aide pour paramétrage Activité

Bonjour,

SVP votre aide pour le paramétrage d'une activité, onglet par onglet

Onglet Généralité :

Groupe d'activité :

Par tranche d'âge :
Petits (3-7)
Enfants (8-15)

ou

Par spécialité :
DANSE : Dance moderne - dance classique - zumba - eveil danse
ART PLASTIQUE & THEATRE: peinture - art plastique - poterie - Theatre
ART MARTIAUX : kung fu - self défense
MUSIQUE : piano - guitare
LANGUE : espagnol - allemand


Je peux faire deux genres de Groupe d'activité soit selon l'âge (enfants, ado, etc..) soit par spécialité (danse, musique, etc..)
Sachant que seulement pour certaines activités il y a des clubs différents selon l'âge; pour le reste les clubs fonctionnent souvent avec des adhérents de différents âge ensemble.

A quoi peut vraiment servir les Groupes d'activités et que choisir (le plus utile pour moi)?


Pour date de validité :
Si l'activité se déroule chaque année du 01/09/N au 15/06/N+1
faut-il le paramétré en illimité ou alors chaque année avant début septembre changer l'année. C'est quoi la différence dans ce cas entre mettre illimité ou alors mettre chaque année validité du 01/09/N au 15/06/N+1


Nombre d'inscrit
A quoi peut servir ce champ de nombre d'inscrit. Est-ce que si je met par exemple 10 et que je veux inscrire un 11eme adhérent, le système va me bloquer ou juste m'avertir?
Est-ce qu'il a une autre fonctionnalité ce champ?

Public :
A quoi peut servir ce champ Public ?
Dans mon cas, peut être je pourrais dans ce cas paramétrer groupe d'activité par spécialité et mettre les tranches d'âge dans champ public?


Onglet Groupe :
A quoi sert cet onglet Groupe et surtout la différence de l'onglet Groupe avec le champ Groupe d'activité ou Public dans Onglet Généralité



Onglet Renseignement:
Est-ce que le faite de mettre information à renseigner : date de naissance (va bloque l'inscription a cette activité tant que la date de naissance n'est pas renseigné) même question pour pièce a fournir et cotisations (sont-ils bloquant)



Onglet Etiquette :
A quoi peut servir cet Onglet



Onglet Unité:
C'est quoi au juste unité de consommation.
S'agit-il de la prestation qui sera facturé. Exemple, pour un club, la prestation est la séance. C'est à dire, le club facture des séances de danse, peinture etc...
Dans ce cas, l'unité peut être séance ? Est-ce bien ca? ou faut-il préciser séance peinture, séance danse, séance peinture petit, séance peinture ado de mardi etc....

Pour unité de remplissage : Donc ca peut servir de rassembler toutes les séances de danses ensemble pour avoir le nombres d'inscrit dans séances de danses en générale? c'est bien ca?



Onglet Calendrier:
Pas vraiment saisie comment le paramétré et surtout a quoi il va servir plus tard



Onglet Portail:
Il a l'air clair je devrais l'utiliser ultérieurement



Onglet Tarification:
Je vais l'analyser plus tard

MERCI

bassem écrit: Onglet Généralité :

Groupe d'activité :

Par tranche d'âge :
Petits (3-7)
Enfants (8-15)

ou

Par spécialité :
DANSE : Dance moderne - dance classique - zumba - eveil danse
ART PLASTIQUE & THEATRE: peinture - art plastique - poterie - Theatre
ART MARTIAUX : kung fu - self défense
MUSIQUE : piano - guitare
LANGUE : espagnol - allemand

Je peux faire deux genres de Groupe d'activité soit selon l'âge (enfants, ado, etc..) soit par spécialité (danse, musique, etc..)
Sachant que seulement pour certaines activités il y a des clubs différents selon l'âge; pour le reste les clubs fonctionnent souvent avec des adhérents de différents âge ensemble.

A quoi peut vraiment servir les Groupes d'activités et que choisir (le plus utile pour moi)?

La commande Groupes d'activités du menu Paramétrage permet de créer, modifier ou supprimer des groupes d'activités. Lors du paramétrage des activités, on peut associer avec un ou plusieurs groupes d'activités. Bien qu'optionnels, ces groupes sont fortement recommandés pour les organisateurs qui utilisent Noethys pour la gestion de plusieurs activités. La sélection de certaines activités selon leur groupe sera en effet facilitée dans bon nombre de fonctions.

Exemple de groupes d'activités et d'activités associées pour un organisateur qui gère 3 activités : Accueil de loisirs, Club de Basket et Sorties familiales :

Groupe "Activités enfants" :
Accueil de loisirs
Club de Basket
Sorties familiales

Groupe "Activités Adultes" :
Sorties familiales

Groupe "Activités sportives" :
Club de Basket

Pour date de validité :
Si l'activité se déroule chaque année du 01/09/N au 15/06/N+1
faut-il le paramétré en illimité ou alors chaque année avant début septembre changer l'année. C'est quoi la différence dans ce cas entre mettre illimité ou alors mettre chaque année validité du 01/09/N au 15/06/N+1

Fortement déconseillé car cela entraîne la multiplication des activités et la saturation rapide de la liste des activités
Toujours en illimité. Le seules dates de validité doivent se trouver dans les tarifs.

Nombre d'inscrits
A quoi peut servir ce champ de nombre d'inscrit. Est-ce que si je mets par exemple 10 et que je veux inscrire un 11eme adhérent, le système va me bloquer ou juste m'avertir?
Est-ce qu'il a une autre fonctionnalité ce champ?

Noethys te dira que tu as atteint le maximum et te demandera quoi faire.

Public :
A quoi peut servir ce champ Public ?

C'est un champ purement informel

Dans mon cas, peut-être je pourrai dans ce cas paramétrer groupe d'activité par spécialité et mettre les tranches d'âge dans champ public?

Noethys te dira que tu as atteint le maximum et te demandera quoi faire.
Le groupe d’activités est fait pour regrouper les activités, pas autre chose.
Les tranches d’âge ne sont pas forcément les mêmes dans chaque activité dont il faut les différencier dans l’onglet « Groupes », mais c’est facultatif, on n’a pas forcément intérêt à distinguer les âges, car c’est bloquant.

Onglet Groupe :
A quoi sert cet onglet Groupe et surtout la différence de l'onglet Groupe avec le champ Groupe d'activité ou Public dans Onglet Généralité

Comme dit juste avant l’onglet groupes permet de classer les individus par groupe d’âge, de sexe, …en général des critères qui ne changent pas ou peu. Un individu ne peut appartenir qu’à un groupe dans la même activité.

Onglet Renseignement:
Est-ce que le fait de mettre information à renseigner : date de naissance (va bloque l'inscription a cette activité tant que la date de naissance n'est pas renseigné) même question pour pièce a fournir et cotisations (sont-ils bloquant)

Non c’est purement informel mais très utile

Onglet Etiquette :
A quoi peut servir cet Onglet

Les étiquettes sont des sous-unités de consommation.
Par exemple dans l’unité de conso « Journée » on peut préciser Journée musique, Journée danse, …

Onglet Unité:
C'est quoi au juste unité de consommation.
S'agit-il de la prestation qui sera facturé. Exemple, pour un club, la prestation est la séance. C'est à dire, le club facture des séances de danse, peinture etc...
Dans ce cas, l'unité peut être séance ? Est-ce bien ca? ou faut-il préciser séance peinture, séance danse, séance peinture petit, séance peinture ado de mardi etc....

Tu as les réponses au-dessus, mais cet onglet, à mon avis, devrait se situer à droite des unités, quoi que.... L’unité de conso sert à déterminer l’unité de tarification. Elle peut s’exprimer en période, en temps, en quantité.

Pour unité de remplissage : Donc ca peut servir de rassembler toutes les séances de danses ensemble pour avoir le nombres d'inscrit dans séances de danses en générale? c'est bien ca?

Oui c’est ça

Onglet Calendrier:
Pas vraiment saisi comment le paramétrer et surtout a quoi il va servir plus tard

Si le calendrier n’est pas ouvert tu n’auras pas accès aux saisies journalières. En ouvrant le calendrier tu choisis les dates et unités de consommations ouvertes un jour donné.

bassem écrit: Onglet Généralité :

Groupe d'activité :

Par tranche d'âge :
Petits (3-7)
Enfants (8-15)

ou

Par spécialité :
DANSE : Dance moderne - dance classique - zumba - eveil danse
ART PLASTIQUE & THEATRE: peinture - art plastique - poterie - Theatre
ART MARTIAUX : kung fu - self défense
MUSIQUE : piano - guitare
LANGUE : espagnol - allemand

Je peux faire deux genres de Groupe d'activité soit selon l'âge (enfants, ado, etc..) soit par spécialité (danse, musique, etc..)
Sachant que seulement pour certaines activités il y a des clubs différents selon l'âge; pour le reste les clubs fonctionnent souvent avec des adhérents de différents âge ensemble.

A quoi peut vraiment servir les Groupes d'activités et que choisir (le plus utile pour moi)?

La commande Groupes d'activités du menu Paramétrage permet de créer, modifier ou supprimer des groupes d'activités. Lors du paramétrage des activités, on peut associer avec un ou plusieurs groupes d'activités. Bien qu'optionnels, ces groupes sont fortement recommandés pour les organisateurs qui utilisent Noethys pour la gestion de plusieurs activités. La sélection de certaines activités selon leur groupe sera en effet facilitée dans bon nombre de fonctions.

Exemple de groupes d'activités et d'activités associées pour un organisateur qui gère 3 activités : Accueil de loisirs, Club de Basket et Sorties familiales :

Groupe "Activités enfants" :
Accueil de loisirs
Club de Basket
Sorties familiales

Groupe "Activités Adultes" :
Sorties familiales

Groupe "Activités sportives" :
Club de Basket


==> toujours par clair


Pour date de validité :
Si l'activité se déroule chaque année du 01/09/N au 15/06/N+1
faut-il le paramétré en illimité ou alors chaque année avant début septembre changer l'année. C'est quoi la différence dans ce cas entre mettre illimité ou alors mettre chaque année validité du 01/09/N au 15/06/N+1
Fortement déconseillé car cela entraîne la multiplication des activités et la saturation rapide de la liste des activités
Toujours en illimité. Le seules dates de validité doivent se trouver dans les tarifs.

==> OK donc mettre illimité


Nombre d'inscrits
A quoi peut servir ce champ de nombre d'inscrit. Est-ce que si je mets par exemple 10 et que je veux inscrire un 11eme adhérent, le système va me bloquer ou juste m'avertir?
Est-ce qu'il a une autre fonctionnalité ce champ?
Noethys te dira que tu as atteint le maximum et te demandera quoi faire.

==> OK


Public :
A quoi peut servir ce champ Public ?
C'est un champ purement informel


Dans mon cas, peut-être je pourrai dans ce cas paramétrer groupe d'activité par spécialité et mettre les tranches d'âge dans champ public?

Le groupe d’activités est fait pour regrouper les activités, pas autre chose.
Les tranches d’âge ne sont pas forcément les mêmes dans chaque activité dont il faut les différencier dans l’onglet « Groupes », mais c’est facultatif, on n’a pas forcément intérêt à distinguer les âges, car c’est bloquant.

==> le champ public est juste informel (non bloquant) ne permet pas des groupement, Est-ce qu'il apparait quelque part?


Onglet Groupe :
A quoi sert cet onglet Groupe et surtout la différence de l'onglet Groupe avec le champ Groupe d'activité ou Public dans Onglet Généralité

Comme dit juste avant l’onglet groupes permet de classer les individus par groupe d’âge, de sexe, …en général des critères qui ne changent pas ou peu. Un individu ne peut appartenir qu’à un groupe dans la même activité.

==> Groupe peut être fait par groupe d'âge (mais a quoi va servir ensuite ce Champ Groupe?)
en résume on a :
Groupe d'activité = disons les divers spécialité
Public : Enfant ou adulte
Groupe : par tranche d'age
Est-ce c'est juste? et si j'ai compris il ya que groupe d'activité qui va permettre des regroupement ensuite, les champs public et groupe sont juste informatives?




Onglet Renseignement:
Est-ce que le fait de mettre information à renseigner : date de naissance (va bloque l'inscription a cette activité tant que la date de naissance n'est pas renseigné) même question pour pièce a fournir et cotisations (sont-ils bloquant)

Non c’est purement informel mais très utile

==> OK


Onglet Etiquette :
A quoi peut servir cet Onglet
Les étiquettes sont des sous-unités de consommation.
Par exemple dans l’unité de conso « Journée » on peut préciser Journée musique, Journée danse, …

==> ou va t'on utiliser par la suite ces sous-unités de consommation?



Onglet Unité:
C'est quoi au juste unité de consommation.
S'agit-il de la prestation qui sera facturé. Exemple, pour un club, la prestation est la séance. C'est à dire, le club facture des séances de danse, peinture etc...
Dans ce cas, l'unité peut être séance ? Est-ce bien ca? ou faut-il préciser séance peinture, séance danse, séance peinture petit, séance peinture ado de mardi etc....

Tu as les réponses au-dessus, mais cet onglet, à mon avis, devrait se situer à droite des unités, quoi que.... L’unité de conso sert à déterminer l’unité de tarification. Elle peut s’exprimer en période, en temps, en quantité.

==> va servir pour l'unité de tarification. si ma tarification se base sur le nombre de séance, dans ce cas l'unité de consommation= séance

Pour unité de remplissage : Donc ca peut servir de rassembler toutes les séances de danses ensemble pour avoir le nombres d'inscrit dans séances de danses en générale? c'est bien ca?
Oui c’est ça

==> OK


Onglet Calendrier:
Pas vraiment saisi comment le paramétrer et surtout a quoi il va servir plus tard
Si le calendrier n’est pas ouvert tu n’auras pas accès aux saisies journalières. En ouvrant le calendrier tu choisis les dates et unités de consommations ouvertes un jour donné.

==> toujours pas compris comment choisir "les dates et unités de consommations ouvertes un jour donné " et aussi a quoi ca va me servir

MERCI.

bonjour,

Pourquoi dans calendrier au niveau colonne, on a les unités de consommation et les unités de remplissage?
Au niveau des unités de consommation, il faut tous rendre jaune (si on suppose que chaque jour on peut avoir des activités, a la rigueur on laisse dimanche et lundi en gris si pas d'activité les dimanche et lundi)
pour unité de remplissage, on met le nombre max d'inscrit pour le remplissage (exemple : danse) c'est bien ca? Est-ce bloquant?

merci

Dans le calendrier tu jaunis les unités de consommations (colonnes grises) en fonction des dates des activités, cela te permettra de saisir des présences et te protégera contre une saisie erronée à une date non ouverte à l'activité.
Effectivement quand l'activité n'a pas lieu comme chez toi le dimanche la cellule reste grise.
Sur la partie droite (cellules blanches) tu peux désigner un nombre maxi de places disponibles (facultatif).
Noethys te préviendra si tu veux dépasser cette limite mais tu pourras forcer.

Quant au message (journal) précédent si tu pouvais faire une extraction des questions que tu veux poser ce sera plus facile.
Merci

Merci très clair maintenant pour calendrier

Mes questions du poste précédent :
* le champ public est juste informel (non bloquant) ne permet pas des groupement, Est-ce qu'il apparait quelque part?
* en résume on a :
Groupe d'activité = disons les divers spécialités
Public : Enfant ou adulte
Groupe : par tranche d'âge
Est-ce c'est juste? et si j'ai compris il y a que groupe d'activité qui va permettre des regroupement ensuite, les champs public et groupe sont juste informels?

* onglets étiquettes : ==> ou va t'on utiliser par la suite ces sous-unités de consommation?

* Onglet unité : ==> va servir pour l'unité de tarification. si ma tarification se base sur le nombre de séance, dans ce cas l'unité de consommation= séance

merci

* le champ public est juste informel (non bloquant) ne permet pas des regroupements, Est-ce qu'il apparait quelque part?

A ma connaissance non

* en résume on a :
Groupe d'activité = disons les divers spécialités

Oui

Public : Enfant ou adulte

Pour ton public perso oui, tu peux, si tu es concerné, ajouter « Ados »

Groupe : par tranche d'âge

Oui si tu en retires un intérêt, sortir des listes de conso par groupe pour les animateurs ou pour les stats par exemple. Les critères des groupes peuvent varier en fonction du classement que tu veux faire parmi les enfants.
C’est facultatif mais il te faut au moins un groupe, si tu n’en a qu’un tu l’appelles « Unique »

Est-ce c'est juste? et si j'ai compris il y a que groupe d'activité qui va permettre des regroupement ensuite, les champs public et groupe sont juste informels?

Le champ public est informel, pas le champ groupe car il peut interférer dans la tarification et il est obligatoire.

* onglets étiquettes : ==> ou va t'on utiliser par la suite ces sous-unités de consommation?

Par exemple tu peux avoir :
Activité : Danse
Unité de conso : Séance
Etiquettes : Initiation-confirmés-experts
Tu peux paramétrer un tarif par étiquette et sortir des stats par étiquette. L’initiation n’est pas forcément au même tarif que les confirmés.

* Onglet unité : ==> va servir pour l'unité de tarification. si ma tarification se base sur le nombre de séance, dans ce cas l'unité de consommation= séance

Oui si ce n’est pas un forfait. Dans un forfait les unités de conso ne sont pas obligatoires.
Si tu factures à la prestation journalière la séance est ton unité de conso

Bonjour jakes,
la c'est beaucoup plus clair, reste juste la tarification

Vous dites : "Oui si ce n’est pas un forfait. Dans un forfait les unités de conso ne sont pas obligatoires.
Si tu factures à la prestation journalière la séance est ton unité de conso"

Pour ma part qui facture au début de chaque 2 mois (pour 8 séances payées en avances) , dans ce cas les unités de consommation ne sont pas obligatoires? Autres chose il arrive souvent que les adhérents paient au milieu du mois et même plus après avoir fait 2 séances ou plus. Je ne peux pas refuser des adhérents car ils ont pas encore payé. Il n'y a que 25% qui paie chaque début de 2 mois; 50% entre le 10 et le 20 du mois (après 2 séances) et 25% entre le 20 et 1 mois ou plus (après 3 ou 4 séances). Donc c'est très important pour moi d'enregistrer les présences pour ainsi savoir à tout moment parmi les présent ceux qui ont payé et le reste. Prés de 99% des adhérents paye, mais la gestion sur Excel devient de plus en plus difficile.

MERCI

Bonjour,
Techniquement les unités de conso (qui se matérialisent par des présences) sont facultatives.
Certains utilisateurs ne se préoccupent pas des présences une fois l’activité encaissée. C’est pour cela que je disais qu’elles ne sont pas obligatoires.
Dans ton cas elles sont nécessaires.

Concernant, la stratégie de l’encaissement et le suivi des consommations restant à consommer je te fais part de mon expérience qui te sera probablement confirmée ici par d’autres utilisateurs.
Comme beau coup nous courrions derrière les payeurs défaillants (oubli, mauvaise foi, précaires, conflit dans les couples, etc…) et avions exigé le paiement anticipé.
Ceci a provoqué le mécontentement des «payeurs réguliers » qui devaient faire la queue lors de l’accueil/encaissement des défaillants.
Nous avons opté pour le prélèvement automatique dans Noethys.
Depuis nous avons gagné un temps considérable de traitement ainsi que de la fiabilité dans les encaissements.
Nous avons un taux de rejets de 2 à 3% pour défaut de provision et nous sommes payés à coup sûr (pour les 97/98 % restants) le 10 du mois suivant.
Le temps que nous passions à relancer et courir derrière les familles nous le consacrons désormais aux enfants.

bonjour,

ca serais l'idéal mais malheureusement la plus part refuse et préféré payer en espèce, j'ai essayer a plusieurs reprises mais seul 5% ont accepté, par conséquent je me trouve obliger de faire le suivi, d'enregistrer les présences etc...et c'est l'une des raisons qui m'ont poussé a utiliser Noethys pour gérer entre autre le paiement

merci