L'état nominatif des conso : Mode d'emploi

Bonjour,

En attendant le manuel de l'utilisateur de Noethys, voici un petit mode d'emploi de la nouvelle fonctionnalité Etat nominatif accessible depuis le menu Consommations. En effet, ses importantes possibilités peuvent peut-être la rendre ardue à appréhender. Mais rassurez-vous, si vous utilisez parfois des tableurs tels que Excel, rien d'insurmontable !

L'état nominatif vous permet d'éditer une liste nominative des consommations tels que la CAF ou la MSA peuvent vous demander. Mais le contenu de cet état peut varier en fonction des départements. L'originalité de cette fonctionnalité est donc de vous permettre d'adapter le contenu de l'état en fonction des exigences de ces administrations.

Vous trouverez ci-dessous :
1. Une présentation globale de la méthodologie
2. Deux exemples concrets...
3. Une aide sur les formules

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PRESENTATION

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1. Commencez par sélectionner la période.
2. Cochez une ou plusieurs d'activités ou un groupe d'activités.
3. Renseignez si vous le souhaitez les autres critères conditionnels (Age, QF, etc...)

Vous allez maintenant créer un profil de liste. Cette fonctionnalité vous permet de mémoriser et rattacher les champs de votre état à un nom (Ex : 'Etat CAF', 'Etat MSA', etc...). Ainsi, ultérieurement, il vous suffira de sélectionner un profil de liste pour récupérer les champs rattachés.

4. Cliquez sur le bouton pour faire apparaître la fenêtre de gestion des profils. Puis saisissez un nom de profil. Ex : 'Etat CAF'. Puis fermez la fenêtre de gestion des profils et sélectionnez votre profil dans la liste déroulante.

Vous pouvez maintenant sélectionner les champs (=colonnes) de votre liste :



5. Cliquez sur le bouton Modifier la liste à droite de la liste des champs.



La liste des champs disponibles apparaît. Vous pouvez tout simplement cocher les champs que vous souhaitez intégrer dans votre état avant de cliquer sur OK. Ces champs intègrent notamment les identités enfants et familles, les réponses aux questionnaires, les consommations en quantité et en temps.

Remarque : Noethys vous permet également de créer vos champs personnalisés. C'est ici que les choses deviennent plus intéressantes, et plus ardues. Vous pouvez saisir des formules de calcul dans les champs dans la même façon que dans les case d'une feuille de calcul Excel !

Cliquez sur le bouton Ajouter un champ pour créer, par exemple, un champ "Nombre de journées-enfants" :



Puis renseignez les informations demandées :

- Code : Il s'agit d'un mot ou d'une expression de mots (en majuscules et sans espaces) qui sera la représentation interne du champ.
- Description : Pour vous souvenir à quoi sert ce champ
- Titre : Titre de la colonne dans la liste des résultats. C'est donc un nom court.
- Formule : C'est là que vous allez saisir l'origine des données de ce champ :

Cette formule peut accepter des calculs très complexes basés sur les autres champs. Par exemple, dans l'image ci-dessus, le calcul de journées/enfants est le suivant : {NBRE_JOURNEES} + ({NBRE_MATINEES} + {NBRE_APRESMIDI}) / 2.0. C'est donc cette formule que j'ai saisi mais avec les codes propres aux autres champs (que vous insérez facilement grâce à la commande Insérer un champ). Vous pourrez découvrir quelques unes des possibilités dans l'exemple (plus bas sur cette page)

Une fois que vous avez coché les champs souhaités, revenez à la fenêtre initiale.



Vous pouvez modifier l'ordre des champs avec les flèches Haut et Bas. Puis affichez enfin les résultats en cliquant sur le bouton APERCU. Une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez imprimer la liste ou l'exporter aux formats CSV ou EXCEL.

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EXEMPLE N°1

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Nous souhaitons réaliser l'état suivant :



Cochez les champs prédéfinis suivants :

- INDIVIDU_NOM_COMPLET
- INDIVIDU_DATE_NAISS
- FAMILLE_ALLOCATAIRE
- FAMILLE_VILLE
- FAMILLE_NUM_ALLOCATAIRE

Puis créez les champs suivants :

- TOTAL_HV : Avec la formule "{NBRE_HV_UNITE_JOURNEE} + ({NBRE_HV_UNITE_MATINEE} + {NBRE_HV_UNITE_APRESMIDI}) / 2.0" (en remplaçant JOURNEE, MATINEE et APRESMIDI par vos numéros d'unités réels)

- TOTAL_GV : Avec la formule "{NBRE_GV_UNITE_JOURNEE} + ({NBRE_GV_UNITE_MATINEE} + {NBRE_GV_UNITE_APRESMIDI}) / 2.0" (en remplaçant JOURNEE, MATINEE et APRESMIDI par vos numéros d'unités réels)

- TOTAL_PV : Avec la formule "{NBRE_PV_UNITE_JOURNEE} + ({NBRE_PV_UNITE_MATINEE} + {NBRE_PV_UNITE_APRESMIDI}) / 2.0" (en remplaçant JOURNEE, MATINEE et APRESMIDI par vos numéros d'unités réels)

- TOTAL : Avec la formule "{TOTAL_HV} + {TOTAL_GV} + {TOTAL_PV}"

Et vous voilà maintenant avec un état identique au modèle souhaité... (Pour info, vous noterez que ces formules fonctionnent également avec les consommations horaires).

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EXEMPLE N°2

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Nous souhaitons réaliser l'état suivant :



Dans cet exemple, nous avons un prix de journée identique pour chaque enfant et un montant Participation CAF qui dépend du QF de la famille (Si QF inf à 350 > 4 € et si QF sup à 350 > 3 €).

Commencez par cocher les champs prédéfinis suivants :

- FAMILLE_ALLOCATAIRE
- INDIVIDU_NOM_COMPLET
- NBRE_UNITE_JOURNEE (en remplaçant JOURNEE par le numéro de l'unité réél).

Puis créez les champs suivants :

- PRIX_JOURNEE : Avec la formule "6.0"

- PARTICIP_CAF : Avec la formule "SI({FAMILLE_QF}<351, 4.0, 3.0)"

- TOTAL : Avec la formule "{PRIX_JOURNEE} * {PARTICIP_CAF}"

Mettez les champs dans l'ordre souhaité et voilà la mission accomplie..

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AIDE SUR LES FORMULES

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Ces formules fonctionnent de la même façon que les formule Excel (ou tout autre tableur). Elles peuvent être très complexes. Si vous n'y connaissez rien, voici quelques informations à connaître :

- Afficher un texte : Pour affiche un texte dans la formule, vous devez l'entourer de guillemets simples 'bonjour' ou doubles "bonjour". Attention, si votre texte comporte des caractères spéciaux tels que des accents, mettez un u (la lettre u) devant la guillemet. Exemple : u"Vive l'été !".

- Entier/Décimales : Pour effectuer une multiplication ou une division dont le résultat est susceptible de comporter une décimale, utilisez un coefficient avec une décimale. Exemple : {NBRE_JOURNEES} * 4.0 vous donnera un résultat avec une décimale. Sinon, le total est susceptible d'être arrondi.

- Imbrication de formules : Vous pouvez saisir des imbrications de formule. Par exemple : SI({NBRE_JOURNEES} > 10, "Bravo !", SI({NBRE_JOURNEES} > 5, "Peut mieux faire", "Nul")).

- Opérateurs de comparaison : == (égal), > (supérieur), < (inférieur), >= (supérieur ou égal), <= (inférieur ou égale), != (différent de), etc...

- Opérateurs mathématiques : + (addition), - (soustraction) , * (multiplication), / (division), ** (élévation à la puissance), // (division entière), etc...

Et pour illustrer tout ça, terminons par quelques exemples de formules :

{QF_FAMILLE} * 50.0 / 100.0
> Affiche : le QF de la famille x 50%

({NBRE_JOURNEES} * 3.0) + 10.0
> Affiche : (Le nombre de journée x 3.0 Euros) + 10 Euros

"Je suis venu " + {NBRE_JOURNEES} + " fois au centre de loisirs !"
> Affiche : Je suis venu 5 fois au centre de loisirs !

Maintenant, à vous de jouer. Bonne chance !!!

Je piaffe !

La mise à jour 1.0.7.0. est disponible. Je te laisse découvrir ça et me dire si tu arrives à te servir de cette nouvelle fonctionnalité !

Ivan

Je n'ai aucun avertissement quand j'ouvre Noethys et si je vais chercher :

Ah, j'ai envoyé un email à tous les inscrits du forum il y a 2 heures environ pour signaler qu'il y avait un souci sur la précédente version : j'ai apporté une amélioration sur l'updater, mais qui a finalement apporté un autre bug (ah les joies de la programmation). J'ai résolu ce petit bug dans la version 1.0.7.0., mais cela implique qu'il est exceptionnellement nécessaire de passer par le site pour télécharger la dernière version.

Mais il est étonnant que tu n'aies pas reçu ce message. Il a été envoyé aux 600 inscrits...

Ivan

Pardon, je n'avais pas vu ce mail !
Affaire réglée
Merci

Ca coince ! pas de réponse en cliquant sur "aperçu"

Ah en effet. Je viens de trouver la solution en effectuant des tests sur ta dernière sauvegarde. Il s'agit d'un bug qui apparaît lorsqu'une les horaires de début et de fin n'ont pas été renseignés pour une unité. Dans ton cas, il s'agit de l'unité REPAS.

J'ai corrigé cela, mais en attendant la prochaine mise à jour (j'en ferai une rapidement), je te propose de renseigner cela dans le paramétrage de cette unité (en mettant 12h > 13 par exemple).

D'autre part, il y a une petite erreur dans ta formule TOTAL_HV : enlève les double guillemets en début et fin de formule.

Et normalement, tout devrait fonctionner !

Ivan

admin écrit:

Ah en effet. Je viens de trouver la solution en effectuant des tests sur ta dernière sauvegarde. Il s'agit d'un bug qui apparaît lorsqu'une les horaires de début et de fin n'ont pas été renseignés pour une unité. Dans ton cas, il s'agit de l'unité REPAS.

J'ai corrigé cela, mais en attendant la prochaine mise à jour (j'en ferai une rapidement), je te propose de renseigner cela dans le paramétrage de cette unité (en mettant 12h > 13 par exemple).

Je ne comprends pas trop ce que ça signifie dans l'état nominatif alors que je n'ai pas intégré la prestation REPAS. Mais bon dans le paramétrage de l'ALSH j'ai mis unité horaire et de 12:00 à 13:00

D'autre part, il y a une petite erreur dans ta formule TOTAL_HV : enlève les double guillemets en début et fin de formule.

Et normalement, tout devrait fonctionner !

Ivan

je les ai enlevés mais tu les y as mis dans le mode d'emploi...
J'ai également mis UNITE1 et non UNITE_1 comme tu le préconnises dans le mode d'emploi. Mais rien ne fonctionne.

Je t'ai dit une bêtise : Cela ne fonctionnera pas sans mon correctif, car les conso ont bien évidemment déjà été enregistrées. Je t'ai répondu trop rapidement ! Je te propose d'attendre demain : je ferai une mise à jour.

Sinon :

- En effet, c'est bien "UNITE1" (utilise la fonction INSERER UN CHAMP pour en être sûr). je corrigerai le mode d'emploi.
- Remets l'unité REPAS sur "unitaire" et non "horaire". Il fallait juste mettre les horaires.
- Remarque : Tu n'as pas sélectionné REPAS, mais il va quand même chercher les infos le concernant. C'est normal car l'utilisateur peut choisir d'utiliser l'unité REPAS dans des champs personnalisés. Du coup, lors de l'affichage des résultats, Noethys calcule TOUS les champs disponibles même s'ils ne sont pas sélectionnés.

J'espère avoir été clair. La suite demain !!!

Bonne soirée,

Ivan