour les comptabiliser en fin d’année)
A saisir dès lors que tu juges que le repas ne doit pas être facturé.

En fin de mois tu prélèveras le contrat mensuel diminué des repas déduits (ou non si tarification à 0).

Ceci, même si je pense que des prestations journalières seraient plus adaptées à ton fonctionnement.
Pourquoi forcément un lissage alors que tu peux faire payer le réel sans aucune intervention supplémentaire dans Noethys ?

Cela faisait moins de travail au final comme tout était calculer "à la main" dans un tableur. On calculait en début d'année le coût pour toute l'année scolaire, on divise par 12 et en juillet on régularise sur le dernier prélèvement d'août. C'est vrai que comme Noethys calcule au fur et à mesure, ça change la donne ... Cela demande réflexion.
Merci beaucoup pour cette aide rapide et claire.
A bientôt
Corinne