Générer les factures

La génération des factures est une opération importante dans Noéthysweb. Elle engage votre organisation car la facture est un document comptable, contractuel et réglementé. Quelques étapes sont nécessaires pour procéder correctement.

Dans la prise en main du logiciel :

• Avoir paramétré les factures (Créer un modèle de facture : modèle de document, modèle d'impression, modèle de mails)

Dans votre gestion courante

1. Avoir saisi les consommations (et, en général, les avoir “pointées”)
2. Avoir saisi les règlements
3. Avoir mis à jour les ventilations
4. Avoir saisi les consentements à recevoir les factures par mail

• Actions rapides → Facturation → Générer des factures
• Menus : Facturation → Génération des factures
• Recherche : Facture → Génération des factures
• URL : /bureau/facturation/factures_generation

• Période : sélectionner le mois entier à facturer (soit en mettant ce mois ou le mois dernier selon la date à laquelle vous faites les factures)
• Lot de factures : dans la liste, sélectionner le moi et la date sous la forme MM/AAAA : toute l’année est déjà préenregistrée
• Préfixe : Facture année AAAA (année 2023 et 2024 déjà paramétrées)
• Prochain numéro : laisser en automatique
• Date d'émission : mettre le dernier jour du mois
• Date d’échéance : mettre le dernier jour du mois suivant
• Activités : sélectionner Activités puis cocher toutes les cases
• Options : Catégories de prestations : garder uniquement consommations et laisser Toutes les familles
• Cliquer sur Rechercher les factures à générer

1. Garder “Tout cocher” puis cliquer sur Générer les X factures sélectionnées et cliquer sur Valider
2. Cliquer sur Imprimer
3. Cocher toutes les cases
4. Cliquer sur Aperçu PDF
5. Enregistrer ou Imprimer les factures

Les procédures décrites ci-dessous sont à adapter en fonction de votre organisation, nombre de factures à générer, nature et nombre des activités, tarification, etc.

Si les ventilations ne sont pas toutes à jour, Noéthysweb propose de les corriger avec cet avertissement : xx anomalies de ventilation ont été détectées. Il est recommandé de les corriger dès à présent. Toutefois, si vous savez que les règlements n'ont rien à voir avec vos factures vous pouvez fermer l'avertissement et continuer sur la facturation.

• 2-lot de factures : cette information n'a pas de valeur légale, mais elle est pratique car elle permet de retrouver plus facilement les factures générées.
• 3-préfixe de numérotation : cette information n'est pas obligatoire mais sa présence a une valeur légale puisqu'elle fait partie de la numérotation. Sauf en cas de volume de facturation négligeable, il est recommandé de mettre un préfixe de numérotation. Il peut être annuel (AAAA-nnnn ou AA-nnnn conseillé), mensuel (AAMM-nnnn) identifiant l'activité (cant-nnnn danse-nnnn) ou combiner les deux (AA-Cant-nnnn) si nécessaire.
  Il doit rester simple et durable : évident pour vous ou vos remplaçants au moment de la saisie.
• 4-prochain numéro : mention obligatoire. Il est très recommandé de laisser la numérotation automatique.
• 5-date d'émission : mention obligatoire. Vous ne devriez pas la changer.
• 6-date d'échéance : mention obligatoire. Conseillé : 30 jours à compter de la date d'émission.

• 7-Activités : choisir les activités concernées par la facturation. Le plus simple : tout cocher (ou avoir un groupe d'activité comprenant toutes les activités).

• 8-Catégories de prestations : supprimer les prestations à exclure ( vérifier si autre comprend des prestations de remboursement par exemple).
• 9-inclure les adhésions uniquement pour les familles qui sont (inscrites) sur les activités cochées (non testé) : permet de ne pas facturer les adhésions des familles inscrites à une activité particulière si vous ne facturez pas cette activité dans ce lot de factures.
  Exemple : l'activité ALSH ne comprend pas les séjours, je ne vais pas facturer dans ce lot les adhésions pour les familles inscrites uniquement aux séjours.
• 10-Prestations antérieures : permet d'inclure des prestations d'une période antérieure qui n'auraient pas été facturées.
  Exemples :
  l'activité est facturée en avance mais il y a des frais complémentaires liés à une présence exceptionnelle ou une prestation particulière. Avec cette case je peux prendre en compte la prestation concernée.
  La facturation du mois passée a été envoyée mais un jour avait été oublié.
  À utiliser avec prudence car c'est souvent difficile à expliquer aux familles.
• 11-Date limite de paiement en ligne : au-delà de cette date ces factures ne pourront plus être réglées en ligne. Cette option est utile si vous transmettez les factures à un prestataire de recouvrement ou une régie .
• 12-Sélection des familles permet de ne sélectionner que les familles affichées en 13.

1. Accéder à la fiche familiale concernée
2. dans le menu de la fiche familiale cliquer sur Factures
3. Ajouter

La procédure est alors la même que ci-dessus.

Pour la prise en main de l'outil vous pouvez effectuer cette procédure sur une famille test :

étape 2 : dans le menu de la fiche familiale cliquer sur Factures

étape 3 : cliquer sur Ajouter

L'interface est la même mais la sélection de la famille est pré-remplie (13).