Renseignement faisabilité avant installation

Bonjour,

Nous sommes une petite structure associative (administrée par des parents bénévoles) ne faisant que de l'ALSH sur les périodes scolaires. La structure tourne maintenant et nous souhaitons globablement évolué vers un logiciel plus complet et sortie de la "feuille Excel" et autres macro. Néanmoins, nous avons quelques "spécifiités" et je me demane s'il est possible de les gérer (sinon il faudra qu'on modifie notre fonctionnement). Je ne demande pas forcément "comment le faire pour le moment" mais plus est-ce que c'est paramétrable. 
J'ai identifié les points suivants:
1) tarifs (tableau 9 entrées) en fonction du revenu des parents (sur la base d'une auto déclaration de confiance 3 niveaux) et du nombre d'enfants par famille dans le séjour (je sais qu'il est possible de faire en fonction du nombre d'enfants dans la famille mais c'est légèrement différent). Exemple concret:
Niveau de revenu 1 paiera soit tarif A / enfant si 1 enfant dans la journée soit tarif B / si 2 enfants dans la journée soit tarif C si / 3 enfants dans la journée.  A l'heure actuelle on offre une certaine souplesse aux familles qui viennent régulièrement mais qui ne mettent pas forcément les enfants la même journée mais qui viendrait par exemple sur le reste du séjour. Est-ce paramétrable comme cela ? J'ai vu qu'il était possible de faire en fonction du nombre d'enfants à charge mais ce n'est pas exactement ce que nous proposons.

2) On est une petite structure (habilitation pour 35 enfants de mémoire),  on a un groupe multi-âge pas forcément scindé ( projet pédagogique). Néanmoins nous devons tenir compte des contraintes jeunesse et sport (taux d'encadrement) et des heures par tranche d'âge pour la CAF avec du 3-6 / 6-10 (ou 12).  J'ai vu qu'il était possible de définir 2 groupes avec un niveau max pour chacun mais dans les faits chez nous ce sont des vases communicants et c'est le directeur qui gère au cas par cas s'il peut encore prendre des enfants. Idéalement pour nous serait de pouvoir définir un nombre d'encadrants, un nombre maximal d'enfant global 3-12 ans puis que Noethys gère automatiquement la répartition. Au cas où cela ne soit pas possible, j'ai déjà imaginé de "baisser les seuils" à 10 et 10 dans chaque groupe puis de gérer manuellement les 10 à 15 dernières places restantes. Mais est-ce que les gens peuvent encore s'inscrire sur Connecthys dans ce cas là ?  

Je ne sais pas si c'est possible de le définir dans le logiciel (et surtout d'avoir un blocage automatique du nombre des enfants notamment s'il y a trop de 3-6 ans  et/ou d'avoir un arbitrage manuel pour les dernières places.

3)   report des heures réelles pour la CAF. Selon notre convetion CAF on doit déclarer les heures réelles (10h par jour maximum). A l'heure actuelle le directeur rempli manuellement les horaires dans un fichier excel à la fin du séjour et dessus on a un script qui calcule en fonction de l'âge des enfants le nombre d'heure par tranche 3-6  ou + 6 ans.  J'ai vu que le logiciel peut fonctionner avec une badgeuse (mais je pense que l'équipe et/ou les parents ne sont pas prêts à faire comme ça pour le moment). Aussi comment est-il possible de définir les heures manuellement dans le logiciel ? Quelles sont les meilleurs solutions ? 

Merci d'avance pour ces précisions
 

Merci pour la réponse rapide et les remarques. Alors pour le moment on croise les doigts (5 ans d'existence) et pas réellement de conflits ... tout le monde est content ! Mais je peux comprendre que ça ne soit pas le cas pour d'autres structures.  

1) Merci pour les réponses. Alors déjà c'est de l'ALSH en période hors scolaire, il s'agissait d'une coquille (sauf 1 semaine fin juin) car l'école qui nous héberge à une semaine de fermeture supplémentaire pour que les équipes travaillent ensemble sur le projet pédagogique ( mais détail pas réellement important en soit).

Voici la grille tarifaire:

Je suis conscient qu'il faille potentiellement adaptée. Pour info la grille a été validée par la CAF et donc si on la change et/ou le mode de facturation il faut qu'on refasse une convention ... donc si je pouvais éviter cela ça serait top ... si on a pas le choix on le fera. L'idée c'est d'être solidaire en fonction du nombre d'enfants qui sont mis "effectivement" dans la strucure. En effet ce n'est pas le même impact pour une famille de mettre 2 enfants de 4 et 8, que de mettre 1 enfant et d'en avoir un de 15 ans (en tout cas c'est ce qui avait décidé à l'époque et pour l'instant pas remis en cause au niveau de l'AG). 

2) Je ne suis pas sûr d'avoir saisi. Dans notre cas, tu recommanderais de laisser de toute manière 2 groupes de 3-6 et 6+ , et de gérer manuellement c'est ça une fois le niveau d'alerte atteint ? 
Edit: après avoir lu le point  3, je dirai que pour nous il n'y aurait pas forcément nécessiter de créer 2 groupes alors sauf si on veut savoir à un instant T pendant la préparation des vacances combien il y a d'enfants de moins de 6 ans et de + 6 ans (ou ça aussi c'est fait automatiquement par Noethys en fonction de la date de naissance ?).

3) Ok pour le comptage CAF. Quelles sont les méthodes pour "pointer" les heures réelles pour chaque enfant en pratique ? 

Oui tarif à la journée incluant le repas. 

Bien vu pour les seuils on règlera ça. En pratique les gens prendraient le plus bas     ( globalement les gens jouent le jeu). Du coup on pourrait mettre un champ "revenus autodéclarés" lors de l'inscription sur Connecthys, que les familles pourraient actualisées sur lequel on se baserait pour la tarification ? 

En effet, la CAF n'a pas participé à la définition... on lui avait proposé ça à l'époque car historiquement les gens qui ont monté ça viennent d'une école hors-contrat où la participation découlent à la fois de la CAF (pour ceux éligibles à la PSU)  et de la déclaration de revenus pour la partie écolage .... et c'est un vrai casse tête car il y a énormément de trucs à ajuster et surtout souvent la situation actuelle ne correspond pas à la situation de la CAF ou des impôts. Du coup l'autodéclaratif pour nous fonctionne bien . 
Je ne suis pas sûr que cela figure dans la convention mais ce qui est sûr c'est qu'on a en annexe dans la convention ou qu'on a fourni notre tarification à la CAF ... mais peut-être qu'on peut la mettre à jour sans resigner toutes la convention. Mais globalement ce mode nous convient bien et ça ennuirait tout le monde de mettre la déclaration de revenus / mettre le quotient familial ( idéalement !) mais si on a pas le choix on s'adaptera sur ce point là, bien sûr. 

Ok pour la dégressivité pour les enfants, on est plus proche de la 1 pour nous mais on actualisera sinon. 

Pour les heures réelles, comment se fera le "pointage" au niveau du directeur / animateurs ? 

 

1) Oui peut être qu'on "joue avec le feu" avec la CAF mais quand on lui avait expliqué ils n'avaient rien à redire. Ici c'est financé à un taux horaire fixe heures réelles. 
2) Pour la dégressivité une des 2 options me paraît très bien on s'adaptera.
3) Pour le pointage, ok on rentrera après coup à la main. J'imagine qu'il est facile de produire un listing par jour  (ou semaine ? ) des effectifs ? 

Donc globalement ça fait quasi tout ce qu'on veut. Si je résume il nous faudra:
- créer un champ "revenus" dans les fiches d'inscriptions des familles (alternative: quotient familial) 
- créer une consommation "journée" 
- choisir un tarif selon revenus + dégressivité selon option 1 ou 2 
- définir une activité "horaire" afin d'avoir les heures réelles pour la CAF
- créer une activité avec un seul groupe et définir un niveau maximum (genre 30 enfants). 

Ca nous fait une bonne base de départ. 

Merci beaucoup pour la réactivité. 

Merci

Alors j'ai regardé pour le fichier. J'ai bien ça:

Mais ensuite je ne suis pas sûr de bien comprendre (ça sera peut être mieux quand j'aurai la documentation compète). J'ai voulu configurer une famille (c'est bien une famille et pas un individu qu'on configure au niveau du QF / revenus) ? 

Et là il y a "type de quotient" puis "Quotient familial" et "Revenus" ... quelle est la différence dans tout ça ?