Paramétrer la scolarité

• Menus : Paramétrage → Scolarité Niveaux scolaires puis Écoles et Classes
• URL : /bureau/parametrage/niveaux_scolaires/liste puis /bureau/parametrage/ecoles/liste puis /bureau/parametrage/classes/liste

• Niveaux scolaires : créer les niveaux présents dans votre structure
  → vous ne devriez avoir besoin de changer ces paramètres qu'en cas de réforme scolaire, ou d'évolution de votre public/activité.
• Écoles : créer la ou les écoles
  → vous ne devriez avoir besoin de changer ces paramètres qu'en cas de nouvelle construction, ou d'évolution de votre public/activité.
• Classes : créer les classes en choisissant l'école et les niveaux ainsi que les dates de l'année scolaire (“Saison”)
  → vous devrez renouveler ce paramétrage chaque année scolaire.

Une classe n'appartient qu'à une école et peut avoir un ou plusieurs niveaux.

Au moment du paramétrage, l'ordre affiché est le suivant :

1. niveaux scolaires
2. écoles
3. classes

C'est l'ordre à suivre. D'abord créer les niveaux, puis la ou les écoles, et enfin, chaque année, les classes constituées dans l'école (nom de l'enseignant ou niveau, selon votre usage). Il est conseillé de de paramétrer les dates de l'année scolaire depuis la rentrée de septembre jusqu'à la veille de la rentrée suivante si vous utilisez les statistiques de votre public. Sans ce détail les individus fréquentant l'activité pendant les vacances d'été sont en scolarité inconnue.

/bureau/parametrage/niveaux_scolaires/liste
Quand la liste des niveaux scolaires est complète on peut organiser l'ordre en déplaçant les items dans la liste (cliquer-glisser à partir de la colonne ID).

Ce paramétrage devrait être définitif après la prise en main de Noéthysweb.

/bureau/parametrage/ecoles/liste
permet de consulter la liste des écoles, collèges, lycées, d'en ajouter une, ou de modifier les renseignements sur une école.

Ce paramétrage évolue peu : ouverture ou fermeture d'école, changement de nom, développement de la scolarité à domicile, etc.

Par commodité on peut ajouter une “école extérieure”, “école à la maison”, “déscolarisé” etc. On peut préfixer l'école d'un numéro qui fera apparaître les principaux établissements en priorité dans la liste.

Le seul renseignement indispensable est le nom de l'école. En fonction de vos besoins vous pourrez ajouter les coordonnées et le secteur géographique (à paramétrer dans /bureau/parametrage/secteurs/liste).

/bureau/parametrage/classes/liste
Ce paramétrage est annuel, il permettra ensuite de renseigner les étapes de scolarité dans les fiches individuelles.

Cliquer sur le bouton ajouter et renseigner les informations.

Identification
Nom : c'est le nom de la classe. Pour la prise en charge périscolaire le nom de l'enseignant•e peut être utile. Pour un usage statistique un nom générique cp/6e/terminale peut suffire.
École : choisir l'école dans la liste paramétrée précédemment. Pour gagner du temps on peut saisir les premières lettres du nom de l'école.

Saison
Date de début et date de fin : il s'agit des dates de la classe entière. Il est conseillé d'être extensif (du premier jour de la rentrée de septembre au dernier jour des vacances). Au moment de la saisie d'une étape de scolarité dans la fiche individuelle, ces dates peuvent être modifiées pour l'individu qui changerait de classe en cours d'année.

Niveaux scolaire
Une classe peut accueillir plusieurs niveaux scolaires. Ces niveaux seront à renseigner au moment de la saisie de l'étape de scolarité.

Chaque année les classe peuvent être renouvelées en dupliquant toute la liste, voici la procédure :

1. afficher la liste des classes
2. ajouter un filtre pour ne garder que les classes de cette année (par exemple date de fin égale 31/08/20xx)
3. tout cocher (pensez à vérifier que la liste est complète dans les paramètres d'affichage, sinon afficher tout)
4. cliquer sur le bouton dupliquer
5. vous pouvez alors saisir les nouvelles dates de
   1. si le nom de la ou des classes comporte des éléments obsolètes vous pouvez les modifier
      1. 23/24 → 24/25
      2. M. Dupont → Mme Durand

Après avoir vérifié le résultat on peut supprimer les classes devenues inutiles (voir ci-dessous).

Si des classes sont devenues inutiles : l'année est finie, ces classe sont sans inscrit, il n'y aura plus d'élèves à inscrire et ces classes ont été dupliquées (procédure ci-dessus) vous pouvez les supprimer :

1. afficher la liste des classes
2. ajouter le filtre pertinent (par exemple date de fin égale 31/08/20xx)
3. classer par nombre d'inscrits
4. sélectionner les classes vides
5. cliquer sur supprimer
   pour gagner encore un peu de temps, afficher le nombre de ligne qui vous convient
   en cas de suppression d'une classe qui n'est pas vide Noéthysweb refuse la suppression.

Quand le paramétrage de la scolarité est accompli, la saisie des informations se déroule dans la Voir aussi saisie d'une fiche individuelle.

lorsqu'on saisit une étape de scolarité pour un individu l'ordre des étapes n'est pas le même qu'au moment du paramétrage :

1. dates de la scolarité
2. école (à cette étape Noéthysweb vérifie quelles classes existent à ces dates dans cette école)
3. classe (Noéthysweb vérifie quels niveaux existent)
4. niveau

Quand la scolarité des individus est renseignée on peut utiliser cette information dans de nombreuses listes :

• Liste des consommations : regrouper par école/ par classe (dans l'onglet scolarité avant d'extraire le pdf).
• Liste des inscrits par école : Individus > Scolarité > Étapes de scolarité permet d'extraire la liste des étapes de scolarité saisies. Avec des filtres sur les écoles et les dates on peut donc établir des listes d'inscrits par école.
• Statistiques : Outils > Statistiques > Statistiques générales. Rubrique Scolarité