Créer un modèle d'aide

Noéthysweb vous permet de paramétrer des aides qui viendront en déduction des consommations de vos usagers.

Pour utiliser cette fonction il est recommandé de commencer par paramétrer un modèle d'aide puis attribuer cette aide aux usagers. Dans le cas d'aides exceptionnelles on peut passer l'étape du modèle d'aide.

• Menus : Paramétrage Modèles Modèles d'aide journalière
• Recherche : aide → Modèles d'aides
• URL : /bureau/parametrage/modeles_aides/liste

• Ajouter
• Activité liée à l'aide
• Valider
• Compléter :
  • Nom
  • Date de début (au minimum premier jour de votre activité)
  • Date fin (selon les besoins)
  • Montant
  • Combinaison conditionnelle d'unité (avec qu'elle unité de consommation va être liée l'aide, un repas par exemple)
  • Enregistrer

Puis

• Aller sur la fiche famille
  • Aides
  • Ajouter
  • Indiquer l'activité liée et l'aide que va avoir la famille
  • Indiquer les dates de début et de fin
  • Indiquer les personnes concernées par l'aide

Cliquer sur le bouton ajouter.

Choisir l'activité concernée par cette aide. Un modèle ne peut concerner qu'une seule activité. Si l'aide porte sur plusieurs activités, il vous faudra donc reproduire le modèle pour chaque activité.

Saisir le nom du modèle d'aide. Ce nom sera repris sur les factures. Il est donc recommandé de choisir un nom explicite, qui mentionne le nom de l'organisme financeur (CAF), l'année et permet de distinguer les activités.

Sélectionner la caisse parmi les caisses configurées dans Paramétrage>Caisse.

Définir les dates de début et de fin de validité. Ces dates sont souvent annuelles mais elles peuvent prendre en compte des périodes de fin de vacances scolaire (vacances de fin et de début d'année). Pensez à vérifier avant de mettre en œuvre le modèle, sinon vous devrez corriger pour chaque famille bénéficiaire.

Vous devez ensuite saisir le montant de l'aide et les unités de consommation sur lesquelles porte cette aide.

• Si la caisse apporte une aide de 2.30€ par demi-journée vous pouvez saisir un montant de 2.30€ pour le matins sur une ligne et un montant de 2.30€ pour l'après-midi sur une autre ligne.
• Si l'aide n'est accordée que pour des journées entières vous pouvez saisir un montant de 4.60€ pour le matin et l'après-midi sur une seule ligne.
• Noéthysweb ne vérifie pas si le montant de l'aide est supérieur au prix initial de la consommation. Une prestation peut donc avoir un montant négatif, notamment si vous avez par erreur saisi plusieurs fois la même aide pour la famille.

Vous devez ensuite saisir les options de cette aide : quels jours (le dimanche est souvent exclu), scolaire ou non, ainsi que les plafonds de l'aide qui peuvent être fixés par la caisse en fonction d'un montant ou d'une quantité. Ces plafonds sont-ils calculés en fonction de l'individu ou du modèle dans la famille ?

Sur la fiche familiale, rubrique "aides", vous allez choisir l'aide qui concerne la famille (une par activité si besoin), puis Valider.

Avant d'enregistrer vous devez sélectionner les bénéficiaires de l'aide. Vous pouvez encore modifier certains paramètres de ce modèle avant de l'appliquer à la famille (par exemple, les dates de validité, le montant ou le plafond). C'est notamment utile dans le cas des aides aux vacances calculées en fonction de critères complexes : avant d'attribuer l'aide, on consulte le montant auprès de la caisse concernée.

Cette procédure doit être répétée pour chaque famille car Noéthysweb ne permet pas d'attribuer les modèles d'aide par un critère automatique ou par lot. De même, en cas d'épuisement des fonds de la caisse, Noéthysweb n'intègre pas de mécanisme de suspension de l'aide. Il vous appartient donc de rester vigilant sur ces informations.

Après leur attribution aux familles les modèles d'aides sont automatiquement appliqués pour les consommations saisies ou modifiées. Pour les consommations saisies avant l'attribution il faut penser à recalculer les consommations :

• par la grille des consommations de la famille,
• par le gestionnaire de consommation journalier
• par l'outil Recalculer des prestations (Facturation > Prestation > Recalculer des prestations)

L'aide et son montant apparaissent dans les factures détaillées, les attestations de présence, les devis . Elle apparaît aussi, sans le montant, dans les grilles de consommations.

On peut extraire la liste des déductions dans Facturation > Prestations > Liste des déductions → pour établir la liste auprès de la caisse.

On peut établir la liste des bénéficiaires dans Facturation > Aides > Liste des aides

Il est recommandé de bien comprendre les mécanismes de la caisse pour se conformer au plus près de sa logique plutôt que sur nos habitudes de fonctionnement. Ainsi si l'aide est accordée pour les samedis, on aura intérêt à cocher la case du samedi même si c'est notre jour de fermeture.

Les modèles d'aides sont compatibles avec les unités de consommation saisies par les forfaits datés mais pas avec les forfaits crédit.