Dépôts de règlements

Cette page traite des dépôts de règlements. Ils peuvent être utilisés dans vos rapports avec la comptabilité ou des service externes, fédération, etc. pour les encaissements de chèques, CESU, chèque-vacances, etc. Mais aussi pour “verrouiller” les règlements.

• Menus : Règlements → Dépots de règlements → Dépots de règlements
• Recherche : dépôt
• URL : bureau/reglements/depots_reglements/liste

1. Cliquez sur Nouveau puis
2. saisissez le nom, la date prévue, le compte concerné, le code comptable et si besoin une observation, puis enregistrez
3. Ajoutez les règlements concernés
4. Modifier le dépôt pour le verrouiller (verrouille uniquement l'ajout/retrait de règlements)

• Nom : il est recommandé de trouver un standard. Comme nous constituons des dépôts en fonction des modes de règlement, le nom contient cette information
  • Chèque : le numéro du bordereau avec la date suffit
    → nous déposons les chèques “quand il y en a”. Le dépôt nous permet de remplir le bordereau de la banque.
    → le dépôt alerte si des chèques ont une date d'encaissement ultérieure ou en attente.
  • Paiement internet : PI-AAAAMM-mois nous regroupons par mois pour établir un rapprochement bancaire global (avec un décalage en fin de période).
  • Espèces : AAAAMM espèces mois
    → nous constituons un dépôt par mois en lien avec la compta mais il n'est pas utilisé en banque
  • Virement organisme : virement organisme AAAA
    → si nous avions une convention particulière avec un CE, nous pourrions imaginer des dépôt dédiés.
  • Virement famille : Virement Famille-AAAA les virements des familles sont devenus très rares avec l'arrivée du paiement internet.
  • régul : régul AAAA
  • Chèque vacances : ANCV AAAAMM
    → Deux dépôts par an (moyen de paiement abandonné)
  • COSC : COSC AAAA.° mois
    →Les tickets COSC sont des aides la Mairie de Montpellier pour ses agents. Sur ces dépôts nous inscrivons la référence de remboursement de la Mairie.
• date : afficher une date anticipée permet d'ouvrir le dépôt en début de mois et de le remplir régulièrement. Pour les chèques c'est une info clé pour alerter sur les dates d'encaissement prévues.
• compte : si vous avez plusieurs comptes en banque les dépôts sont spécifiques (utile pour les exports compta).
• code comptable : je ne suis pas en mesure de documenter cet aspect
• observation : en cas de dépôt faisant l'objet d'un remboursement, l'info peut être saisie ici, même après verroullage du dépôt.

repris depuis filtre_de_liste à modifier

Exemple : je dois régulièrement ajouter des règlements dans le dépôt mensuel des paiement internet m'occuper des règlements pour compléter un dépôt.

Je vais donc sur la fonction :

• Règlements > Dépôts de règlements > Dépôts de règlements

Les noms de nos dépôts de règlements sont standardisés PI-AAAAMM-mois, je pourrais donc saisir PI dans le filtre rapide (voir Découvrir l'interface outils de liste, bouton 1) mais comme je le fais souvent et que je m'occupe plus rarement des autres dépôts, j'ai souvent un filtre mémorisé sur le nom de dépôt contenant PI.

Je clique sur le bouton de modification du dépôt, puis je clique sur le bouton pour ajouter un règlement, j'arrive alors sur la liste des règlements non déposés.

Sur cette liste aussi j'ai un filtre, réglé cette fois sur le mode de règlement¹⁾, je n'ai donc que les paiement par internet qui apparaissent, il me suffit de les sélectionner pour les ajouter.

Dans cet exemple l'utilisation des filtres permet de gagner un temps considérable pour des actions répétitives pour un seul utilisateur.

Les dépôts de règlement sont utilisés ensuite pour la comptabilité par la fonction Détail des ventilations des dépôts.

Les dépôt sont aussi utiles pour “verrouiller” les règlements puisque, dans un règlement déposés les utilisateurs ne peuvent plus modifier que :

• le payeur
• le n° de quittancier
• l'observation
• la ventilation