Diverses questions pour la compréhension de Noethys

Bonjour,

Je me présente, je suis un jeune actif faisant partie d'une association qui propose du bridge à des jeunes. Pour mieux situer le contexte, c'est une association qui regroupe une quarantaine de personnes. Nous proposons deux sessions : une le vendredi et (prochainement) une le mercredi après-midi. Les membres doivent payer en début de saison une licence qui leur permettra d'accéder à l'ensemble des sessions au cours de l'année.

J'ai découvert Noethys il y a quelques mois déjà, et ayant plus de temps en ce moment, je m'y suis remis pour présenter une version finale à mon bureau pour la rentrée de septembre. Ayant déjà pas mal effectué de tests sur le logiciel, j'aurais donc quelques questions à vous poser :

1/ Quel est le meilleur moyen selon vous de gérer les licences et leur paiement ? Si j'ai bien compris, il existe deux moyens : on peut passer par l'onglet "Cotisations" et obliger les membres à avoir la cotisation de l'année en cours à jour. Le problème que j'ai rencontré, c'est qu'une fois dans la fiche famille d'un membre que j'ai inscrit manuellement, il m'affiche bien "1 cotisation à faire" mais elle n'apparaît pas dans l'onglet "Cotisations" ... Je n'ai alors peut être pas bien compris le système de cotisations.

La seconde option tentée se situe dans la configuration de mon activité, dans la section "Tarifs", de rentrer un forfait daté avec un tarif unique en le rendant obligatoire à l'inscription. Cela m'affiche le bon montant (-50.00 € dans la fiche famille, la somme de la licence) mais je n'ai alors pas de moyen de vérifier en groupe qui a payé ou non sa licence.

Le but étant que j'inscrive un adhérent, que sa licence soit automatiquement rattachée à son profil, que le montant de la licence soit soustrait de son compte famille, et qu'une fois qu'il ait réglé sa licence, je puisse l'indiquer et tout revient à la normale.

2/ Petite question également lorsque je rentre un règlement sur une fiche famille, que je l'associe avec un compte bancaire et que je le valide ... est-ce normal que ce montant n'apparaisse pas lorsque je vais voir le compte en question ? Le solde est toujours à 0 alors que j'ai saisi un règlement de 50 €

3/ Une dernière question additionnelle sur la mise en réseau, je loue un serveur web chez un hébergeur pour faire tourner le site de l'association, pensez-vous qu'il est possible de stocker le fichier Noethys en réseau dessus ?

Merci du temps que vous prendrez pour me répondre,

N'hésitez pas à me poser des questions si nécessaire !

Damien

Bonsoir,

Merci de ta réponse.

Si j'ai donc bien compris, la cotisation ne peut être créée automatiquement dans une fiche famille après avoir inscrit un de ses membres à une activité ? Je dois donc la créer par moi même sur ladite fiche.

Je ne parviens pas à faire disparaître le message "1 cotisation à faire" dans l'onglet informations sur une fiche famille. Que faut-il pour enlever ce message ? Que la cotisation soit réglée ? Dans ce dernier cas, j'ai essayé de faire un règlement correspondant au montant sans succès. Il doit me manquer une étape.

Et après quelques tests, en saisissant un règlement sur une fiche famille, d'après ce que tu me dis, ce règlement devrait automatiquement être crédité sur le compte relié au règlement or ce n'est pas le cas. J'avoue être un peu perdu sur ces cas-là.

Merci de ton aide,

Damien

Bonjour,

Merci pour toutes ces réponses !

J'ai fini par trouver moi même mon erreur sur les cotisations : la date que j'ai renseignée est celle du 1er septembre 2017 et par conséquent le logiciel m'affichait toujours le message dans l'onglet Informations. Le fait de changer la date pour celle d'aujourd'hui a réglé le problème.

Et pour les règlements, je pensais que comme on doit renseigner un compte bancaire lorsqu'on saisit un règlement pour une famille, ce dernier était automatiquement transposé sur le compte en question. A priori d'après ce que tu me dis ce n'est pas le cas, donc si j'ai bien compris, tous les mouvements financiers liés à des comptes bancaires doivent être saisis exclusivement sur ces derniers.

Merci encore pour ton aide,

Si j'ai d'autres questions je sais où les poser

Damien

D'accord !

Du coup j'ai créé un dépôt. Ensuite tu parles de remise des valeurs à la banque. Est-ce que c'est matérialisé dans Noethys ?
Ou bien une fois que le dépôt est créé il faut directement aller dans les opérations de trésorerie et ajouter le dépôt par là ?

D'accord !

En fait de manière plus générale, je voulais savoir si dans Noethys la gestion d'un compte bancaire était séparée du reste.

Je m'explique :

Pour mon association, j'ai donc ajouté son compte (Paramétrages > Comptabilité > Comptes bancaires). Je le retrouve donc dans Comptabilité > Liste des comptes et je peux ajouter des débits, des crédits ... Mais d'après mes tests et ce que tu m'expliques, à part les prélèvements automatiques, aucun autre élément dans Noethys ne peut ajouter un débit (ou autre) sur ce compte.

En précisant pour ta réponse avant que le côté matériel (notamment le bulletin de remise à la banque) ne m'intéresse pas, je n'ai pas vocation à utiliser Noethys pour la banque "physique".

Merci d'avance pour ta réponse